Als leidinggevende binnen een organisatie is communicatie tussen afdelingen een van je grootste uitdagingen. Verkeerd begrepen berichten, vergeten facturen of niet-gesynchroniseerde processen kunnen leiden tot vertragingen, fouten en onnodige kosten. Erik Koevoet, Manager Central Support Office bij Eqeep, deelt in deze blog hoe ERP-systemen communicatie verbeteren en samenwerking stroomlijnen.

Efficiënt en foutloos werken met een ERP-systeem

Veel bedrijven ervaren communicatieproblemen die hun efficiëntie ondermijnen. Zonde, want dit soort problemen zijn vaak te voorkomen. Goede communicatie begint met het afstemmen en vastleggen van processen. Zodra je duidelijke afspraken hebt gemaakt, helpt een ERP-systeem je om deze stappen in de juiste volgorde te doorlopen. In dat opzicht is een ERP-systeem een uiterst waardevol hulpmiddel. Stel je voor: je hebt net iets met een collega afgestemd, en plotseling krijg je een telefoontje of er komt iets urgents tussendoor. Voordat je het weet, vergeet je akkoord te geven op een factuur of vergeet je te melden dat er een fout in zit. Dit soort menselijke fouten voorkom je met een ERP-systeem. Het systeem toont openstaande taken, zoals de goedkeuring van een factuur, op een overzichtelijke manier. Je kunt zelfs regels instellen zodat betalingen automatisch worden voorbereid, waardoor je alleen nog maar akkoord hoeft te geven. Dit voorkomt vertragingen en verhoogt de efficiëntie. Hierdoor verbeter je niet alleen de relatie met leveranciers, maar ook met collega's en de budgetbewaker. Iedereen ziet dat zaken op tijd worden afgehandeld en dat afspraken worden nagekomen.

Actueel overzicht met een ERP-systeem

With NetSuite, you always have an up-to-date overview of your bank data. Every afternoon at 1PM, the numbers are updated. Although this allows you to see the situation of 1PM and not the minute after, it does provide a reliable basis for decisions. The same goes for time tracking. As a project manager when you receive an Excel sheet with hours worked, you don’t immediately know whether those hours have already actually been processed in the project. But as soon as you submit the hours via the ERP system, they are registered correctly. As a result, you always have clear and consistent information. Whether this data is completely correct does depend on the agreements and work processes that have been established. Do you have projects with billable and non-billable hours? Then make sure you separate them clearly, otherwise you will get wrong numbers. With the right process agreements processed in your ERP system, reporting and communication become much more clear. This does not mean that everything will be perfect, because faultless communication remains an utopia. After all, people communicate and interpret differently. Nevertheless, with an ERP system you reduce the chance of mistakes substantially.

In de praktijk

Let me take a concrete example. Recently I was told by HR that the invoices of a certain supplier were still pending, although they had already been approved. In the ERP system, I indeed saw that all invoices had been approved, but not paid. As it turned out, this supplier was not signed up for electronic payment, so its bank details were not known to the bank. As a result, the payments could not be made. This example highlights how important well-established processes are.When creating a new supplier, you need to arrange standard things like electronic payment and filling in bank and address details. Therefore, if this is not done, problems can occur. Whether it’s approving hours, assigning login credentials for new employees or invoicing customers: when all processes are set up properly, the workflow runs smoothly and you have little to worry about. But if you don’t make clear agreements in your procedures beforehand, not a single ERP system will function properly.

Geïnspireerd?

Wil je weten hoe een ERP-systeem de communicatie en samenwerking binnen jouw organisatie kan verbeteren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of vraag een demo aan om te ontdekken hoe wij je kunnen helpen je processen te optimaliseren. 

Don’t have a concrete issue yet, but like a little inspiration from time to time? Then subscribe to onze nieuwsbrief onder aan deze pagina of volg onze LinkedIn pagina.