Als leidinggevende binnen een organisatie is communicatie tussen afdelingen een van je grootste uitdagingen. Verkeerd begrepen berichten, vergeten facturen of niet-gesynchroniseerde processen kunnen leiden tot vertragingen, fouten en onnodige kosten. Erik Koevoet, Manager Central Support Office bij Eqeep, deelt in deze blog hoe ERP-systemen communicatie verbeteren en samenwerking stroomlijnen.

Efficiënt en foutloos werken met een ERP-systeem

Veel bedrijven ervaren communicatieproblemen die hun efficiëntie ondermijnen. Zonde, want dit soort problemen zijn vaak te voorkomen. Goede communicatie begint met het afstemmen en vastleggen van processen. Zodra je duidelijke afspraken hebt gemaakt, helpt een ERP-systeem je om deze stappen in de juiste volgorde te doorlopen. In dat opzicht is een ERP-systeem een uiterst waardevol hulpmiddel. Stel je voor: je hebt net iets met een collega afgestemd, en plotseling krijg je een telefoontje of er komt iets urgents tussendoor. Voordat je het weet, vergeet je akkoord te geven op een factuur of vergeet je te melden dat er een fout in zit. Dit soort menselijke fouten voorkom je met een ERP-systeem. Het systeem toont openstaande taken, zoals de goedkeuring van een factuur, op een overzichtelijke manier. Je kunt zelfs regels instellen zodat betalingen automatisch worden voorbereid, waardoor je alleen nog maar akkoord hoeft te geven. Dit voorkomt vertragingen en verhoogt de efficiëntie. Hierdoor verbeter je niet alleen de relatie met leveranciers, maar ook met collega's en de budgetbewaker. Iedereen ziet dat zaken op tijd worden afgehandeld en dat afspraken worden nagekomen.

Actueel overzicht met een ERP-systeem

Met NetSuite heb je altijd een actueel overzicht van je bankgegevens bij de hand. Elke middag om één uur worden de cijfers bijgewerkt. Hoewel je hiermee de situatie van één uur ziet en niet de minuut erna, biedt dit wel een betrouwbare basis voor beslissingen. Hetzelfde geldt voor de urenregistratie. Wanneer je als projectmanager een Excel-overzicht met gewerkte uren ontvangt, weet je niet meteen of die uren al daadwerkelijk in het project zijn verwerkt. Maar zodra je de uren via het ERP-systeem indient, worden ze correct geregistreerd. Waardoor je altijd over eenduidige informatie beschikt. Of deze gegevens volledig kloppen, hangt wel af van de vastgelegde afspraken en werkprocessen. Heb je projecten met billable en niet-billable uren? Zorg er dan voor dat je deze duidelijk scheidt, anders krijg je verkeerde cijfers. Met de juiste procesafspraken, verwerkt in je ERP-systeem, worden rapportages en communicatie veel eenduidiger. Dit betekent niet dat alles foutloos verloopt, want foutloze communicatie blijft een utopie. Mensen communiceren en interpreteren immers op verschillende manieren. Toch verklein je met een ERP-systeem de foutkans aanzienlijk.

In de praktijk

Laat ik er een concreet voorbeeld bijpakken. Onlangs kreeg ik van HR te horen dat de facturen van een bepaalde leverancier nog openstonden, hoewel ze al goedgekeurd waren. In het ERP-systeem zag ik inderdaad dat alle facturen waren goedgekeurd, maar niet betaald. Wat bleek? Deze leverancier was niet aangemeld voor elektronisch betalen, waardoor zijn bankgegevens niet bekend waren bij de bank. Hierdoor konden de betalingen niet worden uitgevoerd. Dit voorbeeld benadrukt hoe belangrijk goed vastgelegde processen zijn.Bij het aanmaken van een nieuwe leverancier moet je standaard zaken zoals elektronische betaling en het invullen van bank- en adresgegevens regelen. Als dit niet gebeurt, kunnen er dus problemen ontstaan. Of het nu gaat om het goedkeuren van uren, het toekennen van inloggegevens voor nieuwe medewerkers of het factureren van klanten: wanneer alle processen goed zijn ingericht, verloopt de workflow soepel en heb je er weinig omkijken naar. Maar als je vooraf geen duidelijke afspraken maakt in je procedures, zal geen enkel ERP-systeem goed functioneren.

Geïnspireerd?

Wil je weten hoe een ERP-systeem de communicatie en samenwerking binnen jouw organisatie kan verbeteren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of vraag een demo aan om te ontdekken hoe wij je kunnen helpen je processen te optimaliseren. 

Heb je nog geen concreet vraagstuk, maar hou je wel van een beetje inspiratie op z’n tijd? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief onder aan deze pagina of volg onze LinkedIn pagina.