De Europese Unie heeft besloten dat vanaf 2030 e-invoicing voor alle bedrijven verplicht wordt. Een ingrijpende verandering die nu al in verschillende landen speelt. In België is het vanaf 1 januari 2026 al verplicht, terwijl in Nederland momenteel alleen overheidsinstanties ermee werken. Maar uiteindelijk gaat deze verandering ook hier alle bedrijven raken.
In deze blog legt Silvester Jansen, consultant bij Eqeep, uit wat e-invoicing precies inhoudt, welke voordelen het biedt en hoe je je bedrijf kunt voorbereiden op deze digitale factuurrevolutie.

Waarom e-invoicing?

Tot nu toe was er geen vaste manier om facturen te maken. Bedrijven verstuurden facturen in verschillende formaten (PDF’s, Word-documenten) via diverse kanalen (post, e-mail, online portalen). Deze facturen moesten vervolgens vaak handmatig worden verwerkt in boekhoudsystemen. Er bestonden nauwelijks regels voor structuur en inhoud, wat leidde tot inefficiëntie en fouten.

E-invoicing changes this fundamentally. It is a fully automated process in which invoices are created, sent, received, and processed in a standardized format (such as UBL or the European EN16931) via secure networks. The key difference between e-invoicing and traditional digital invoicing is that no manual intervention is required — invoice data is exchanged directly between systems.

Hoe werkt e-invoicing in de praktijk?

1. De factuur wordt automatisch gegenereerd in je ERP- of boekhoudsysteem
2. Deze wordt via een beveiligd netwerk in gestructureerd formaat verzonden
3. Het systeem valideert automatisch of de factuur voldoet aan alle eisen
4. De ontvanger importeert de factuur direct in het eigen systeem, waar automatische matching en goedkeuring plaatsvindt

The benefits you’ll notice immediately

For governments, e-invoicing offers major advantages — everything becomes traceable, making tax audits simpler. But as a business, you’ll also benefit significantly.

E-invoicing enables much faster invoice processing. Because everything arrives in a standardized format, manual work is drastically reduced. This can save €4 to €8 per invoice, which for medium and large companies can add up to thousands of euros per year. It also improves cash flow by speeding up invoice processing and payments.

Naast deze directe kostenbesparing zorgt e-invoicing voor snellere inzichtelijkheid van je financiële gegevens. Je voldoet meteen aan alle compliance-eisen en je data is direct geschikt voor audits. In een tijd waarin cybersecurity steeds belangrijker wordt, biedt e-invoicing bovendien extra beveiliging door de standaardisatie van datastromen.

E-invoicing trends

De ontwikkelingen staan niet stil. Voor de komende jaren worden verschillende trends verwacht:

• Steeds meer landen verplichten e-invoicing, vooral voor B2B-transacties
• AI gaat helpen bij matching en fraude-detectie
• Blockchain zorgt voor meer transparantie in het factuurproces
• API-integraties maken realtime verwerking mogelijk
• Robotic Process Automation (RPA) neemt repetitieve taken over

De uitdagingen waar je rekening mee moet houden

Naturally, the transition to e-invoicing also comes with challenges. Implementation must take place via so-called third parties — external platforms that act as intermediaries between you and your suppliers or customers. This process can take six weeks to three months and involves costs.

For smaller companies with a limited number of invoices, these implementation costs may be a relatively large investment. For larger organizations, however, they are outweighed by the long-term benefits and savings. Other challenges include technical readiness and resistance to change within the organization.

Wetgeving en verplichtingen

In Europa wordt e-invoicing steeds vaker verplicht gesteld als onderdeel van ViDA (VAT in the Digital Age) — an initiative aimed at preventing VAT fraud and reducing administrative burdens. In the Netherlands, e-invoicing is already mandatory for B2G (B2G), en vanaf 2030 wordt het ook verplicht voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Een gefaseerde invoering voor binnenlandse facturen wordt verwacht.

Volgens Storecove, the Netherlands is likely to follow the European guidelines and implement e-invoicing gradually. It’s wise to start preparing now.

Begin vandaag met voorbereiden

Even though the Netherlands does not yet have a fixed deadline for mandatory implementation, it’s smart to take action early — especially if you have offices in countries where e-invoicing will soon be required, such as Belgium in 2026.
Door tijdig te beginnen, voorkom je haastwerk en zorg je voor een soepele overgang.

Hoe Eqeep je helpt met de transitie

Bij Eqeep, we have the knowledge and experience to guide you through this transformation. We collaborate with several partners specializing in e-invoicing software. We’ll help you select the right partner and support you throughout the entire implementation process.

Our strength lies in bridging the gap between partners and clients. We speak both languages — technical and business — ensuring a smooth implementation without you having to worry about technical details or communication barriers.

Silvester 

Start vandaag nog met voorsorteren

Wil je meer weten over hoe je je kunt voorbereiden op e-invoicing en wat dit specifiek voor jouw organisatie betekent?
Neem dan contact met ons op for a no-obligation consultation — we’ll gladly help you develop an implementation strategy that fits your business needs.

Don’t have an immediate question but enjoy a bit of inspiration now and then?
Subscribe to our newsletter via deze pagina of volg onze LinkedIn-pagina.