Emergya is een wereldwijd georiënteerd bedrijf dat windturbines van 250kW, 500kW tot 1MW ontwerpt en produceert. Het full service bedrijf met zeer ervaren industrieel personeel biedt in-house productontwerp en certificering en een zeer uitgebreid dienstenaanbod, ondersteund door een sterk nationaal en internationaal team, plus alle commerciële, juridische en financiële functies voor haar activiteiten in Europa, Noord-Amerika en Azië.
Wat is de huidige situatie?
EWT gebruikte IFS Applications 8.2. Dit was een implementatie van IFS Applications met een diepgaande configuratie van modules. Omdat de EWT-gebruiker niet erg betrokken was bij de voltooiing van dit project, werden de applicatie en de functionaliteit echter niet gebruikt zoals bedoeld. Als gevolg daarvan vonden de gebruikers de oplossing te ingewikkeld en stapten veel gebruikers over op alternatieven zoals Excel.
Ondanks de obstakels steeg de omzet van het bedrijf aanzienlijk. Ter voorbereiding op toekomstige uitbreiding besloot EWT zijn IFS-toepassingen te evalueren, met name hoe de toepassing was geïmplementeerd. Na de evaluatie bleek dat deze niet op de juiste manier was geïmplementeerd. EWT besloot de IFS-toepassingen te optimaliseren. Het doel was om beter gebruik te maken van dit ERP-systeem. Het bedrijf realiseerde zich echter dat het gebruik van alleen interne middelen een te grote impact zou hebben op hun organisatie. In de zoektocht naar een geschikte partner benaderde EWT Eqeep.
Aan welke eisen moet het ERP-systeem voldoen?
Om de totale impact op het team te beperken en rekening te houden met het aanpassingsvermogen van de gebruikers, koos EWT voor een gefaseerde aanpak. Het doel van de eerste fase was het optimaliseren van IFS Apps om te voldoen aan de behoeften van de afdelingen Operations, Supply Chain en Finance. Om deze behoeften vast te stellen en de essentiële verbeteringen in IFS Apps te identificeren, werden interviews gehouden met het management en de belangrijkste gebruikers op de afdelingen.
De eerste fase was gericht op het implementeren van de Service & Onderhoud module en Multi Company functionaliteit in IFS Apps 8.2. Een andere belangrijke verbetering was de update van IFS Apps van versie 8.2 naar versie 9. De belangrijkste reden voor de upgrade was het ontbreken van Mobile Work Order mogelijkheden in de IFS Apps versie die EWT op dat moment gebruikte. IFS Benelux en Eqeep werkten samen aan de upgrade. IFS verzorgde de technische overgang van IFS Apps van versie 8.2 naar versie 9, terwijl Eqeep zorgde voor de functionele verificatie en het testen van de applicatie.
Dankzij de Mobile Work Order mogelijkheid kon EWT zijn Service Engineers over de hele wereld informeren over de geplande werkorders voor onderhoud en service. De Service Engineers boeken de gebruikte materialen op hun tablets, die een onmiddellijke boeking sturen naar de aangesloten IFS 9 App. Voorheen werden materiaalboekingen maandelijks gedaan. Hierdoor liepen voorraadtransacties vertraging op, wat resulteerde in ad hoc-aanvulactiviteiten.
Het screenen en bijwerken van alle beschikbare en ontbrekende gegevens maakte ook deel uit van de optimalisatie. Het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens (bv. Leadtimes, MoQ, Multiple Lot sizes) in combinatie met de supply chain setup en de Mobile Work Order functionaliteit zorgde voor een continue gegevensstroom.
Wat zijn de voordelen van de uitvoering?
Dankzij directe materiaalboekingen via de MWO-app kunnen voertuigen en bestelwagens nauwkeuriger en op tijd worden bijgevuld. Materiaaltransacties tussen locaties worden geregeld op aangewezen dagen en het is gemakkelijker om onderdelen op te halen, waardoor ad-hoc- en spoedaanvragen (die vaak op papier stonden) worden vervangen. De oplossing wordt ondersteund door een nauwkeurige dataset. De gebruikte dataset is nu uitgebreid met velden waarvan de impact voorheen onbekend was.
De organisatie heeft nu meer controle over de materiaalstroom en kan boekingen in de hele toeleveringsketen volgen. De gunstige feedback van gebruikers die dit zagen, bracht de organisatie op het idee om de IFS-toepassingen ook uit te breiden naar andere afdelingen.
Terugblik op de samenwerking met Eqeep
De samenwerking tussen EWT en Eqeep is zeer goed verlopen. Een aantal zaken beviel EWT bijzonder goed. Ten eerste kon de bedrijfsvoering van EWT dankzij de stapsgewijze aanpak gewoon doorgaan. Ten tweede had EWT één aanspreekpunt bij Eqeep waar ze gedurende het hele project terecht konden. En tot slot werden de IFS Applications-oplossing en de ondersteuning exclusief door Eqeep geleverd met een speciale projectmanager als aanspreekpunt.
Wat is de volgende stap?
De huidige opzet maakte een enorm verschil in de processen die werden opgenomen. Het resultaat is dat een nieuwe EWT-site in Griekenland dezelfde IFS inter-site setup gaat gebruiken als die in Nederland. Service Engineers in Griekenland zullen ook de Mobile Work Order app gaan gebruiken voor hun taken.
Meer afdelingen staan te popelen om met IFS te gaan werken als gevolg van de laatste optimalisaties. De afdeling Engineering wordt nu getest of zij IFS kunnen gaan gebruiken om materiaallijsten te maken. Het Dynamic Order Process (DOP) wordt geëvalueerd om te worden opgenomen in de afdeling Supply Chain.
EWT heeft vanuit vele invalshoeken optimaliseringsverzoeken gerangschikt. Sommige daarvan zullen waarschijnlijk tegen 2020 in IFS zijn opgenomen. Het doel is meer controle over de toeleveringsketen en een betere communicatie en zichtbaarheid tussen alle afdelingen.
English