Maar liefst 55% tot 75% van alle ERP-projecten haalt de beoogde doelstellingen niet. Dat blijkt uit onderzoek van Gartner1. De oorzaak ligt zelden bij de technologie zelf. Het zijn de mensen en processen die bepalen of een ERP-implementatie werkelijk slaagt. Toch zien we dat organisaties na livegang telkens weer worstelen met adoptie: gebruikers vallen terug in oude werkwijzen, rapportages worden niet consequent gebruikt en processen blijven onnodig omslachtig. In deze blog vertelt Erry de Boer, CEO van Eqeep, welke vijf valkuilen je absoluut moet vermijden om het maximale rendement uit je ERP-investering te halen.

Valkuil 1: Gebrek aan eigenaarschap maakt ERP tot een IT-feestje

ERP is often seen as “ an IT issue”, while it is the business that has to work with it. This lack of ownership is immediately reflected in the results. No one feels responsible for data quality. Process agreements become non-binding suggestions. Improvement actions are left undone because they belong to no one.

Wijs daarom per proces of KPI een duidelijke eigenaar aan. Deze persoon wordt verantwoordelijk voor de kwaliteit van data, het naleven van afspraken en het initiëren van verbeteringen. Maak deze rol expliciet en geef de eigenaar ook de bevoegdheden om daadwerkelijk veranderingen door te voeren. Zo creëer je betrokkenheid vanuit de business en voorkom je dat ERP een puur technisch project blijft.

Valkuil 2: Verandermanagement is geen luxe maar noodzaak

Te veel organisaties focussen op de technische implementatie en vergeten de menselijke kant. Het gevolg: weerstand bij medewerkers, lage gebruiksbereidheid en een massale terugval naar oude systemen zoals Excel en e-mail. Volgens IDC-onderzoek, is gebruikersadoptie dé sleutel tot het realiseren van ERP-waarde.

Therefore, start communicating early on about the reasons for the change. Involve key users in the design of processes. Let end users contribute ideas about the design. Organise workshops where employees can express their concerns and propose solutions. Change management is not a side issue – it is the foundation for successful adoption.

Valkuil 3: Training stopt niet na livegang

Trainingen zijn vaak kort, eenmalig en veel te generiek. Medewerkers krijgen een standaardrondleiding door het systeem en moeten het verder zelf uitzoeken. Het resultaat: ze gebruiken maar een fractie van de mogelijkheden en vallen terug op inefficiënte workarounds.

Plan rolgerichte trainingen die aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden van verschillende gebruikersgroepen. Een verkoper heeft andere functionaliteiten nodig dan iemand van finance. Zorg voor praktisch naslagmateriaal dat medewerkers kunnen raadplegen. Organiseer refreshsessies enkele maanden na livegang, wanneer gebruikers tegen de eerste uitdagingen aanlopen. Maak van leren een continu proces, geen eenmalige gebeurtenis.

Valkuil 4: Zonder meetpunten navigeer je op gevoel

Veel organisaties definiëren niet wat succesvolle adoptie betekent. Ze meten niet hoeveel gebruikers daadwerkelijk inloggen, welke functionaliteiten ze gebruiken of welke procesverbeteringen ze realiseren. Zonder deze inzichten blijven verbeteringen onzichtbaar en verdwijnt het draagvlak bij zowel directie als gebruikers.

Leg vooraf vast welke KPI's en metrics je gaat gebruiken om adoptie te meten. Denk aan inlogfrequentie, doorlooptijden van processen, datakwaliteit en gebruikerstevredenheid. Bedrijven die vaste meetpunten hanteren voor adoptie behalen volgens Harvard Business Reviewgemiddeld 30% hogere ROI op hun ERP-investering. Maak deze metrics zichtbaar voor alle betrokkenen en bespreek ze regelmatig.

Valkuil 5: Stilstand na livegang breekt je systeem op

Na livegang verdwijnt ERP vaak van de agenda. Het projectteam wordt ontbonden, de consultants vertrekken en iedereen gaat weer over tot de orde van de dag. Ondertussen veranderen bedrijfsprocessen, markteisen en gebruikersbehoeften gewoon door. Het systeem dat bij livegang perfect aansloot, raakt binnen een jaar verouderd.

Therefore, make further development part of your long-term planning. Schedule regular evaluation moments to review your processes. Collect feedback from users and translate it into concrete improvements. Reserve budget for optimisations and new functionalities. Don’t see your ERP as a completed project, but as a growing system that evolves with your organization.

Van valkuil naar succes

Stel je voor: een logistiekbedrijf implementeert een nieuw ERP-systeem zonder concreet adoptieplan. Drie maanden na livegang blijkt dat medewerkers nog steeds orders via e-mail verwerken en belangrijke data in Excel bijhouden. Door alsnog keyusers aan te wijzen, gerichte training te organiseren en wekelijks KPI's te bespreken, zou het systeemgebruik binnen drie maanden naar 95% kunnen stijgen. De doorlooptijd van orders zou kunnen halveren en het aantal fouten in de data met 80% kunnen dalen.

Dit scenario laat zien: het is nooit te laat om de adoptie van je ERP-systeem te verbeteren. Met de juiste aanpak transformeer je een onderbenut systeem in een krachtige motor voor je bedrijfsvoering.

Succesvol veranderen met ERP vraagt niet alleen om slimme technologie, maar vooral om de mensen die ermee werken. Door eigenaarschap en continue betrokkenheid te organiseren, zorg je dat het systeem ook echt waarde oplevert.

Meer weten?

Worstel je met de adoptie van je huidige ERP-systeem? Of sta je aan de vooravond van een nieuwe implementatie? We delen graag onze ervaring en helpen je de valkuilen te vermijden. Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Wil je meer lezen over succesvolle ERP-implementaties? Abonneer je op onze nieuwsbrief of volg onze Linkedin-pagina voor praktische tips en inspirerende voorbeelden.

¹. https://lumeniaconsulting.com/insights/blogs/erp-failure-factors