Je onderhoudsafdeling rent van incident naar incident. Excel-lijsten met werkorders, monteurs die niet weten welke klus prioriteit heeft, en voorraadkasten vol onderdelen waar niemand overzicht over heeft. Herkenbaar? Dan is het tijd om van brandjes blussen naar strategisch assetmanagement te schakelen. In deze blog deel ik een praktische routekaart waarmee je binnen 90 dagen de eerste resultaten boekt.

De realiteit van reactief onderhoud

Laten we eerlijk zijn: de meeste onderhoudsafdelingen werken nog steeds in brandblus-modus. Je team reageert op wat kapot gaat, in plaats van storingen voor te zijn. Werkorders verdwijnen in e-mails, WhatsApp-berichten en Post-its. Monteurs rijden twee keer naar dezelfde locatie omdat ze het juiste gereedschap vergeten zijn.

Deze manier van werken put je team uit. Ze rennen van crisis naar crisis, zonder tijd om structureel te verbeteren. Ondertussen stijgen de kosten, daalt de productiviteit en wordt je organisatie steeds kwetsbaarder voor grote storingen.

Het goede nieuws? Je kunt deze cyclus doorbreken zonder meteen je hele organisatie overhoop te halen. Met een gefaseerde aanpak realiseer je quick wins die direct cashflow genereren, terwijl je toewerkt naar volwassen assetmanagement.

Fase 1: Quick wins die direct opleveren (0-30 dagen)

Begin met wat je vandaag kunt verbeteren. Deze stappen kosten weinig maar leveren direct resultaat:

Centraliseer je werkorders 

Stop met Excel, e-mail en WhatsApp. Kies een centraal systeem waar alle onderhoudsaanvragen binnenkomen. Dit kan zelfs een simpele tool zijn. Het belangrijkste is dat alles op een plek staat. Resultaat: 20% minder dubbel werk binnen twee weken.

Prioriteer op impact 

Niet elke storing is even kritiek. Maak een simpele matrix: welke assets zijn bedrijfskritisch? Wat kost stilstand per uur? Focus je aandacht eerst op de top-10 assets die de meeste schade kunnen veroorzaken. Je monteurs weten nu wat echt belangrijk is.

Voorraad saneren 

Loop door je voorraadkast. Wat ligt er al jaren? Wat gebruik je wekelijks? Identificeer de 20% onderdelen die 80% van je verbruik vertegenwoordigen. Zorg dat deze altijd op voorraad zijn. De rest? Opruimen of terugbrengen naar minimale voorraden. Dit maakt direct 15-20% werkkapitaal vrij.

Fase 2: Digitalisering en data (30-90 dagen)

Nu de basis staat, ga je digitaliseren en data verzamelen:

Implementeer een EAM-systeem 

Kies een systeem dat past bij je organisatie. Begin klein: eerst alleen werkorders en planning digitaal. Train je team goed – adoptie is belangrijker dan functionaliteit. Een simpel systeem dat iedereen gebruikt werkt beter dan een complex systeem waar niemand mee werkt.

Start met conditiemonitoring 

Plaats sensoren op je meest kritieke assets. Begin met simpele metingen: temperatuur, trillingen, draaiuren. Je hoeft nog niet meteen predictive maintenance te doen. Eerst data verzamelen, patronen herkennen, dan pas voorspellen.

Meet je performance 

Definieer 3-5 KPI’s die je wekelijks gaat volgen:

• Mean Time Between Failures (MTBF)
• First-time-fix percentage
• Onderhoudskosten per asset
• Stilstanduren door onderhoud
• Voorraadwaarde vs. verbruik

Deze cijfers geven je inzicht in waar je staat en waar verbetering mogelijk is.

Fase 3: Van preventief naar predictief (90+ dagen)

Met data en systemen op orde, kun je de stap naar voorspellend onderhoud maken:

Analyseer historische data 

Kijk naar storingen van de afgelopen 12 maanden. Welke patronen zie je? Vaak blijken storingen voorspelbaar: altijd na X draaiuren, bij bepaalde temperaturen, na specifieke productiebatches. Deze inzichten zijn goud waard.

Ontwikkel onderhoudsstrategieën per asset 

Niet elk asset verdient dezelfde aanpak:

• Kritieke assets: predictive maintenance met sensoren
• Belangrijke assets: preventief onderhoud op vaste intervallen
• Standaard assets: run-to-failure (gewoon vervangen als het stuk gaat)

Deze differentiatie bespaart kosten zonder risico’s te verhogen.

Integreer met andere systemen 

Verbind je EAM met je ERP, planning en inkoop. Zo worden reserveonderdelen automatisch besteld, planning afgestemd op productie, en kosten direct geboekt. Deze integratie verhoogt efficiency met 25-30%.

Duurzaamheid als bonus

Een prettige bijkomstigheid: beter onderhoud is ook duurzamer onderhoud. Volgens onderzoek vermindert predictive maintenance energieverbruik met 10-15%. Machines die goed onderhouden zijn, verbruiken minder energie en gaan langer mee.

Voor organisaties met ESG-doelstellingen is dit extra waardevol. Je kunt exact rapporteren over:

• Energieverbruik per asset
• CO2-reductie door optimaal onderhoud
• Levensduurverlenging van equipment
• Hergebruik van onderdelen

Deze data wordt steeds belangrijker voor audits, certificeringen en klanteisen.

Begin vandaag, oogst morgen

De stap van reactief naar strategisch onderhoud voelt groot, maar je hoeft niet alles tegelijk te doen. Start met quick wins die direct geld opleveren. Gebruik die besparingen om verder te investeren in digitalisering. Bouw stap voor stap naar predictive maintenance.

Organisaties die deze routekaart volgen, rapporteren na 6 maanden:

• 30% minder spoedklussen
• 25% hogere productiviteit monteurs
• 20% lagere voorraadkosten
• 15% minder ongeplande stilstand

Het mooiste? Je team transformeert van brandblussers naar strategische partners. Ze hebben tijd om verbeteringen door te voeren, kennis te delen en preventief te werken. Dat geeft niet alleen betere resultaten, maar ook meer werkplezier.

Klaar voor de volgende stap?

Wil je weten hoe je deze aanpak vertaalt naar jouw specifieke situatie? Plan een gesprek met onze experts. We analyseren samen je huidige onderhoudsprocesen en maken een concreet stappenplan.

Heb je nog geen concreet vraagstuk, maar hou je wel van een beetje inspiratie op z’n tijd? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief onder aan deze pagina of volg onze LinkedIn pagina.