Optronica kiest Eqeep en IFS Field Service Management om haar service-activiteiten te optimaliseren

Optronica Service BV is een onafhankelijke service organisatie die zich richt op oogheelkundige apparatuur, waaronder lasers, microscopen en diagnostische apparatuur.

Het bedrijf biedt onderhoudsdiensten (preventief en correctief), maar ook installaties, IT-ondersteuning en training en advies. Optronica Service biedt haar diensten aan zorgorganisaties in Nederland. Directeur van Optronica Service is Leo van Rij. Momenteel heeft Optronica ongeveer twintig medewerkers, die allen gebruik maken van de IFS FSM software.

Wat is de huidige situatie?

Gezondheidsautoriteiten hebben richtlijnen gegeven over het gebruik van medische hulpmiddelen in de gezondheidszorg. Het onderhoud van medische apparatuur is een belangrijk aspect van het gebruik van medische hulpmiddelen en belangrijk voor instellingen. Gezondheidszorginstanties voeren formele kwaliteitscontroles uit op de processen die zorginstellingen hanteren voor het gebruik van medische hulpmiddelen.

Anderzijds zetten beperkte budgetten het vermogen van de instellingen onder druk om kwalitatief hoogwaardige dienstenorganisaties te kiezen om aan de kwaliteitseisen te voldoen.

Voor de groei van Optronica was het noodzakelijk om een service management systeem te hebben, dat de hoge eisen ondersteunt en tegelijkertijd zorgt voor een efficiënte en effectieve externe service organisatie. Vanaf het begin was het duidelijk dat de IFS software van grote waarde kon zijn voor Optronica.

Aan welke eisen moet het FSM-systeem voldoen?

Het bewaken van afgesproken service levels met klanten, een vloeiende planning en service agreement proces en een mobiele oplossing voor technici waren de belangrijkste eisen voor Optronica.

Het systeem moet niet alleen technici ondersteunen bij hun dagelijkse activiteiten, maar ook de basis vormen voor de groei van het serviceaanbod van Optronica aan haar markt. Het systeem moet het werk aan individuele apparatuur in serienummer op alle gebieden ondersteunen.

In de zoektocht naar een systeem dat de zakelijke uitdagingen van Optronica ondersteunt, bleek FSM een zeer rijke functionaliteit te hebben die meer dan voldeed aan onze eisen. Tegelijkertijd is FSM een zeer flexibel en gebruiksvriendelijk systeem. Met business rules kon het systeem worden aangepast aan de behoeften van Optronica.

Ook de focus van IFS op het serviceproces was voor Optronica een reden om FSM als systeem te kiezen. Implementatiepartner Eqeep Consulting heeft de kennis om het FSM-systeem te implementeren en Optronica ook te ondersteunen bij het ontwerp en de inrichting van het systeem.

Wat is het resultaat van de uitvoering?

Optronica beheert de FSM backoffice die contractbeheer, klantenbeheer, planning en verzending, preventief onderhoud en break fix processen bevat. Ze gebruiken het logistieke deel van FSM voor voorraadbeheer, de mobiele applicatie van FSM op Android en Windows en FSM connect voor integratie met hun ERP-systeem (AFAS-software).

FSM ondersteunt de wendbare werkwijze met zeer flexibele en krachtige configuratiemogelijkheden. De eisen van Optronica konden allemaal binnen de standaardoplossing worden ingevuld. Er was dus geen maatwerk nodig. Optronica herstructureerde hun hele ontwerp in de manier waarop klanten, contracten en activa worden gebruikt. Het duurde ongeveer vier maanden om IFS Field Service Management te implementeren, het vorige systeem te migreren en het FSM-systeem te integreren met het huidige ERP-systeem.

De samenwerking met Eqeep heeft Optronica de voordelen geboden van een kleinere klantgerichte implementatiepartner in combinatie met de kracht en rijke functionaliteiten van FSM. De kennis van de service business die de business consultants van Eqeep hebben was van waarde voor Optronica door het definiëren van een ontwerp van het systeem dat perfect aansluit bij de gewenste workflows.

De FSM-gebruikers (werknemers) raakten zeer snel aan het systeem gewend door de flexibele en gebruiksvriendelijke interface. Een aantal activiteiten die voorheen handmatig werden gedaan, worden nu automatisch door FSM uitgevoerd. De efficiëntie die FSM bood, maakte het voor Optronica mogelijk om het bedrijf te laten groeien zonder het personeelsbestand uit te breiden.

Optronica's bedrijf kreeg inzicht in de prestaties van individuele technici in het veld. Klanten waardeerden de professionele rapporten die automatisch door FMS worden verstuurd nadat een technicus zijn werk heeft uitgevoerd.

Terugblik op de samenwerking met Eqeep

De implementatie van FSM werd begeleid door Eqeep Consulting B.V, de FSM partner in Nederland. De business consultants van Eqeep hebben ervaring met diverse dienstverlenende bedrijven in verschillende branches. Deze ervaring bleek van grote waarde bij het ontwerpen en inrichten van het systeem.

De focus op de dienstensector maakte het makkelijk om de verschillende processen te bespreken. Een projectmanager van Eqeep begeleidde Optronica bij de verschillende stappen binnen het project en stuurde de aangestelde middelen van Eqeep aan.

Op de achtergrond hebben andere medewerkers van Eqeep een enorme inzet getoond om tot een succesvolle implementatie te komen. Aan de verzoeken van Optronica werd in korte tijd voldaan, niet alleen tijdens de implementatie, maar zeker ook na livegang. Het plezier en de trots om een kwaliteitssysteem op te leveren was duidelijk te zien.

Wat is de volgende stap?

FSM is de steunpilaar van Optronica geworden. Zonder FSM zou Optronica minder winstgevend en klaar voor de toekomst zijn. In het komende jaar zal Optronica meer functionaliteiten van FSM implementeren die het werk van technici ondersteunen en tegelijkertijd voldoen aan de toenemende vraag van klanten naar rapporten en documentatie van het uitgevoerde werk.

De onderzoeksmethode in FSM zal de eerste stap zijn. De functionaliteit "oplossingen" in FSM zal technici helpen foutmeldingen efficiënter aan te pakken door een relevante geschiedenis van mogelijke oplossingen te bieden.

Dit is ook een ontwikkeling die voor het komende jaar op het programma staat. Het toenemende aantal FSM-implementaties is een return on Optronica's investering. Voorbeelden van workflows kunnen door de business consultants van Eqeep met Optronica worden gedeeld.

 

Voel je vrij om contact met ons op te nemen.

Hoe kunnen we helpen?

Dank voor je interesse. Vertel ons wat over jezelf, en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. We antwoorden meestal binnen een dag.
crosschevron-downchevron-right
en_USEnglish