Werken bij Eqeep

Hoe Field Service-organisaties hun garantie- en schadebeheerproces kunnen optimaliseren

Veel organisaties verliezen elk jaar duizenden inkomsten door problemen met de verwerking van garantieclaims. Volgens een Warranty Week report van 2019 betaalden Amerikaanse bedrijven in totaal 25,9 miljard dollar aan claims. Vooral in het altijd dynamische universum van buitendienstorganisaties is het belangrijk om het onverwachte te verwachten en serieus werk te maken van uw garantie- en claimmanagementprocessen.

Het beheer van garantieclaims is een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering in de buitendienstensector. Maar de manier waarop garantieclaims worden verwerkt en geautomatiseerd is drastisch veranderd in het spoor van de digitale revolutie die maatschappijen en bedrijven over de hele wereld heeft veranderd.

Moderne field service organisaties hebben een betrouwbaar en gesloten proces voor schadebeheer nodig dat alle garanties beheert, verwerkt en volgt gedurende hun hele levenscyclus om de klanttevredenheid te verbeteren, de productkwaliteit te verhogen en de servicekosten te verlagen.

In dit artikel laten we je zien hoe serviceorganisaties hun garantie- en claimmanagementprocessen kunnen optimaliseren. We laten je ook kennismaken met IFS Field Service Management, een uitgebreide garantiebeheersoftware waarmee buitendienstorganisaties garantieprocessen, garantievervanging, product- en (reserve)onderdelenbeheer, klantenclaimbeheer en beheer van geïnstalleerde apparatuur kunnen optimaliseren.

Wat is garantiebeheer

Om de unieke uitdagingen van garantiebeheer te begrijpen, moeten we eerst definiëren wat de term betekent. Garantiebeheer is het proces dat zich richt op de effectieve creatie en implementatie van garanties voor bedrijven. Traditioneel zagen veel field service organisaties garantiebeheer als een kostenpost.

Maar dit is veranderd. Tegenwoordig beseffen steeds meer bedrijven dat garantiebeheer een aparte inkomstenstroom is. Beste werkwijzen op het gebied van garantiebeheer hebben de kosten van de levering van serviceonderdelen verlaagd, waardoor de klanttevredenheid is toegenomen.

Zij hebben ook een onafhankelijke inkomstenstroom van garantiediensten gegenereerd. Het garantiebeheerproces voor field service organisaties bestaat uit verschillende onderdelen:

  • Een service parts management team zorgt voor het beheer van claims van klanten en dient als primair contactpunt voor de klant. Het team bestaat gewoonlijk uit een klantendesk (ondersteuningsteams), technici en ingenieurs.
  • Een systeem voor garantiebeheer en claimverwerking. Een service garantie database en tracker, service aanvraag registratie en autorisatie module, maar ook verschillende management modules (onderdelen inventaris, inkooporder, reparatie en leveranciers management) moeten deel uitmaken van uw garantie management proces.
  • Vakinhoudelijke deskundigen. Deze professionals bepalen de aard van de toe te wijzen technische ondersteuning. Zij stellen ook tijdschema's op voor het afsluiten van serviceproblemen.
  • Een speciale afdeling of team voor onderdeleninkoop en logistiek.

Waarom garantiebeheer zo belangrijk is

Maar waarom is goed garantiebeheer zo'n belangrijk onderdeel van uw bedrijfsvoering? Allereerst zorgt goed garantiebeheer ervoor dat de garantiebelofte die je jouw klanten bij hun aankoop hebt gedaan, wordt beschermd. Dit verhoogt de klanttevredenheid en stimuleert de klantentrouw.

Een goed garantieproces en garantiebeheersysteem verbetert ook de operationele efficiëntie. De ruimte voor fouten wordt verkleind en problemen worden sneller opgelost. Hierdoor krijg je beter zicht op de claimstatus en de betalingsverwerking. Garantiebeheersystemen geven technici de mogelijkheid om zich op een snelle en efficiënte manier op hun werk te concentreren terwijl ze zich geen zorgen hoeven te maken over de afhandeling van claims.

Een goed en gestroomlijnd garantiebeheerproces en de juiste garantiebeheersoftware besparen buitendienstorganisaties ook kostbare tijd. Je kunt het beoordelings- en verificatieproces van claims versnellen, evenals het betalingsproces. Professioneel klantenclaimbeheer helpt je ook om (potentiële) fraude beter te elimineren.

Hoe kun je jouw garantiebeheerproces optimaliseren?

There are several ways to optimize and improve your warranty and claims management process. Let’s take a look at the best and smartest ways.

Uw huidige garantiebeheersysteem beoordelen

Begin met het bekijken van jouw huidige garantiebeheersysteem. Is het gemakkelijk te begrijpen? Kun je het succes en de effectiviteit van jouw huidige aanpak meten? En zijn er barrières die je tegenhouden of geld kosten?

Automatiseer uw garantie- en claimproces

Automatisering maakt het proces van garantie- en claimbeheer een stuk eenvoudiger en efficiënter. Je kunt het genereren van garantieovereenkomsten automatiseren (bijvoorbeeld door de voorraadklasse van een product te koppelen aan een sjabloon voor de garantievoorwaarden en -rechten), garantieregistratieworkflows en het beheer van garantieverval -en vernieuwingen.

Voorzie uw veldtechnici van de juiste mobiele technologie

Aangezien jouw field service technici jouw eerstelijns medewerkers zijn die direct met de klanten werken, zouden zij zeker baat hebben bij automatisch gegenereerde garantieovereenkomsten en gemakkelijk toegankelijke informatie en gegevens. Je zou hun een volledig mobiele oplossing moeten bieden, waarmee ze op alle apparaten en vanaf elke gewenste locatie garantiegegevens kunnen opvragen en beheren.

Kies de juiste software voor garantiebeheer

Gebruik de juiste software voor garantiebeheer. De software moet real-time gegevens, logica en analyses kunnen gebruiken, en fraude op een eenvoudige en effectieve manier opsporen. De oplossing moet ook voorzien in realtime beoordelings- en validatiefuncties.

Maak van garantiebeheer een bedrijfsprioriteit

Effectief garantiebeheer moet in jouw bedrijfscultuur worden verankerd. Documenteer zorgvuldig de voordelen van een effectief systeem voor jouw organisatie en geef specifieke voorbeelden van hoe jouw organisatie zal profiteren van een effectiever garantiebeheersysteem.

De uitdagingen van garantie- en schadebeheer

Garantie- en schadebeheer brengt een aantal uitdagingen met zich mee. De eerste is overbodige gegevensinvoer. De informatiesilo's die vaak bestaan binnen bedrijfsstructuren leiden tot procedures waarbij dezelfde gegevens en informatie op meerdere plaatsen moeten worden ingevoerd.

Het resultaat? Een gebrek aan inzicht en een traag, tijdrovend en slordig garantie- en schadebeheerproces. Een versnipperd informatielandschap verhoogt ook het risico dat claims door de scheurtjes van jouw garantiebeheersysteem vallen.

De behandeling van frauduleuze claims is een andere grote uitdaging. Te hoge betalingen als gevolg van ongeldige of valse claims en hogere garantiekosten maken het proces verspillend, duur en tijdrovend. Een gebrek aan real-time coördinatie en ondoeltreffende rapportage verscherpen deze problemen, wat leidt tot langere doorlooptijden van claims en, uiteindelijk, tot meer klachten van managers over klanten als gevolg van toenemende ontevredenheid over de voortgang van de afhandeling.

De voordelen van goed garantiebeheer

Het verbeteren van jouw prestaties op het gebied van garantie- en schadebeheer heeft veel voordelen.

  • Verhoogde efficiëntie. Je kunt de voortgang van elke klantclaim volgen en de zichtbaarheid van alle aspecten van het garantieclaimproces vergroten.
  • Automatisering van repetitieve en foutgevoelige garantiebeheertaken bespaart kosten en elimineert onnodige fouten die de klanttevredenheid negatief beïnvloeden.
  • Door het garantiebeheer te professionaliseren en de juiste software voor garantiebeheer te gebruiken, kunnen frauduleuze activiteiten gemakkelijker worden opgespoord en gestopt.
  • Goed garantiebeheer verhoogt de klanttevredenheid. Hierdoor kun je een groter en trouwer klantenbestand opbouwen.

Naadloos beheer van garanties en claims met IFS Field Service Management

Van het eerste telefoontje tot de uiteindelijke ondertekening verwachten jouw klanten een gepersonaliseerde, verbonden service die hun garantieclaims goed afhandelt. Om dit serviceniveau te kunnen leveren, heb je een echte end-to-end oplossing nodig die de bedrijfsefficiëntie verbetert en snelle responstijden en real-time reactiviteit garandeert.

Door de automatisering van de afhandeling van garantieclaims en het volgen van de activa van de geïnstalleerde basis, IFS Field Service Management stelt serviceorganisaties in staat om garanties, claims en activa gedurende hun volledige levenscyclus te creëren, beheren, verwerken en volgen.

Als gevolg daarvan kunnen derde partijen geldige claims indienen en kredieten ontvangen, kan jouw klantenservice de dekking controleren en herstel in gang zetten, en kunnen field technici de asset geschiedenis bijhouden en onderdelen die onder de garantie vallen vervangen. De functionaliteit voor garantie- en activabeheer in IFS Field Service Management doet het allemaal!

Wil je meer weten over IFS Field Service Management en hoe de oplossing u kan helpen uw garantie- en claimmanagementprocessen te perfectioneren?

Neem gerust contact op met Eqeep. U kunt ons bellen op +31 (0) 344 767 170 of een e-mail sturen naar info@eqeep.com.

Abonneer op onze blog

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws, inzichten en trends in jouw branche. Geen zorgen, we gaan je inbox niet spammen, beloofd!
crosschevron-downchevron-right
en_USEnglish