Je IFS-systeem draait. De kernprocessen lopen stabiel en er zijn geen grote storingen. Je gebruikers kunnen hun werk doen. Maar wanneer heb je voor het laatst een nieuwe functie in gebruik genomen die een heel proces verbetert? Of een handmatige rapportage overbodig maakt?

If the answer is more than a year ago, you’re not alone. Most companies treat their ERP system as a workhorse that just needs to keep running, not as a source of continuous improvement. And behind that mindset sits a question that rarely gets asked out loud: am I actually working as efficiently as I think I am? Because that missed opportunity is quietly costing you tens of thousands of euros every month.

De 60% die je niet gebruikt

Uit ervaring weten we dat 60% tot 70% van de functionaliteit in een gemiddeld IFS-systeem onbenut blijft. De meeste bedrijven gebruiken dus maar 30% tot 40% van wat beschikbaar is. Het is aangekocht, geïmplementeerd en de licentiekosten worden betaald. Maar het wordt niet ingezet om de operatie slimmer te maken.

“60 to 70 percent of the available functionality is never used. That is not the exception, that is the average. And I am not talking about exotic modules. Just the things they already have, already pay for, and never switched on.”, Patrick says.

“Ze realiseerden zich niet hoeveel tijd ze verloren. Pas toen we het in kaart brachten, zagen ze het."

De kosten hiervan zitten niet in de licenties zelf. Die zijn er toch al. De echte kosten zitten in wat medewerkers doen, omdat het systeem niet vóór hen werkt, maar veelal tégen. De spreadsheets die naast het ERP worden bijgehouden. De handmatige planningen in Excel, omdat de geavanceerde planningsmodule nooit is ingericht. De uren die finance besteedt aan het samenvoegen van data die eigenlijk uit één bron zou moeten komen.

We zagen bij een klant dat medewerkers op de werkvloer vijf of zes extra scans maakten per order. Keurig ingericht bij de implementatie, ooit met een reden. Maar die reden was er al jaren niet meer. Niemand had het afgevraagd, want het systeem vroeg erom." Patrick schudt zijn hoofd. "Je bedrijf verandert. Je bedrijfsproces verandert mee. Maar je systeem weet dat niet als je het niet vertelt."

Die mismatch heeft echte kosten. Bij een fabrikant van grote afvalverwerkingsmachines heeft Eqeep de inkomende factuurstroom geautomatiseerd. Resultaat: het finance-team bespaart minstens acht uur per week op repetitief werk. Patrick: “Ze realiseerden zich niet hoeveel tijd ze verloren. Pas toen we het in kaart brachten, zagen ze het. Acht uur, elke week, werken die het systeem aan kon."

Bij een Duitse machinebouwer automatiseerden ze het inkomende orderproces via EDI. Elke order scheelt nu vijf minuten administratie. Het bestaande team richt zich nu op kwaliteitscontrole en klanttevredenheid, in plaats van invoerwerk.

De tredmolen van twee releases per jaar

De uitdaging wordt groter. IFS brengt twee grote releases per jaar uit, naast de maandelijkse service-updates. Elke release zit vol met verbeteringen, nieuwe features en zelfs AI-gedreven functionaliteit die je concurrenten misschien wél gebruiken. De mogelijkheden om je processen te verbeteren groeien dus elke zes maanden.

Maar het bijhouden van die releases is een enorme opgave. Het vereist een impactanalyse. Je moet testen, gebruikers trainen en de nieuwe functies activeren. Voor een interne IT-afdeling voelt dit vaak als een extra project bovenop het dagelijkse beheer. Het gevolg is dat releases wel technisch worden geïnstalleerd, maar dat de nieuwe functionaliteit nooit echt in gebruik wordt genomen. Het systeem is up-to-date, maar je werkwijze niet.

Benieuwd naar welke impact de releases hebben op jouw processen? Wij kijken met je mee.

Is één beheerder genoeg?

Veel organisaties hebben één of misschien twee functioneel beheerders. Zij zijn de helden die de dagelijkse vragen oplossen, kleine brandjes blussen en het systeem in de lucht houden. Ze zijn onmisbaar. Maar hebben ze ook de tijd om zich te verdiepen in elke nieuwe release? Om proactief met afdelingen te praten over procesverbetering en te onderzoeken welke ongebruikte module de meeste waarde kan toevoegen?

In de praktijk is het antwoord bijna altijd nee. Beheer is reactief geworden. Het oplossen van incidenten slokt alle tijd op, waardoor er geen ruimte overblijft voor innovatie en optimalisatie. Je betaalt voor een systeem vol potentieel, maar je gebruikt het als een rekenmachine.

Een andere aanpak

Stel je een situatie voor waarin iemand met uitgebreide IFS-kennis en korte lijnen met IFS continu met je meekijkt. Een partner die elke release voor je analyseert en vertaalt naar kansen voor jouw bedrijf. Die proactief voorstelt om een handmatig proces te automatiseren met een standaardfunctie die je al bezit. Die je helpt om de waarde uit je investering te maximaliseren.

Dit gaat niet over het inhuren van een extra consultant voor een project. Het gaat over structurele aandacht voor verbetering. Voor een vast maandbedrag krijg je toegang tot een compleet team van IFS-specialisten. Zo zet je de stap naar proactieve optimalisatie.

De winst zit niet alleen in lagere kosten voor workarounds. Het zorgt voor een betere adoptie van het systeem door gebruikers. Processen worden efficiënter en je haalt meer uit de data die je al hebt. Je maakt je organisatie wendbaarder en slimmer.

Niet elk bedrijf heeft dit nodig. Als je een groot, ervaren IFS-team hebt dat tijd heeft voor continue verbetering, dan red je het prima zelf. Maar wees eens eerlijk over je interne capaciteit. Als je beheerder vooral bezig is met het resetten van wachtwoorden en het oplossen van tickets, wie werkt er dan aan de toekomst?