AI verslaat planningsuitdagingen in operations met een optimalisatie-engine die alle klussen, monteurs, reistijden en SLA-termijnen tegelijk doorrekent, en het plan bijwerkt zodra de dag verandert. De planner bepaalt op welke regels en waarden de engine rekent, en beslist over de uitzonderingen.
In een eerdere blog deelde Erry de Boer, CEO van Eqeep, zijn visie op de impact van AI binnen finance. In deze blog deelt Erry zijn praktijkinzichten over AI bij complexe planningsvraagstukken in operations, en laten wij zien hoe de planningsengine van IFS daarbij werkt.
Waarom klopt uw planning om negen uur al niet meer?
Omdat de dag verandert en de planning niet meebeweegt. De planning van uw mensen, machines en voertuigen vraagt continu aandacht. Ook het herplannen op basis van SLA-afspraken is bij de meeste bedrijven nog intensief handwerk. Bij een urgente storingsmelding moet uw team direct uitzoeken wie tijd heeft, wie waar moet zijn en welke deadline geldt.
Handmatig plannen kost volgens Erry veel tijd en vergroot de kans op fouten. Planningsleiders herkennen vaak deze knelpunten:
- De planning van vanochtend is om negen uur achterhaald door een uitlopende klus of een zieke monteur.
- Alleen één planner overziet wat voorgaat. Is zij er niet, dan loopt het vast.
- De planning staat in Excel of op een planbord, en bij spoed gaat iedereen bellen.
- Niemand kan doorrekenen wat een groot nieuw contract of twee vertrekkende monteurs betekenen.
Hoe neemt AI uw planningskopzorgen weg?
Door in seconden alle opties naast elkaar te leggen. Het systeem combineert alle belangrijke data: de inhoud van de SLA’s, de beschikbaarheid van uw mensen, hun skills en klantkennis, en de voorraad. Als u dat allemaal goed heeft geregistreerd, stelt AI voor wat u het best kunt doen.
Neem een spoedreparatie voor een belangrijke klant in Den Haag. Monteur Henk is op dat moment onderweg naar Amsterdam, maar hij heeft precies de juiste expertise en de benodigde onderdelen in zijn bus. Het AI-systeem analyseert direct alle opties en ziet dit:
- Monteur Henk kan binnen een uur in Den Haag zijn, omdat het rustig is op de weg.
- Monteur Klaas, die ook de juiste expertise en voorraad heeft, rondt over dertig minuten zijn huidige klus af.
Het systeem past de planning aan. Klaas neemt de afspraak in Amsterdam over van Henk en is daar precies op tijd. Henk rijdt naar de spoedklus in Den Haag.
In IFS PSO loopt zo’n ruil via de planner, of via toewijzingsregels die u vastlegt. Henks klus was al toegewezen, en die verschuift de engine niet zelf. In de Dispatch Console ziet de planner het voorstel en beslist.
Hoe weet de engine welke klus voorgaat?
Uit de waarden die u zelf vastlegt. Een optimalisatie-engine kent het woord ‘belangrijk’ niet. Hij weegt de waarde van elke klus af tegen de kosten om hem uit te voeren, en zoekt de planning met het beste totaal.
In IFS Cloud met IFS Planning & Scheduling Optimization (PSO) werkt dat volgens de IFS-documentatie zo. Elke klus krijgt een basiswaarde: een waarde per uur maal de duur, vermenigvuldigd met gewichten. Die gewichten stelt u in voor de prioriteit van de taak, de kritikaliteit van de installatie en het type servicecontract.
Daartegenover staan kosten per uur, kosten per overuur en een maximum aan reisuren per type monteur. Een SLA-type met een eigen curve bepaalt hoe snel de urgentie van een klus oploopt. Geeft u een soort werk de basiswaarde nul, dan plant de engine het helemaal niet in.
Wat voorgaat, is dus een bedrijfskeuze in getallen. Die maakt u met operations en service samen.
Wat doet de engine als de dag verandert?
Hij blijft doorrekenen en past alleen aan wat nog niet vastligt. IFS noemt dat ‘always optimizing’. Levert een andere planning na aftrek van de kosten meer op, dan wijzigt PSO het deel dat nog niet is toegewezen. Wat al is toegewezen, verschuift de engine niet zelf.
PSO stuurt een eerste plan naar IFS Cloud zodra het een kwaliteitsdrempel haalt die u instelt, of na een maximale wachttijd. Daarna volgen wijzigingen, standaard hooguit eens per minuut. De planner ziet ze in de Dispatch Console op een planbord dat meebeweegt.
Ook de monteur voedt die herplanning. Zijn verwachte aankomsttijd komt in IFS Cloud bij de planner terecht, en de engine past de start van het werk erop aan.
Volgens Erry zorgt AI ook voor heldere communicatie naar alle betrokkenen. Denk aan een update voor de klant (‘Henk is er over een uur’) of een instructie voor uw team (‘Bel klant X met deze boodschap’). Hoe u de aankomsttijd tot een betrouwbare klantbelofte maakt, leest u in ons artikel over serviceplanning en SLA’s.
Wat beslist de planner nog zelf?
Alles waar een klantbelofte of uitzondering zwaarder weegt dan de rekensom. De engine stelt voor. Mensen beslissen:
- Welke waarden, gewichten en kosten de engine gebruikt.
- Of een voorgestelde toewijzing doorgaat. In de Dispatch Console neemt de planner het voorstel van de engine over of past hij het aan.
- Welk werk automatisch wordt toegewezen of teruggenomen. Dat doet de Schedule Dispatch Service alleen volgens toewijzingsregels die u vastlegt.
- Hoe een uitzondering wordt opgelost, zoals een klant die alleen Henk wil.
Het werk van de planner verschuift zo van puzzelen en bellen naar regels bewaken. De kennis uit het hoofd van één planner komt in het systeem te staan. Eqeep richt die planningsregels en prioriteiten in met uw planners.
Kunt u vooraf doorrekenen wat een verandering betekent?
Ja, maar niet met de engine die de komende dagen plant. Volgens de PSO-brochure van IFS uit 2021 beantwoordt u vragen over de langere termijn met IFS WISE en IFS Advanced Resource Planner (ARP).
Met WISE (What If Scenario Explorer) toetst u een idee voordat u eraan vastzit. U rekent door hoeveel monteurs u nodig heeft, met welke skills en op welke locaties, en welke KPI’s zij dan kunnen halen. Zo ziet u wat een groot nieuw contract of een herindeling van werkgebieden vraagt.
ARP maakt roosters die rekening houden met arbeidstijdregels, ploegenpatronen, skills en pauzes. Die roosters kunnen daarna naar de engine. Download de brochure voor een overzicht van de PSO-modules.
Welke gegevens moeten op orde zijn?
De skills, beschikbaarheid en locatie van uw mensen, de duur van klussen, reistijden, uw voorraadniveaus en uw klantafspraken. Waarom gegevens de basis van elke AI-toepassing zijn, leest u in ons artikel ‘Hoe echt kan kunstmatig zijn?’.
Een skillsmatrix is daarbij meer dan een lijst namen. In IFS Cloud kan een resourcegroep een vaardigheidsniveau hebben dat een klus korter of langer laat duren. Certificaten moeten passen bij wat de taak vraagt, en competenties ook als u die optie in de planningsconfiguratie aanzet.
Realistische duren haalt u uit afgerond werk. Met de optie Adjust Duration rekent IFS met de gemiddelde duur van afgeronde klussen van hetzelfde type op dezelfde locatie.
Reistijd berekent PSO op echte wegennetten, dus de engine heeft geldige coördinaten nodig. Roosters en pauzes gaan pas mee als ze vooraf zijn gegenereerd.
Hoe begint u met slimmer plannen?
Met een afgebakende pilot. Ken uw team, uw resources en uw SLA’s, want alleen dan kan AI zijn werk doen. Een logische volgorde:
- Meet eerst uw reistijd en kosten per opdracht, voordat u doelen vastlegt.
- Kies één serviceorganisatie of vestiging. In IFS Cloud koppelt u daar een eigen planningsdataset aan.
- Laat de engine eerst voorstellen doen die uw planners zelf toewijzen.
- Schakel automatisch toewijzen pas in als de voorstellen kloppen, en vergelijk het resultaat met uw nulmeting.
Heeft u een klein team en verandert uw dagplanning zelden, dan levert een optimalisatie-engine weinig op. IFS Cloud kent ook een handmatige werkwijze in de Dispatch Console, en dat kan dan genoeg zijn.
In de volgende blog zoomt Erry in op AI in sales en marketing. Of uw organisatie klaar is voor AI, leest u in de afsluitende blog over AI-ready worden. Wilt u weten waar een planningsengine uw planners het meeste werk uit handen neemt? Start met een analyse.
Vragen over AI-planning in operations
Weegt de engine een voorkeursmonteur mee?
Ja. Volgens de IFS-documentatie plant PSO werk op skills, kosten, de voorkeursmonteur voor de klus, locatie, waarde en urgentie. Wil een klant alleen die ene monteur, dan beslist de planner.
Wat is het verschil tussen routeplanning en planningsoptimalisatie?
Routeplanning zoekt de kortste route langs klussen die al verdeeld zijn. Planningsoptimalisatie beslist ook wie welke klus doet en wanneer, op basis van skills, beschikbaarheid, locatie, kosten, de waarde van de klus en de SLA-termijn.
Verschuift de engine werk dat al is toegewezen?
Niet uit zichzelf. PSO wijzigt alleen het deel van het plan dat nog niet is toegewezen. Toegewezen werk verandert als de planner het in de Dispatch Console verplaatst of terugneemt, of via toewijzingsregels die u vastlegt.
Waar loopt uw planning vast?
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem een planningsdag mee die anders liep dan gepland. Bespreek uw IFS-vraag.
Blijf een stap voor met IFS. Ontvang releasenieuws en praktijkvoorbeelden van IFS Specialized Partner Eqeep in uw mailbox. Gratis, en afmelden kan altijd.
