De EU nam het pakket VAT in the Digital Age (ViDA) op 11 maart 2025 aan. De digitale rapportageverplichtingen op basis van e-facturatie gelden vanaf 1 juli 2030 voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Nationale verplichtingen kunnen eerder gelden.
In deze blog legt Silvester Jansen, consultant bij Eqeep, uit wat e-invoicing inhoudt en hoe je je bedrijf erop voorbereidt.<\/p>
Tot nu toe was er geen vaste manier om facturen te maken. Bedrijven verstuurden facturen in verschillende formaten (PDF’s, Word-documenten) via diverse kanalen (post, e-mail, online portalen). Deze facturen moesten vervolgens vaak handmatig worden verwerkt in boekhoudsystemen. Er bestonden nauwelijks regels voor structuur en inhoud, wat leidde tot inefficiëntie en fouten.<\/p>
E-invoicing wisselt gestructureerde factuurgegevens rechtstreeks uit tussen systemen. UBL is een veelgebruikt formaat; EN 16931 beschrijft een Europese standaard voor factuurinformatie. Geautomatiseerde controles en verwerking kunnen overtypen beperken. Uitzonderingen en goedkeuringen kunnen nog steeds menselijke aandacht vragen.<\/p>
Voor overheden biedt dit grote voordelen: alles wordt traceerbaar, waardoor fiscale controles eenvoudiger worden. Maar ook voor jou als bedrijf zijn er significante voordelen.<\/p>
E-invoicing kan handmatige invoer beperken en de factuurverwerking versnellen. De besparing hangt af van het factuurvolume, het aantal uitzonderingen, de integratie en de beheerkosten. Meet de verwerkingstijd en kosten per factuur vóór en na de invoering om je eigen resultaat vast te stellen.<\/p>
Gestructureerde factuurgegevens kunnen financieel inzicht en auditcontroles verbeteren. Compliance en beveiliging blijven afhankelijk van juiste gegevens, bewaartermijnen, toegangsrechten en de regels die voor iedere transactie gelden.<\/p>
De ontwikkelingen staan niet stil. Voor de komende jaren worden verschillende trends verwacht:<\/p>
De implementatieroute hangt af van je boekhoudsoftware, koppelingen en handelspartners. Mogelijkheden zijn geschikte software, een dienstverlener of een portaal. Bepaal eerst de integratie, tests en afhandeling van uitzonderingen voordat je kosten en doorlooptijd begroot.<\/p>
Voor kleinere bedrijven met een beperkt aantal facturen vormen deze implementatiekosten een relatief grote investering. Voor grotere organisaties vallen deze kosten in het niet bij de latere voordelen en besparingen. Andere uitdagingen zijn technische paraatheid en weerstand tegen verandering binnen de organisatie.<\/p>
De Europese Commissie beschrijft het ViDA-tijdpad<\/a>. In Nederland moeten leveranciers aan de Rijksoverheid e-factureren; andere bedrijven kunnen ook e-facturen gebruiken. Bekijk de factuurvereisten van RVO<\/a>. In België geldt sinds 1 januari 2026 een verplichting voor de meeste binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtige bedrijven; zie de overheidsinformatie en uitzonderingen<\/a>.<\/p> Controleer binnenlandse verplichtingen apart van het Europese tijdpad voor grensoverschrijdende transacties. Een beleidsvoornemen is nog geen aangenomen wet; de toepasselijke regels kunnen per land en transactie verschillen.<\/p> Breng eerst in kaart in welke landen je handelt, aan welke klanten je factureert en welke systemen de facturen verwerken. Geef bestaande verplichtingen prioriteit en plan daarna de aanpassingen voor toekomstige vereisten.<\/p>Begin vandaag met voorbereiden<\/strong><\/h2>
Hoe Eqeep je helpt met de transitie<\/strong><\/h2>