Waarom heb je een goede ERP-strategie nodig?

Volgens Investopedia, zijn van elke 12 opgestarte bedrijven, 11 gedoemd te mislukken. Door de snel evoluerende technologie en de steeds toenemende bedrijfsvoorschriften is het voor bedrijven moeilijk om jaar na jaar winst te maken.

Helaas is dit niet beperkt tot kleine startende bedrijven. Zelfs grote bedrijven worden het slachtoffer van een faillissement. Soms is dit te wijten aan slechte timing of het verkeerd inschatten van de markt. Vaak falen bedrijven gewoon door het niet effectief om te gaan met de begroting en het beheer van hun middelen. En soms kan iets simpels als een ERP-implementatie strategie uw bedrijf duizenden of zelfs miljoenen dollars besparen.

Waarom is ERP-implementatie zo belangrijk? Het effectief beheren van bedrijfsprocessen is essentieel voor elke organisatie. Je kunt de beste producten, diensten en ideeën in de wereld hebben. Maar zonder effectieve planning en leiderschap, zullen ze het licht van de dag niet zien. ERP is een van de vele integrale bedrijfssystemen die de zaken soepel laten verlopen. Uw ERP-strategie is alleen verantwoordelijk voor het verenigen van de mensen, processen en technologie die deel uitmaken van uw organisatie. 

Maar terwijl het hebben van geen ERP-strategie een recept voor een ramp is, met de verkeerde strategie kan net zo kostbaar zijn. Dit artikel legt de best practices en gemeenschappelijke valkuilen bij de implementatie van een ERP uit. Lees verder voor meer informatie!

ERP in het kort

ERP is een afkorting die staat voor Enterprise Resource Planning. In de meest eenvoudige zin, ERP-software integreert alle verschillende aspecten van een bedrijf in een enkel systeem. Het verbindt de verschillende afdelingen en processen via een gedeelde database, van personeelszaken tot verkoop en productie.

Dit gestroomlijnde netwerk zorgt voor betere communicatie en actuele informatie op aanvraag. Het belangrijkste is dat het gegarandeerd consistent is voor alle afdelingen. Een goede enterprise resource planning leidt tot meer efficiëntie en betere samenwerking. Dit leidt tot een duidelijkere besluitvorming op alle niveaus van het bedrijf.

Met ERP kunnen bedrijven sneller betere, beter geïnformeerde beslissingen nemen, zonder dat werknemers op lager niveau in het duister tasten. Uiteindelijk betekent dit aanzienlijke kosten-en tijdbesparingen voor het hele bedrijf. ERP-implementatie beschrijft de eerste stadia van het opzetten van een ERP-systeem dat een hele onderneming verbindt.

Beste werkmethoden voor ERP-implementatie

ERP-implementatie brengt veel uitdagingen met zich mee. Gelukkig kun je met een zorgvuldige planning en voorbereiding de uitdagingen vermijden en een systeem ontwikkelen dat optimaal is voor jouw bedrijf. Hier zijn enkele tips om je te helpen dat te doen.

Zorg dat het topmanagement meewerkt

Als het gaat om bedrijven die nieuwe ERP-systemen implementeren, missen degenen die het meest worstelen doorgaans de steun van het hogere management. Wil een bedrijf grote veranderingen succesvol doorvoeren, dan moeten alle besluitvormers en leiders binnen het bedrijf aan boord zijn. Wat als executives en directeuren het belang van ERP niet begrijpen? Het kan zijn dat ze er geen voorstander van zijn om de nodige investeringen ervoor te doen. Daarom is het belangrijk om een ​​goede businesscase te hebben die het systeem rechtvaardigt, maar ook de return on investment laat zien. En als managers op een lager niveau niet betrokken zijn bij het nieuwe project, zullen de medewerkers onder hen waarschijnlijk niet de opleiding en ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om het nieuwe systeem te gebruiken. Zoals bij elke andere grote bedrijfsverandering, is het betrekken van het hele bedrijf bij een succesvolle ERP-implementatiestrategie de sleutel tot succes.

Houd rekening met mobiele gebruikers

Ooit zou de gedachte om bedrijfssoftware op een mobiele telefoon te gebruiken belachelijk zijn geweest. Tegenwoordig is het echter niet alleen een gangbare praktijk, maar ook een praktische vereiste.

Hoewel elk modern ERP-systeem applicaties en functionaliteit voor smartphones en tablets moet bieden, moet je dit toch in gedachten houden als je een platform kiest en aanpast. Het is echter niet genoeg om het ERP-systeem van jouw bedrijf gewoon vanaf een mobiel apparaat te benaderen. Je moet er ook voor zorgen dat gevoelige gegevens die vanaf mobiele apparaten toegankelijk zijn, veilig blijven. 

Maak een duidelijke lijst van eisen voordat je naar ERP-platforms kijkt

Als je naar de supermarkt gaat zonder eerst een lijst te maken van wat je nodig hebt, is de kans groot dat je zonder boodschappen thuiskomt. Daarom moet je de behoeften als bedrijf grondig begrijpen voordat je op zoek gaat naar ERP-systemen en leveranciers. Hoewel dit duidelijk deel uitmaakt van de eerste fase van ERP-implementatie, is het ook gemakkelijk te negeren.

Maar al te vaak geven bedrijven iemand het groene licht om naar oplossingen te gaan zoeken voordat ze precies hebben gedefinieerd wat ze proberen op te lossen. Als gevolg daarvan voldoet het platform dat ze uiteindelijk krijgen niet altijd aan hun behoeften. Dit kan leiden tot verwarring tijdens het implementatieproces en daarna.

Hoe specifieker je bent in het definiëren van wat uw bedrijf nodig heeft van ERP, hoe meer gedetailleerd potentiële leveranciers kunnen worden in hun voorstellen. Dit zal je helpen om je opties beter te begrijpen, zodat je de juiste keuze kunt maken.

Voorkomende ERP-problemen en -fouten

Zeggen dat bedrijven ingewikkeld zijn, zou een understatement zijn. ERP probeert deze complexiteit te vereenvoudigen door de verschillende bewegende delen te coördineren. ERP zelf kan echter ingewikkeld zijn, wat kan leiden tot problemen tijdens de implementatie. Om dit te voorkomen is het belangrijk om te weten waar je op moet letten en wat de meest voorkomende oorzaken zijn.

Failing to Involve End-Users From All Departments

As already mentioned, getting buy-in from upper management is a key first step in ERP implementation. But companies often make a similar mistake by failing to include their end-users in the conversation. An ERP system should effectively connect every department of your company. But departments aren’t faceless cogs in a machine. Each one is made up of people who will be using the new system every day. If your ERP platform is not in sync with the real needs of the end-users, it will be not as effective.

Om dit te voorkomen, zorg ervoor dat elke werknemer die gebruik zal maken van het ERP-systeem hun zegje kunnen doen. Je zou dit kunnen doen door het publiceren van een bedrijfsbrede enquête om te helpen ontdekken wat jouw bedrijf nodig heeft in de eerste fase van de ERP-implementatie. Je moet vooral feedback krijgen van zoveel mogelijk eindgebruikers tijdens de laatste fasen om alles optimaal te laten werken.

Onjuiste begroting van technologisch personeel

Het komt maar al te vaak voor dat managers de kosten van nieuwe strategieën en veranderingen onderschatten. Wanneer voor een project niet genoeg geld wordt begroot, kan dat in het beste geval leiden tot verlegenheid en verwarring. In het ergste geval kan het een verkeerde en inefficiënte klus betekenen, omdat werknemers gedwongen worden de kantjes eraf te lopen en het project overhaast af te ronden.  Als jouw bedrijf kiest voor een on-premise ERP in tegenstelling tot een cloud-based ERP, kan het in dienst nemen van IT-personeel duur zijn. Zelfs als je kiest voor een cloud-gebaseerde optie, kan de implementatie tijdens de ontwikkeling meer kosten dan verwacht.
Welke provider of welk type platform je ook kiest, je moet jezelf erop voorbereiden meer uit te geven dan aanvankelijk verwacht. Plan om indien mogelijk onder het budget te eindigen.

Het hele systeem in één keer implementeren

Zoals reeds vermeld, hoeft de uitrolfase bij ERP-implementatie niet in één keer te gebeuren. En tenzij jouw bedrijf relatief klein is, moet dat waarschijnlijk ook niet. Omdat bedrijven en de wereld om ons heen voortdurend veranderen, is het bijna onmogelijk om alle implementatie-eisen in één keer te voorspellen, vooral bij grote bedrijven.

Daarom is het belangrijk om niet alleen alle bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen, maar ze ook af te stemmen op jouw bedrijfsstrategie en toekomstplannen. In bijna alle gevallen is het het beste om een ERP in kleine stappen te implementeren. Eindgebruikers moeten actief worden betrokken bij elke stap om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Zo kunnen systemen en personeel zich goed voorbereiden op elke fase van de ERP-implementatie.

Het niet uitvoeren van een onderhoudsplan

De laatste fase van een ERP-implementatie is ervoor om te zorgen dat je de juiste ondersteuning hebt. Dit omvat het bewaken en bijwerken van het ERP-systeem en het geven van begeleiding en hulpmiddelen aan werknemers die ze nodig hebben om het te gebruiken.

Maar al te vaak wordt de implementatie van de ERP gezien als de laatste belangrijke stap in de uitrol.
Dit is een grote fout. Het zou immers allemaal verspilde moeite zijn als het systeem na de implementatie en de nodige investeringen niet zorgvuldig wordt onderhouden. De oplossing voor dit probleem is eenvoudig: kies een betrouwbare partner die je kan helpen bij het beheer en onderhoud van jouw nieuwe systeem.

Ga er niet van uit dat je er zelf voor zal zorgen als het zover is. Wees bewust over het beheer van alle aspecten van ERP-implementatie vanaf het allereerste begin, met daarbij het onderhoud op lange termijn. Bekijk onze diensten

Maak de beste ERP-implementatiestrategie voor jouw bedrijf

Het hebben van een succesvolle ERP-implementatie strategie is essentieel voor elk groot bedrijf. Maar zoals je kunt zien, zijn er veel valkuilen die moeten worden vermeden langs de weg. Een slecht geplande ERP-implementatie kan uiteindelijk duur uitpakken.

Dat is waar Eqeep om de hoek komt kijken. Wij kunnen je helpen deze valkuilen te beperken en te vermijden met toonaangevende software en klantenondersteuning.

Het navigeren door de ontmoedigende wereld van ERP implementatie kan moeilijk zijn in je eentje, maar het is gemakkelijk wanneer je samenwerkt met Eqeep. Ontdek wat Eqeep kan doen voor jouw bedrijf.

ERP-implementatiemethode