Your maintenance department is running from incident to incident. Excel sheets full of work orders, technicians unsure which job should come first, storage rooms packed with spare parts nobody has a clear overview of. Sound familiar? Then it’s time to shift from firefighting to strategic asset management. In this blog, I’ll share a practical roadmap that helps you achieve tangible results within 90 days.

De realiteit van reactief onderhoud

Let’s be honest: most maintenance departments are still operating in firefighting mode. Your team reacts to whatever breaks instead of preventing failures. Work orders disappear in emails, WhatsApp messages, and Post-its. Technicians visit the same site twice because they forgot the right tools.

Deze manier van werken put je team uit. Ze rennen van crisis naar crisis, zonder tijd om structureel te verbeteren. Ondertussen stijgen de kosten, daalt de productiviteit en wordt je organisatie steeds kwetsbaarder voor grote storingen.

Het goede nieuws? Je kunt deze cyclus doorbreken zonder meteen je hele organisatie overhoop te halen. Met een gefaseerde aanpak realiseer je quick wins die direct cashflow genereren, terwijl je toewerkt naar volwassen assetmanagement.

Fase 1: Quick wins die direct opleveren (0-30 dagen)

Begin met wat je vandaag kunt verbeteren. Deze stappen kosten weinig maar leveren direct resultaat:

Centraliseer je werkorders

Stop using Excel, email, and WhatsApp. Choose one central system for all maintenance requests. This can even be a simple tool, the key is having everything in one place. Result: 20% less duplicate work within two weeks.

Prioriteer op impact

Niet elke storing is even kritiek. Maak een simpele matrix: welke assets zijn bedrijfskritisch? Wat kost stilstand per uur? Focus je aandacht eerst op de top-10 assets die de meeste schade kunnen veroorzaken. Je monteurs weten nu wat echt belangrijk is.

Voorraad saneren

Walk through your storeroom. What’s been sitting there for years? What do you use weekly? Identify the 20% of parts that account for 80% of consumption and ensure these are always in stock. The rest? Clean up or reduce to minimal levels. This immediately frees up 15–20% working capital.

Fase 2: Digitalisering en data (30-90 dagen)

Nu de basis staat, ga je digitaliseren en data verzamelen:

Implementeer een EAM-systeem

Choose a system that fits your organisation. Start small: digitalise work orders and planning first. Train your team well — adoption is more important than functionality. A simple system everyone uses works better than a complex one nobody touches.

Start Start met conditiemonitoring

Install sensors on your most critical assets. Begin with basic metrics: temperature, vibration, operating hours. You don’t need full predictive maintenance yet. First gather data, recognise patterns, then start predicting.

Meet je performance

Define 3-5 KPIs you’ll track weekly:

• Mean Time Between Failures (MTBF)
• First-time-fix percentage
• Onderhoudskosten per asset
• Stilstanduren door onderhoud
• Voorraadwaarde vs. verbruik

Deze cijfers geven je inzicht in waar je staat en waar verbetering mogelijk is.

Fase 3: Van preventief naar predictief (90+ dagen)

Met data en systemen op orde, kun je de stap naar voorspellend onderhoud maken:

Analyseer historische data

Kijk naar storingen van de afgelopen 12 maanden. Welke patronen zie je? Vaak blijken storingen voorspelbaar: altijd na X draaiuren, bij bepaalde temperaturen, na specifieke productiebatches. Deze inzichten zijn goud waard.

Ontwikkel onderhoudsstrategieën per asset

Niet elke asset verdient dezelfde aanpak:

• Kritieke assets: predictive maintenance met sensoren
• Belangrijke assets: preventief onderhoud op vaste intervallen
• Standaard assets: run-to-failure (gewoon vervangen als het stuk gaat)

Deze differentiatie bespaart kosten zonder risico's te verhogen.

Integreer met andere systemen

Connect your EAM system with ERP, planning, and procurement. Spare parts will be ordered automatically, planning will align with production, and costs will be logged instantly. This integration boosts efficiency by 25–30%.

Duurzaamheid als bonus

Een prettige bijkomstigheid: beter onderhoud is ook duurzamer onderhoud. Volgens onderzoek shows predictive maintenance reduces energy consumption by 10–15%. Well-maintained machines use less energy and last longer.

Voor organisaties met ESG-doelstellingen is dit extra waardevol. Je kunt exact rapporteren over:

• Energieverbruik per asset
• CO₂ reduction through optimal maintenance
• Levensduurverlenging van equipment
• Hergebruik van onderdelen

Deze data wordt steeds belangrijker voor audits, certificeringen en klanteisen.

Begin vandaag, oogst morgen

The shift from reactive to strategic maintenance may seem big, but you don’t have to do everything at once. Start with quick wins that immediately save money. Use those savings to continue investing in digitalisation. Build toward predictive maintenance step by step.

Organisaties die deze routekaart volgen, rapporteren na 6 maanden:

• 30% minder spoedklussen
• 25% hogere productiviteit monteurs
• 20% lagere voorraadkosten
• 15% minder ongeplande stilstand

Best of all? Your team transforms from firefighters into strategic partners. They finally have time to implement improvements, share expertise, and work preventively – leading to better results and greater job satisfaction.

Klaar voor de volgende stap?

Wil je weten hoe je deze aanpak vertaalt naar jouw specifieke situatie? Plan een gesprek met onze experts. We analyseren samen je huidige onderhoudsprocesen en maken een concreet stappenplan.

Heb je nog geen concreet vraagstuk, maar hou je wel van een beetje inspiratie op z’n tijd? Abonneer dan op onze nieuwsbrief onder aan deze pagina of volg onze LinkedIn-pagina.