Veel organisaties worstelen met hun financiële overzicht. De oorzaak is verschillend per organisatie, maar het gevolg is altijd hetzelfde: een gebrek aan overzicht leidt tot financiële verliezen. Want wanneer je financiële informatie niet goed inzichtelijk hebt, kun je ook geen juiste voorspellingen doen. Het hebben van een compleet en stabiel financieel overzicht is dus cruciaal voor elke organisatie. Maar hoe creëer je dat? Dat begint bij het goed inrichten van je financiële systeem. We leggen je uit hoe je dat doet!

Gebrek aan kennis: hoe zitten processen in elkaar?

De belangrijkste oorzaak van het gebrek aan financieel overzicht is een gebrek aan kennis. Hiermee bedoelen we met name kennis van financiële processen en het financiële systeem: ERP systeem. Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (goed) gedefinieerd en gecentraliseerd, waardoor informatie op verschillende manieren en in verschillende ‘talen’ verzameld wordt. Elke afdeling heeft namelijk een eigen systeem en data wordt (handmatig) door de afdeling uit dit systeem gehaald. De CFO ontvangt van elke afdeling informatie en moet vanuit daar rapportages maken en voorspellingen doen. En dat is lastig, want hij moet zelf data (in verschillende talen) samenvoegen. Financieel overzicht ontbreekt en de CFO loopt het risico dat hij verkeerde voorspellingen doet. Het gevolg: verkeerde budgetbepalingen en financieel verlies.

Voorbereid op (onverwachte) veranderingen

Een ander struikelblok is de onverwachte veranderingen in de wet- en regelgeving. De overheid kan soms ineens wat veranderen, waardoor jij je proces moet aanpassen. Als je niet de juiste informatie in je processen en financiële systeem verwerkt, krijg je de verkeerde informatie en ga je verkeerde voorspellingen doen. Het is dus zaak om deze veranderingen goed bij te houden en te verwerken in een ERP systeem.

Financieel overzicht en financiële rapportages in een handomdraai

Om dit op te lossen, is het dus belangrijk om je ERP systeem goed in te richten. En dat is waar Eqeep organisaties bij helpt. We bekijken samen wat jouw organisatie nodig heeft en richten het ERP systeem daarop in. We definiëren de processen van elke afdelingen en zorgen ervoor dat alles in één taal aan het ERP systeem gekoppeld wordt, zodat je alles op één plek hebt. Vanuit het ERP systeem kun je vervolgens gemakkelijk rapportages uitdraaien. Je hoeft niet meer (handmatig) van elke afdeling informatie op te halen, waardoor informatie veel nauwkeuriger is: geen interpretaties van afdelingen, maar harde feiten. Je weet daardoor zeker dat de informatie klopt en dat je geen transacties misloopt. De financiële rapportages worden aan de wensen van de CFO aangepast, zodat passende rapporten uitgedraaid worden. Projecten kunnen bijvoorbeeld tot in detail in het systeem gestopt worden, denk aan het verwachte aantal uren en de verwachte uitgaven. Zo kun je een goede forecast van een project maken en loop je niet tegen verrassingen aan.

Altijd up to date

Jouw ERP systeem houden we altijd up to date. Als er vanuit de overheid bijvoorbeeld veranderingen zijn, dan voeren we dat door. En als het nodig is, maken we een nieuw template voor het financiële rapport. Je bespaart daarmee een hoop tijd! We denken altijd met onze klanten mee en geven suggesties om processen bijvoorbeeld anders in te richten, zodat het nog efficiënter en effectiever wordt. Zelfs als een proces niet door jouw ERP systeem ondersteund wordt, maken we er een passende oplossing voor. Zo ben jij altijd verzekerd van het juiste financiële overzicht.

Wil je weten hoe je binnen jouw organisatie financieel overzicht creëert? Wij vertellen je graag welke stappen je kunt zetten. Neem vrijblijvend contact op of lees meer over onze onze werkwijze.