Je IFS-systeem draait. De kernprocessen lopen stabiel en er zijn geen grote storingen. Je gebruikers kunnen hun werk doen. Maar wanneer heb je voor het laatst een nieuwe functie in gebruik genomen die een heel proces verbetert? Of een handmatige rapportage overbodig maakt?

Als het antwoord langer dan een jaar geleden is, ben je niet de enige. De meeste bedrijven gebruiken hun ERP-systeem als een werkpaard dat stabiel moet doorlopen, niet als een bron van continue verbetering. En achter die gedachte zit een vraag die zelden hardop gesteld wordt: werk ik eigenlijk nog wel zo efficiënt als ik denk? Want die gemiste kans kost je, zonder dat je het doorhebt, tienduizenden euro's per maand.

De 60% die je niet gebruikt

Uit ervaring weten we dat 60% tot 70% van de functionaliteit in een gemiddeld IFS-systeem onbenut blijft. De meeste bedrijven gebruiken dus maar 30% tot 40% van wat beschikbaar is. Het is aangekocht, geïmplementeerd en de licentiekosten worden betaald. Maar het wordt niet ingezet om de operatie slimmer te maken.

De kosten hiervan zitten niet in de licenties zelf. Die zijn er toch al. De echte kosten zitten in wat medewerkers doen, omdat het systeem niet vóór hen werkt, maar veelal tégen. De spreadsheets die naast het ERP worden bijgehouden. De handmatige planningen in Excel, omdat de geavanceerde planningsmodule nooit is ingericht. De uren die finance besteedt aan het samenvoegen van data die eigenlijk uit één bron zou moeten komen.

Wat we in de praktijk ook zien is dat keuzes uit de implementatie een eigen leven gaan leiden. "Ik wil dit ook vastleggen", en voor je het weet scant iemand op de werkvloer vijf of zes keer extra een barcode voor data die niets toevoegt. Er stroomt extra informatie het proces in die alleen maar ruis veroorzaakt. Niet omdat mensen het verkeerd doen, maar omdat het systeem jaren geleden zo is ingericht. Je bedrijf is veranderd. Je bedrijfsproces niet.

Hoe groot is dat verschil? Bij een fabrikant van grote afvalverwerkingsmachines automatiseerden we de inkomende facturenflow. De financiële afdeling bespaart minimaal acht uur per week aan repetitief werk. Tijd die nu naar werk gaat dat er toe doet. Bij een Duitse machinebouwer automatiseerden we het inkomende orderproces via EDI. Elke order scheelt nu vijf minuten administratie. Geen extra mensen nodig en het bestaande team richt zich nu op kwaliteitscontrole en klanttevredenheid in plaats van invoerwerk.

De tredmolen van twee releases per jaar

De uitdaging wordt groter. IFS brengt twee grote releases per jaar uit, naast de maandelijkse service-updates. Elke release zit vol met verbeteringen, nieuwe features en zelfs AI-gedreven functionaliteit die je concurrenten misschien wél gebruiken. De mogelijkheden om je processen te verbeteren groeien dus elke zes maanden.

Maar het bijhouden van die releases is een enorme opgave. Het vereist een impactanalyse. Je moet testen, gebruikers trainen en de nieuwe functies activeren. Voor een interne IT-afdeling voelt dit vaak als een extra project bovenop het dagelijkse beheer. Het gevolg is dat releases wel technisch worden geïnstalleerd, maar dat de nieuwe functionaliteit nooit echt in gebruik wordt genomen. Het systeem is up-to-date, maar je werkwijze niet.

Benieuwd naar welke impact de releases hebben op jouw processen? Wij kijken met je mee.

Is één beheerder genoeg?

Veel organisaties hebben één of misschien twee functioneel beheerders. Zij zijn de helden die de dagelijkse vragen oplossen, kleine brandjes blussen en het systeem in de lucht houden. Ze zijn onmisbaar. Maar hebben ze ook de tijd om zich te verdiepen in elke nieuwe release? Om proactief met afdelingen te praten over procesverbetering en te onderzoeken welke ongebruikte module de meeste waarde kan toevoegen?

In de praktijk is het antwoord bijna altijd nee. Beheer is reactief geworden. Het oplossen van incidenten slokt alle tijd op, waardoor er geen ruimte overblijft voor innovatie en optimalisatie. Je betaalt voor een systeem vol potentieel, maar je gebruikt het als een rekenmachine.

Een andere aanpak

Stel je een situatie voor waarin iemand met uitgebreide IFS-kennis en korte lijnen met IFS continu met je meekijkt. Een partner die elke release voor je analyseert en vertaalt naar kansen voor jouw bedrijf. Die proactief voorstelt om een handmatig proces te automatiseren met een standaardfunctie die je al bezit. Die je helpt om de waarde uit je investering te maximaliseren.

Dit gaat niet over het inhuren van een extra consultant voor een project. Het gaat over structurele aandacht voor verbetering. Voor een vast maandbedrag krijg je toegang tot een compleet team van IFS-specialisten. Zo zet je de stap naar proactieve optimalisatie.

De winst zit niet alleen in lagere kosten voor workarounds. Het zorgt voor een betere adoptie van het systeem door gebruikers. Processen worden efficiënter en je haalt meer uit de data die je al hebt. Je maakt je organisatie wendbaarder en slimmer.

Niet elk bedrijf heeft dit nodig. Als je een groot, ervaren IFS-team hebt dat tijd heeft voor continue verbetering, dan red je het prima zelf. Maar wees eens eerlijk over je interne capaciteit. Als je beheerder vooral bezig is met het resetten van wachtwoorden en het oplossen van tickets, wie werkt er dan aan de toekomst?