Flamingo Flowers zet stappen in digitale transformatie.

De bloemenindustrie is dynamisch en verandert voortdurend. Om voorop te blijven lopen, moet je sneller zijn dan je concurrentie en consequent goederen van de hoogste kwaliteit leveren. Elke vertraging in de leveringsketen heeft gevolgen voor de kwaliteit en de versheid van het product en uiteindelijk voor het resultaat.

Door het standaardiseren, automatiseren en efficiënter inrichten van processen hebben Flamingo Flowers en Eqeep de logistieke kosten verlaagd en onnodige handmatige handelingen weggenomen. Dankzij slimme systeemintegraties is de juiste informatie ook direct beschikbaar binnen IFS, waardoor exportdocumentatie snel en eenvoudig kan worden samengesteld.

De uitdaging

Elk jaar sluit Flamingo Flowers duizenden inkoopovereenkomsten met haar kwekers. Veel van deze processen werden met de hand gedaan. Van het plaatsen en bevestigen van een order per mail of telefoon tot het ontvangen, controleren en verwerken van de informatie binnen IFS.

Ik ontdekte al snel dat we nog steeds alles met de hand deden, in plaats van gebruik te maken van alle beschikbare IT-systemen en verbindingen met de Nederlandse bloemenleveranciers. Dit was ook een van onze moeilijkste uitdagingen; ons bedrijf aansluiten op de digitale mogelijkheden die er zijn," zegt Richard van Duijn, Financieel Directeur bij Flamingo Flowers.

Als onderdeel van onze Digital Transformation inspanningen hebben we in juni 2019 Eqeep benaderd om al onze handmatige handelingen in Nederland te automatiseren en digitaliseren. Ter voorbereiding op Brexit werken we nauw samen om de benodigde exportdocumenten automatisch te genereren in IFS.

De oplossing

Om onnodige handmatige handelingen uit dit proces te halen en gebruik te maken van wat al digitaal is vastgelegd, heeft Flamingo Flowers door Eqeep een API-koppeling laten maken tussen IFS en het bloemensysteem. Via deze koppeling wordt informatie uitgewisseld met de kwekers over de goederen.

De gegevens tussen de twee systemen zijn gekoppeld via een aantal velden, zodat eventuele afwijkingen in prijzen, hoeveelheden of andere gegevens automatisch worden aangepast. Het is mogelijk om te controleren of de hoeveelheden en prijzen kloppen en of alles wordt geleverd zoals beloofd, nog voordat de artikelen aankomen. Inkooporders en leveringsberichten zijn ook zichtbaar in IFS.

We kunnen nu rechtstreeks in IFS zien welke goederen zijn vervoerd, in welke verpakkingseenheid, welke hoeveelheden, welke prijsstelling, de oorsprong en andere kenmerken; dit heeft ons niet alleen veel tijd bespaard bij het verwerken van deze informatie, maar we kunnen er nu ook op vertrouwen dat we de juiste informatie toegankelijk hebben in IFS.

Als gevolg van de Brexit kreeg Flamingo Flowers ook te maken met veranderende (export)wetgeving en documentatie-eisen.

Vanaf juli 2022 zullen naast plantenzendingen ook bloemenzendingen fysieke inspecties moeten ondergaan; dit zal kosten met zich meebrengen, maar ook de doorlooptijd verlengen, omdat er eerst een inspecteur langs moet komen voordat een vrachtwagen de weg op kan.

Het bleek een uitdaging om alle benodigde informatie op tijd klaar te krijgen voor de inspectie aangezien deze uit verschillende bronnen moest komen. Eqeep heeft in IFS verschillende live koppelingen gemaakt, zodat deze informatie nu realtime en rechtstreeks binnen IFS beschikbaar is.

Belangrijke velden zoals land van herkomst en VBN-code worden automatisch ingevuld, waardoor Flamingo Flowers de exportdocumentatie sneller en eenvoudiger kan voorbereiden.

Als gevolg daarvan hoeft ons inkoopteam de ontvangstreferenties niet in te vullen, omdat ze automatisch worden gegenereerd uit de leveringsberichten. Het enige wat het inkoopteam moet doen, is fysiek bevestigen dat de goederen overeenkomen met wat in IFS is ingevoerd. Daarna kunnen ze het boekingsproces veel sneller en gemakkelijker afsluiten.

Ook het financiële team heeft hier veel baat bij, omdat de ontvangstreferenties worden opgenomen op de facturen die wij ontvangen. Dit is ook de basis voor het realiseren van automatische factuurverwerking. Dit is iets waar we nu ook mee bezig zijn; het digitaal houden van de facturen die we ontvangen.

Hoe bereik je groei in uitdagende tijden?

Ondanks de Covid pandemie van de afgelopen twee jaar kon Flamingo Flowers in deze periode meer bloemen verkopen, wat resulteerde in een aanzienlijke omzetstijging. En hoewel groei doorgaans gunstig is, brengt het ook (nieuwe) obstakels met zich mee.

Want de vraag is:

Hoe kun je zo'n groei op lange termijn volhouden terwijl je in principe hetzelfde personeelsbestand en dezelfde capaciteit behoudt?

"De manier om dit te bereiken is onder meer door standaardisatie, automatisering, slimmer werken en het efficiënter inrichten van processen om de logistieke kosten te kunnen verlagen. Daarom zijn we altijd op zoek naar nieuwe methoden om onze obstakels om te zetten in kansen en daardoor te groeien."

Gestippelde lijn

Lees het hele verhaal

Case Studie

Digitale transformatie Flamingo Flowers

Flamingo Flowers zag veel mogelijkheden om hun handmatige werkzaamheden te optimaliseren en te verbeteren door slim gebruik te maken van digitale technologieën.

Lees het volledige verhaal om hun ervaringen en adviezen te lezen.

Topics:
ERP
Voel je vrij om contact met ons op te nemen.

Hoe kunnen we helpen?

Dank voor je interesse. Vertel ons wat over jezelf, en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. We antwoorden meestal binnen een dag.
crosschevron-downchevron-right
en_USEnglish