Servicecontracten en marges
Een servicecontract kan terugkerende omzet opleveren. Maar als niemand per contract ziet wat het werk kost en wat er gefactureerd wordt, verdwijnt de marge ongemerkt.
Waar de marge op servicecontracten weglekt
Op drie plekken kan marge ongemerkt weglekken.
U ziet de marge niet per contract
Contractafspraken, dekking en facturatie staan op verschillende plekken. De marge per contract is dan elk kwartaal een verrassing, in plaats van een getal dat u dagelijks ziet.
Wat kan veranderen in IFS
Als contracten en geïnstalleerde machines in IFS Service Management zijn ingericht en de kosten- en factuurgegevens beschikbaar zijn, kunt u de marge per contract, per machine en per bezoek bekijken.
Extra bezoeken binnen de contractprijs gaan van uw marge af
Verkoopt u beschikbaarheid in plaats van losse uren en onderdelen, dan komt elk extra bezoek dat binnen de contractprijs valt voor uw eigen rekening. Of een extra bezoek apart gefactureerd kan worden, hangt af van de contractafspraken.
Wat kan veranderen in IFS
Als planning, onderdelen en monteurs in IFS Planning & Scheduling Optimization en IFS Field Service Management met dezelfde, actuele gegevens werken, kunt u beter voorkomen dat voor dezelfde klus een tweede bezoek nodig is. Dat hangt af van de inrichting en van kloppende gegevens over onderdelen en monteurs.
Factureerbaar werk dat niet op de factuur komt
Apart factureerbare uren en onderdelen die ten onrechte niet gefactureerd worden, zijn gemiste omzet. Als niemand ze op het moment zelf vastlegt, ziet u dat pas laat. Uren en onderdelen die in het contract inbegrepen zijn, factureert u niet apart: die kosten zijn uitvoeringskosten, geen gemiste omzet.
Wat kan veranderen in IFS
Als monteurs in IFS Field Service Management tijd en onderdelen op de werkorder vastleggen, ook bij de klant, hebt u die gegevens direct in plaats van na een inhaalslag op vrijdag. Dat werkt alleen als de werkorder daarvoor is ingericht en monteurs de registratie consequent gebruiken.
Hoe beschermt u de marge op servicecontracten?
Door vier dingen goed te regelen: leg vast wat het contract dekt, registreer werk en kosten waar ze ontstaan, toets elke klus aan het contract voordat u factureert, en kijk apart naar gemiste omzet en te hoge kosten.
Contractafspraak
Spreek af wat het contract dekt
Leg per contract vast wat inbegrepen is, wat onder garantie valt, wat meerwerk is (en of dat factureerbaar is) en wat u apart factureert. Leg ook vast waarop u rekent: draaiuren, geproduceerde hoeveelheid of afgesproken beschikbaarheid. In IFS Service Management kunt u dat inrichten, van garantie en correctief onderhoud tot prestatiecontracten met SLA's. Wat u precies kunt vastleggen, hangt af van de oplossing die u gebruikt en van de inrichting.
Mensen beslissen: commercie en service bepalen wat de klant wordt beloofd.
Uitvoering
Registreer werk en kosten waar ze ontstaan
Met IFS Planning & Scheduling Optimization kunt u monteurs en routes plannen en de planning aanpassen als een klus uitloopt of er een spoedmelding binnenkomt. In IFS Field Service Management kan de monteur tijd en onderdelen op de werkorder vastleggen. Beide hangen af van de inrichting en van actuele gegevens over monteurs, routes en onderdelen.
Mensen beslissen: de planner bepaalt wanneer de klant voorgaat op efficiëntie.
Toetsing
Toets elke klus voordat u factureert
Is het werk inbegrepen in het contract, valt het onder garantie, is het meerwerk of kunt u het apart factureren? Meerwerk is alleen factureerbaar als het contract dat zo afspreekt. Apart factureerbaar werk gaat op de factuur volgens de afgesproken grondslag. Inbegrepen werk en werk onder garantie factureert u niet apart.
Inzicht
Kijk apart naar omzet en kosten
Gemiste omzet en te hoge uitvoeringskosten vragen elk een andere oplossing. Daarom kijkt u ze los van elkaar na, per contract, per machine en per bezoek. In IFS kan dat zodra contracten, machines en bezoeken zijn ingericht, de kosten- en factuurgegevens beschikbaar zijn en de IFS-oplossing die u gebruikt dit ondersteunt.
Service Management Buyer's Guide for Manufacturers (2026) (Engelstalig document)
Kiest of moderniseert u een platform? Vergelijk wat servicemanagementsoftware voor fabrikanten moet ondersteunen om de marge op servicecontracten te bewaken: contracten, planning, bedrijfsmiddelen en buitendienst.
Engelstalige pdf, direct te openen; u hoeft geen formulier in te vullen.
Hoe niet-gefactureerd werk de servicemarge uitholt
Apart factureerbaar werk dat ten onrechte niet op de factuur komt, is gemiste omzet: de monteur is geweest en de onderdelen zijn gebruikt, maar er staat geen omzet tegenover. Werk dat in het contract inbegrepen is, factureert u niet apart; die kosten zijn uitvoeringskosten. Zo kunnen twee contracten met dezelfde prijs een heel andere marge hebben.
Gemiste omzet
Gemiste omzet kan op meer plekken ontstaan. Een voorbeeld is apart factureerbaar werk dat ten onrechte niet is gefactureerd, bijvoorbeeld doordat dekking verkeerd is toegepast of werk als garantie is geboekt terwijl het factureerbaar was. Een ander voorbeeld is gemiste contractomzet, zoals contracten die niet zijn verlengd. Hoe goed u dat in IFS Service Management ziet, hangt af van de inrichting van contracten en dekking en van de vraag of werk en kosten per contract worden vastgelegd.
Te hoge uitvoeringskosten
Ontbreekt er een onderdeel, dan wordt één bezoek er twee, met extra reistijd, vertraging en het risico op een boete. Valt dat extra bezoek binnen de contractprijs, dan komen de kosten voor uw rekening. Of u het apart kunt factureren, hangt af van de contractafspraken. Ook werk dat in het contract inbegrepen is, kost uren en onderdelen. Dat zijn uitvoeringskosten, geen gemiste omzet, en ze kosten marge, ook als alles wat factureerbaar is goed is gefactureerd.
Vragen over marges op servicecontracten
Hoe beheert u garantievoorwaarden in servicecontracten?
Leg in het contract precies vast wat onder garantie valt, en toets elke afgeronde klus daaraan voordat u factureert. Die toets helpt voorkomen dat factureerbaar werk als garantie wordt geboekt.
Waar lekt marge weg in servicecontracten?
Marge lekt weg wanneer responstijden, onderdelen, vaardigheden van monteurs en facturatieregels op losse plekken worden beheerd.
Hoe beïnvloedt planning de contractmarge?
Een goede planning helpt tweede bezoeken te voorkomen, beperkt reistijd en ondersteunt het halen van de afgesproken servicetijden. De planner bepaalt wanneer de klant voorgaat op pure efficiëntie.
Moeten we ons ERP vervangen om de marge op servicecontracten te beheersen?
Niet per se. De financiële administratie kan in uw huidige ERP blijven, terwijl u de servicecontracten in IFS Cloud beheert. Voor inzicht in de marge per contract moeten de kosten- en factuurgegevens uit beide systemen wel beschikbaar zijn en passend zijn ingericht.
Bespreek uw IFS-vraag over servicecontracten en marges met Eqeep
Vertel waar het bij u knelt: contracten, onderdelen, planning of facturatie. Dan kijken we samen welke IFS-stap bij u past.