KPI’s en metrics: zo kiest u de cijfers waarop u stuurt

Een key performance indicator (KPI) laat zien of u een strategisch doel haalt. Een metric volgt hoe een proces loopt en geeft context, zonder streefwaarde of vast besluit. Stuur daarom op een handvol KPI’s met een vaste formule en een eigenaar, en houd de andere cijfers als metric achter de hand. Zo wordt uw maandrapport korter en weet het managementteam bij elk cijfer wat er te beslissen valt.

Wat is het verschil tussen een KPI en een metric?

Een KPI hoort bij een strategisch doel, een metric bij een proces. Neem de crediteurenadministratie. Het aantal facturen per fte laat zien hoe het proces loopt en is een metric. Stuurt u op uw kaspositie, dan is days payable outstanding (DPO) de KPI.

Hoe kiest u de KPI’s waarop u stuurt?

Begin bij uw strategische doelen en kies per doel een paar KPI’s. Ons advies is niet meer dan tien in totaal.

Combineer lagging en leading indicatoren. Een lagging indicator, zoals de brutomarge na de maandafsluiting, meet het resultaat van eerdere keuzes. Een leading indicator, zoals de orderintake, voorspelt een resultaat en geeft u tijd om bij te sturen.

Leg per KPI vast:

• Het doel waar de KPI bij hoort
• De formule en de bron in uw systeem
• De eigenaar, die de cijfers bewaakt en bij een afwijking in actie komt
• Hoe vaak u meet en welke streefwaarde geldt
• Welke actie volgt als de waarde buiten de grens komt

Mensen beslissen: het managementteam kiest de doelen en de streefwaarden. Onze whitepaper uit 2024 is een algemene KPI-gids, niet specifiek voor IFS Cloud, met vijf vragen om elke KPI te toetsen. De normen voor liquiditeitsratio’s daarin zijn vuistregels, zoals hieronder uitgelegd. Download de KPI-whitepaper.

Welke vijf financiële KPI’s vertellen hoe uw bedrijf ervoor staat?

Brutomarge, operationele marge, days payable outstanding (DPO), current ratio en quick ratio. Samen laten ze uw marge, uw betaalgedrag en uw liquiditeit zien. Hieronder staan de standaardformules van het Corporate Finance Institute (CFI).

• Brutomarge = (omzet − kostprijs van de omzet) / omzet. Vergelijk die alleen met bedrijven in uw eigen sector.
• Operationele marge = bedrijfsresultaat / omzet. Het bedrijfsresultaat is de winst uit uw gewone bedrijfsactiviteiten, vóór rente en belastingen. Daalt deze marge terwijl de brutomarge gelijk blijft, dan nemen uw indirecte kosten een groter deel van de omzet in.
• Days payable outstanding (DPO) = gemiddeld crediteurensaldo / kostprijs van de omzet × aantal dagen in de periode. DPO is het gemiddelde aantal dagen waarin u uw leveranciers betaalt.
• Current ratio = vlottende activa / kortlopende schulden. Boven 1 dekken uw vlottende activa de schulden die binnen een jaar vervallen. Een heel hoge ratio kan betekenen dat er geld stilstaat.
• Quick ratio = (vlottende activa − voorraad − vooruitbetaalde kosten) / kortlopende schulden. Boven 1 heeft u genoeg snel beschikbare middelen voor uw kortlopende schulden.

Ook standaardformules laten keuzes open. Telt sales andere kosten mee in de kostprijs van de omzet dan finance, dan heeft uw bedrijf twee brutomarges die allebei kloppen. Voor DPO kiest u hoe u het gemiddelde crediteurensaldo bepaalt en over welke periode u rekent. Leg die keuzes vast bij de formule en de bron van elke KPI.

Een norm als “een current ratio tussen 1,5 en 2” is een vuistregel. CFI noemt geen bovengrens, omdat die per sector verschilt. Vergelijk uw ratio’s met uw eigen verloop en met bedrijven in uw sector.

Een hoge DPO is gunstig voor uw kas, maar leveranciers kunnen daarna strengere voorwaarden stellen. De wet stelt ook grenzen. Volgens artikel 6:119a BW is een afgesproken betaaltermijn in Nederland in principe hooguit 60 dagen.

Betaalt een groot bedrijf een mkb-leverancier of zelfstandige, dan is 30 dagen het maximum en is een langere afspraak nietig. In België is een betaaltermijn tussen ondernemingen sinds 1 februari 2022 hooguit 60 kalenderdagen, tenzij de Koning voor een sector een langere termijn toestaat. Een DPO-doel dat hoger ligt dan de termijnen die u met uw leveranciers mag afspreken, rekent in feite op te laat betalen.

Wanneer is uw KPI-framework aan herziening toe?

Minstens één keer per jaar, als vast onderdeel van uw planningscyclus, en eerder als uw strategie of markt verandert. Een framework van jaren geleden kan op papier blijven werken terwijl teams sturen op doelen die niet meer bij de koers passen.

Neem een fabrikant die op productievolume stuurt, terwijl de vraag verschuift naar variatie en maatwerk. Houdt hij vast aan volume, dan loopt hij het risico afwijkingen in kwaliteit of klanttevredenheid te missen.

U kunt dat toetsen aan uw eigen maandrapport. Noteer bij elke KPI welk besluit het managementteam er het afgelopen kwartaal op nam, en bij welk doel uit uw huidige strategie hij hoort. Blijft een van beide leeg, dan is het een metric of kan hij uit het rapport.

Welke valkuilen maken uw KPI’s waardeloos?

Drie valkuilen maken van een KPI een getal waar niemand op stuurt.

• Cijfers die vooral mooi staan. Een klanttevredenheidsscore zonder verband met klantverloop maakt indruk in een presentatie, maar zegt weinig over uw prestaties.
• De verkeerde groeifase. KPI’s die bij een eerdere fase van uw bedrijf pasten, missen de signalen van de fase waarin u nu zit. Lees hoe het Greiner-model de groeifasen beschrijft.
• Onbetrouwbare data. Twijfelt uw team aan de cijfers, dan besluit het op gevoel. Laat de eigenaar van een KPI daarom ook de kwaliteit van de brondata bewaken.

Hoe vertaalt u een meting naar verbetering?

Door de cijfers uit één bron te halen, zodat het overleg over de actie gaat en niet over welk getal klopt. Werkt sales in een eigen klantsysteem en finance in het systeem voor enterprise resource planning (ERP), dan rekent elke afdeling met andere cijfers. Automatiseer daarna het verzamelen, zodat uw controller tijd houdt voor de analyse. Lees hoe u financiële rapportage uit één systeem haalt.

Onze KPI-whitepaper beschrijft een productiebedrijf met lange doorlooptijden in de crediteurenadministratie, foutgevoelig handwerk en betalingsachterstanden bij leveranciers. Centraliseren alleen loste dat niet op. Die klant werkte niet met IFS Cloud. Eqeep automatiseerde in het ERP-systeem van de klant het goedkeuren van facturen, de meldingen en de betaalplanning.

Door die combinatie van centralisatie en automatisering werden de doorlooptijden korter, steeg het aantal facturen per fte en daalde de foutmarge. Ook de betalingsvoorwaarden met leveranciers zijn heronderhandeld. Werkt u met IFS Cloud, dan is er voor inkoopfacturen een eigen route. Lees hoe de TRAILD-add-on inkoopfacturen in IFS Cloud verwerkt.

Hoe maakt u KPI’s zichtbaar in IFS Cloud?

Met een lobby, een pagina die gegevens uit IFS Cloud en externe bronnen op één scherm samenbrengt. Een lobby bestaat uit elementen zoals tellers, grafieken, lijsten, meters en Power BI-rapporten. Bij veel elementen kan de gebruiker doorklikken naar een pagina die de beheerder heeft ingesteld.

Voor een KPI met een streefwaarde past een state gauge. Die toont de waarde als verkeerslicht tussen een onder- en een bovengrens. Die grenzen zijn vaste waarden of komen uit kolommen van de databron. Leg de streefwaarde daarom op één plek vast, zodat lobby en maandrapport dezelfde norm gebruiken.

IFS Cloud heeft ook een eigen KPI-definitie voor de industry lobbies van IFS. Per KPI kiest u of de waarde handmatig wordt ingevoerd, uit een workflow komt of uit Power BI. Een workflow-KPI rekent op het schema dat u instelt en bewaart elke uitkomst als nieuw record.

Een KPI rekent zichzelf dus niet uit. Iemand moet de workflow bouwen of de waarde invoeren. Welke elementen en KPI-functies u ziet, hangt af van uw release, licentie en rechten. Lees welke functies al in uw IFS Cloud zitten.

Voor het kiezen van KPI’s heeft u geen IFS Cloud nodig. Vijf goede definities in een spreadsheet zijn een betere start dan een lobby met dertig tellers.

Vragen over KPI’s en metrics

Hoeveel KPI’s moet u volgen?

Niet meer dan tien in totaal, is ons advies. Kies per strategisch doel een paar KPI’s en houd de andere cijfers als metric achter de hand. Te veel metingen vertroebelen het zicht op uw belangrijkste doelen.

Wat is een goede current ratio?

Een ratio boven 1 betekent dat uw vlottende activa uw kortlopende schulden dekken. Een vaste bovengrens is er niet, want die hangt af van uw sector. Een heel hoge ratio kan betekenen dat er geld stilstaat dat u ook kunt investeren.

Waarom laat de quick ratio de voorraad weg?

Omdat het volgens CFI te lang kan duren voordat voorraad in geld is omgezet. Ook vooruitbetaalde kosten tellen niet mee. Heeft u veel voorraad, dan kan uw current ratio boven 1 liggen terwijl uw quick ratio eronder zit. Dan kunt u uw kortlopende schulden pas betalen als u eerst voorraad verkoopt.

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem uw huidige KPI-lijst mee naar dat gesprek. Bespreek uw IFS-vraag.