AI als gamechanger voor uw sales- en marketingteam

AI helpt uw sales- en marketingteam bij vier dingen: scenario’s doorrekenen, leads en kansen prioriteren, offertes voorbereiden en teksten schrijven. Het werkt zo goed als de klantgegevens die uw team vastlegt. Laat elk voorstel door een mens beoordelen voordat het naar een klant gaat.

In eerdere blogs deelde Erry de Boer, CEO van Eqeep, zijn visie op de impact van AI binnen finance en operations. Deze keer gaat het om sales en marketing, en Erry begint bij de kwartaaltarget.

Herkent u deze uitdagingen?

Soms blijven de verkoopcijfers aan het einde van een kwartaal achter, of moet voorraad versneld weg. Dan levert u wat marge in voor een hoger volume.

Naast Erry’s voorbeeld herkent u misschien ook deze knelpunten: uw accountmanagers vullen de kans per deal op gevoel in. Dezelfde klant staat als lead, prospect en klant in het systeem. U weet niet waarom en aan wie u offertes verliest. En uw marketeers plakken klantlijsten in ChatGPT.

Hoe helpt AI u alsnog uw kwartaaltarget te halen?

Door scenario’s door te rekenen. Neem eind maart. Uw team loopt nog een miljoen achter op de kwartaaltarget, en die omzet moet er komen.

De traditionele aanpak kent u. U roept uw team bij elkaar, plakt de muur vol met sticky notes en brainstormt over oplossingen. Dat kost veel tijd en energie, met een onzekere uitkomst.

Een AI-systeem rekent in plaats daarvan scenario’s door. Wat gebeurt er als u 10% korting geeft op product A, of 12% op product X? Misschien levert slim bundelen meer op. U ziet vooraf een inschatting van wat elke actie oplevert, zonder eerst weken te testen.

Kan AI ook het beste kanaal voor uw actie kiezen?

AI kan meedenken over het kanaal en vooraf een inschatting van het effect geven. Misschien werkt een LinkedIn-campagne het beste voor uw doelgroep, omdat daar de meeste respons vandaan komt. In andere gevallen kan Facebook effectiever zijn. Met deze actie haalt u dan bijvoorbeeld 1,2 miljoen euro extra omzet.

Zo gaat u van brainstorm naar actie. AI gooit ook zelf ideeën in de groep, compleet met berekeningen en verwachte resultaten.

Wij plaatsen hier één kanttekening. De twee sales-assistenten die IFS voor release 26R1 beschrijft, rekenen geen korting- of kanaalscenario’s door. Kanalen kiezen en teksten schrijven doen veel teams met andere tools. Dit is dus het minst IFS-specifieke gebruik van AI in deze serie.

Welke AI voor sales zit in IFS Cloud?

Twee assistenten die antwoorden vanuit uw eigen CRM- en offertehistorie. Volgens de IFS-documentatie voor release 26R1 werkt IFS.ai Copilot for Sales Representatives op de pagina’s voor verkoopkansen, activiteiten en accounts. Uw accountmanagers vragen daar onder meer naar:

• klanten die ze al lange tijd niet hebben gesproken;
• deals in de laatste fase die gesloten kunnen worden;
• de vijf grootste kansen van deze maand, dit kwartaal of dit jaar, gewogen naar waarde en kans;
• de concurrenten aan wie ze vergelijkbare kansen het vaakst verloren;
• verkoopkansen met inconsistenties, met de reden erbij.

De tweede assistent werkt in de verkoopofferte. Die toont per klant de vijf meest genoemde redenen voor verloren offerteregels in de afgelopen zes maanden. Per artikel ziet u welke concurrerende producten op verloren regels het vaakst voorkomen. Ook ziet u de artikelen met de hoogste winrate en de artikelen die klanten vaak samen bestellen.

Dat is de bundel uit Erry’s voorbeeld, op basis van uw eigen orderhistorie. Een voorgesteld artikel zet de verkoper vanuit het Copilot-paneel direct in de offerte. Welke functies in uw IFS-versie beschikbaar zijn, toetsen wij met u. Wat er in uw organisatie op orde moet zijn voordat u AI inzet, leest u in ons artikel over een AI-ready organisatie.

Waarom is de AI maar zo goed als uw CRM?

Omdat AI rekent met de velden die uw team invult als een deal wordt gewonnen of verloren. De redenen voor verloren offertes komen uit offerteregels die als verloren zijn gemarkeerd. Bij een verloren verkoopkans kan de verkoper vastleggen welke concurrent won en waarom. Blijven die velden leeg, dan heeft de assistent niets om te tellen.

Hetzelfde geldt voor de kans per deal. In IFS Cloud kan elke fase van uw CRM-proces een standaardkans krijgen, die de verkoper kan aanpassen of die u vastzet. Volgt de kans alleen de fase, dan is de top vijf van Copilot vooral een lijst van uw grootste deals in de latere fasen. De ranglijst is dus zo goed als uw CRM-sjabloon en de discipline van uw team.

U beslist welke stappen verplicht zijn. Met validatietype Stop rondt een verkoper een fase pas af als de verplichte acties gedaan zijn. De dubbelingencontrole laat zien of een nieuwe lead al als lead of account bestaat, en dubbele records voegt u samen. Een gekwalificeerde lead wordt een prospect of klant, zodat uw team met één klantrecord werkt.

Waar gegevens tussen afdelingen zoekraken, leest u in ons artikel over grip op inefficiënte processen.

Mag u klantgegevens in een AI-chatbot zetten?

Niet zomaar, want ook in B2B gaat het vaak om persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vallen gegevens over organisaties niet onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een zakelijk e-mailadres dat één medewerker gebruikt, is wel een persoonsgegeven. Dat geldt ook voor wat iemand online doet of koopt, zoals het klikgedrag waarmee u leads scoort.

In augustus 2024 waarschuwde de AP na meerdere datalekmeldingen. Bij een telecombedrijf had een medewerker een bestand met klantadressen in een chatbot gezet. Zetten medewerkers persoonsgegevens tegen de afspraken in een AI-chatbot, dan is het een datalek. Is het beleid, dan is het vaak niet wettelijk toegestaan.

De meeste bedrijven achter chatbots slaan alle ingevoerde gegevens op, schrijft de AP. Leg daarom vast welke gegevens uw marketeers en verkopers wel en niet invoeren. De AP noemt ook de optie om met de aanbieder af te spreken dat die de ingevoerde gegevens niet opslaat. Lekt er toch iets, dan is een melding aan de AP en aan de betrokkenen in veel gevallen verplicht.

IFS.ai Copilot geeft volgens IFS alleen inzicht in gegevens waarvoor de gebruiker rechten heeft. Bij een vraag deelt IFS de gespreksgeschiedenis en tot vijf geselecteerde records per lijst met de Machine Learning Service. Copilot kan daarnaast via functieaanroepen gegevens uit de database ophalen die niet op de pagina staan. Bespreek die opzet met uw privacyverantwoordelijke voordat u start.

Eén regel raakt marketing direct. Maakt een contactpersoon bezwaar tegen direct marketing, dan mag u diens gegevens daarvoor niet meer gebruiken, en u mag niet vragen waarom. Zorg dat dat bezwaar ook doorwerkt in de lijsten waaruit AI uw doelgroepen samenstelt.

Wie beoordeelt wat AI voorstelt?

Altijd een mens, en u legt vooraf vast wie. IFS schrijft zelf dat u de antwoorden van de offerteassistent controleert voordat u erop handelt, omdat AI soms een fout antwoord geeft. De verkoper beoordeelt dus de offerte voordat die de deur uitgaat. Over korting en marge beslist de commercieel directeur, ook als AI het scenario heeft doorgerekend.

Voor teksten geldt hetzelfde. Laten uw marketeers AI advertentieteksten of e-mails schrijven, dan moeten ze weten dat AI soms dingen verzint. Zorgen dat zij dat weten, is onder de AI-verordening een plicht voor uw organisatie.

Waar begint u met AI in sales en marketing?

Bij uw data, net als bij finance en operations. Erry’s advies is om uw verkoopresultaten, klantgedrag en campagne-effectiviteit zorgvuldig te registreren.

Begin in IFS Cloud met een reden en concurrent op elke verloren offerteregel, een bewust gekozen kans per CRM-fase en één record per klant. Kies daarna één vraag die uw team elke week stelt, bijvoorbeeld waarom u offertes verliest. Handel op het antwoord en meet de winrate van die artikelen of klanten over het volgende kwartaal. Welke kengetallen daarbij helpen, leest u in onze gids over KPI’s en metrics.

Vragen over AI in sales en marketing

Welke AI-functies voor sales heeft IFS Cloud?

IFS documenteert in release 26R1 IFS.ai Copilot for Sales Representatives voor verkoopkansen, activiteiten en accounts, en IFS.ai Copilot in Sales Quotation voor offertes. Ze tonen onder meer de grootste kansen, redenen voor verloren offertes, winrates per artikel en artikelen die klanten samen bestellen.

Is het e-mailadres van een zakelijke contactpersoon een persoonsgegeven?

Ja, als één medewerker dat adres gebruikt. Volgens de AP valt informatie over een organisatie alleen onder de AVG als die ook iets zegt over een persoon. Bij een klein bedrijf kan ook bedrijfsinformatie iets over de eigenaar zeggen.

Wie keurt een korting goed die AI voorstelt?

Een mens die u vooraf aanwijst. Over korting en marge beslist de commercieel directeur, ook als AI het scenario heeft doorgerekend.

Welke salesvraag wilt u als eerste met AI beantwoorden?

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem de vraag mee die uw salesteam nu de meeste tijd kost. Bespreek uw IFS-vraag.