Eqeep automatiseert de verwerking van inkoopfacturen in IFS Cloud, samen met TRAILD

Eqeep, IFS Specialized Partner in de Benelux, biedt IFS Cloud-klanten een add-on die de verwerking van inkoopfacturen automatiseert. Het traject loopt van het inlezen van de factuur tot de betaling. We leveren de add-on samen met TRAILD, Premier IFS ISV Partner en nieuw in ons partnernetwerk.

Waar loopt de verwerking van inkoopfacturen vast?

Bij veel financeteams gaan inkoopfacturen nog met de hand. Iemand typt de factuurgegevens over, codeert ze op de juiste rekeningen, matcht ze met de inkooporder en gaat achter de goedkeuring aan. Elke stap kost tijd en kan misgaan. En als zoveel met de hand gaat, valt een onjuiste of frauduleuze factuur minder snel op voordat die is betaald.

Typische momenten waarop het stilvalt of misgaat:

• Een pdf bevat meerdere facturen, die iemand eerst moet splitsen.
• Het inkoopordernummer ontbreekt, dus iemand zoekt de order erbij.
• De factuur is er al, maar het magazijn heeft de ontvangst nog niet geboekt.
• Iemand die zich voordoet als leverancier, mailt een nieuw rekeningnummer.

Wanneer moet uw crediteurenadministratie e-facturen kunnen ontvangen?

In België nu al. Voor facturen van leveranciers in andere EU-landen vanaf 1 juli 2030. Voor Nederlandse leveranciers vanaf dezelfde datum, als het wetsvoorstel wordt aangenomen.

In België zijn gestructureerde e-facturen sinds 1 januari 2026 verplicht tussen Belgische btw-plichtige bedrijven, in principe via Peppol. Kan uw bedrijf daar nog niet via Peppol ontvangen, dan loopt het volgens de Belgische overheid het risico op een sanctie. De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij.

De Europese datum van 1 juli 2030 staat vast. Volgens Ondernemersplein van de overheid kunnen de regels ook relevant zijn als u alleen zakelijke facturen uit een ander EU-land ontvangt.

Het Nederlandse kabinet koos op 11 september 2026 voor verplichte e-facturatie per 1 juli 2030, ook voor binnenlandse B2B-facturen, meldt de Rijksoverheid. Na een internetconsultatie in het najaar van 2026 wil het kabinet het wetsvoorstel voor de zomer van 2027 indienen.

Kleine leveranciers in de kleineondernemersregeling (KOR) worden volgens het plan vrijgesteld. Reken dus ook na 2030 op een mix van e-facturen en pdf’s. Lees wat e-invoicing voor uw bedrijf betekent.

Wat zijn Peppol en UBL?

Peppol is het netwerk waarover bedrijven e-facturen uitwisselen. Universal Business Language (UBL) is een veelgebruikt formaat voor de factuur zelf. Volgens Ondernemersplein heeft een e-factuur gestructureerde gegevens die software automatisch kan inlezen. Die gegevens volgen een vaste Europese standaard; een pdf-factuur per e-mail voldoet daar niet aan.

Volgens de Belgische overheid sluit u aan via een erkende Peppol-dienstverlener, ook wel access point genoemd. Rechtstreeks registreren kan niet. In België gebeurt die registratie minstens met het ondernemingsnummer.

Bepaal daarom vooraf via welke Peppol-dienstverlener uw e-facturen de add-on bereiken. Dat leggen we in de analyse met u vast.

Hoe werkt de add-on in IFS Cloud?

De add-on is via een realtime koppeling verbonden met IFS Cloud. Hij ontvangt facturen via e-factuurnetwerken zoals Peppol, per e-mail of als pdf, en brengt ze samen op één plek.

Kunstmatige intelligentie (AI) leest elke factuur in, codeert hem op de juiste rekeningen en boekingsregels en matcht hem. Nieuwe leveranciers worden via een leveranciersportaal gecontroleerd voordat ze worden betaald. Gematchte facturen met een laag risico kunnen automatisch worden goedgekeurd. Facturen met een hoger risico worden gemarkeerd en komen met de benodigde informatie bij de goedkeurder.

Financieel verantwoordelijken kunnen betaalrisico’s beoordelen en betalingen in batches goedkeuren. Volgens de IFS-pagina van TRAILD splitst de add-on een pdf met meerdere facturen automatisch in losse facturen.

Wat doet de add-on en wat blijft in IFS Cloud?

Het inlezen, coderen, matchen en goedkeuren gebeurt in de add-on. Inkooporders en ontvangsten blijven in IFS Cloud. De add-on vergelijkt elke factuurregel met de order daar (2-wegmatching) of met de order én de ontvangst (3-wegmatching).

Kleine prijs- en hoeveelheidsverschillen binnen uw tolerantie kunnen automatisch door; grotere gaan naar de juiste goedkeurder. Ontbreekt de ontvangst nog, dan slaat u de factuur in de add-on op als concept. Is de ontvangst in IFS geboekt, dan toont de add-on een melding.

Zonder add-on matcht IFS Cloud zelf. Volgens de IFS-documentatie koppelt IFS de factuur via het inkoopordernummer aan de order, en kiest u per leverancier het matchingniveau. Verschillen binnen de tolerantie boekt IFS automatisch.

Komt de factuur vóór de goederen binnen, dan volgt de match na het boeken van de ontvangst. De documentatie van release 25R1 noemt dat automatisch; volgens 25R2 moet iemand de wizard Match Invoices with new PO Receipts draaien.

Waar zit het frauderisico, van leverancier tot bank?

Het risico zit bij de leverancier, bij de factuur en bij het betaalbestand. Bij business email compromise (BEC) doen criminelen zich voor als leverancier en vragen ze om nieuwe betaalgegevens, beschrijft TRAILD. De add-on controleert bankrekening, bedrijfsgegevens en identiteit van een leverancier voordat er wordt betaald, en waarschuwt bij wijzigingen.

Elke factuur krijgt ook een automatische risicobeoordeling, onder meer op dubbele facturen, ongewoon hoge bedragen en gewijzigde bankgegevens.

De betaaldienst TRAILD Pay staat op de site van TRAILD alleen voor de VS, Canada en Australië. Stuurt u een SEPA-betaalbestand uit IFS zonder cryptografische handtekening of end-to-end SSL-verbinding naar de bank, dan blijft er een risico over. Dat XML-bestand is relatief eenvoudig te wijzigen, en IFS beveiligt het niet automatisch tegen manipulatie.

Met de hashcode-oplossing van Eqeep berekent IFS bij het aanmaken een SHA-256-code. Komt die overeen met de code die de bank berekent, dan is het bestand niet gewijzigd. Lees hoe hashcodes uw SEPA-betalingen beschermen.

Wie is uw aanspreekpunt?

Voor procesontwerp, implementatie en inrichting is dat Eqeep. Wij ontwerpen en implementeren de financiële processen in IFS Cloud en richten de add-on, ontwikkeld door TRAILD, binnen die processen in. Facturen uit e-factuurnetwerken en andere kanalen komen met minder handwerk in IFS, en finance houdt zicht op de facturen die aandacht vragen.

Hoe richt Eqeep de add-on in?

Ook hier werken we met onze Solution Design Team-methodiek. In Analysis & Design brengen we met uw team in kaart waar de factuurverwerking vertraging, fouten of onnodig werk veroorzaakt.

In Implementation & Realisation richten we de add-on in op uw financiële processen in IFS. In Development & Optimisation kijken we hoe facturen worden verwerkt en gecontroleerd, en verbeteren we waar nodig. In Training & Education bereiden we het financeteam voor op de nieuwe werkwijze.

Mensen beslissen: vóór de inrichting legt uw financeteam deze keuzes vast.

• Welke inkopen via order en geboekte ontvangst lopen, zodat de add-on kan matchen.
• De tolerantie voor prijs- en hoeveelheidsverschillen.
• Welke facturen automatisch door mogen, en vanaf welk bedrag of risico de directie meekijkt.
• Wie een factuur zonder order of ontvangst oppakt: crediteurenadministratie, inkoop of magazijn.

“We zijn blij met het partnerschap met Eqeep,” zegt Warren Steinberg, Director of Growth EMEA bij TRAILD. “Samen bieden we IFS-klanten deskundige implementatie en geautomatiseerde crediteurenverwerking in één samenhangend aanbod, zodat financeteams minder tijd kwijt zijn aan handmatige factuurverwerking en grip houden waar het telt.”

Wilt u zien hoe de add-on werkt in IFS Cloud? Plan een demo.

Wanneer levert de add-on weinig op?

Als uw bedrijf weinig met inkooporders werkt, of maar een klein aantal facturen verwerkt. Koopt u veel in zonder order, dan zit de winst vooral in inlezen, coderen en de goedkeuringsroute.

Bij een klein aantal facturen kan de inrichting zwaarder wegen dan de tijdwinst. Meet daarom vooraf de verwerkingstijd en de kosten per factuur, zodat u na de livegang ziet wat de add-on oplevert. Start met een analyse.

Vragen over de verwerking van inkoopfacturen in IFS Cloud

Werkt de add-on ook met IFS Applications 10?

Dat is niet bevestigd. TRAILD noemt alleen een koppeling met IFS Cloud. Gebruikt u nog IFS Applications 10, vraag dat dan vooraf na. Lees hoe u de migratie van IFS Applications 10 plant.

Wat gebeurt er met een factuur die niet matcht?

Die gaat naar een mens. In de add-on gaat de factuur met het verschil naar de juiste goedkeurder. Ontbreekt de ontvangst, dan kan hij naar inkoop of het magazijn. Matcht u in IFS zelf, dan krijgt de factuurregel een status zoals Unable to Match.

Hoe voorkomt u dat u een factuur twee keer betaalt?

Door te matchen en op dubbele facturen te controleren. De add-on vergelijkt elke binnenkomende factuur met eerdere transacties en markeert een dubbele factuur vóór de betaling. Matching voorkomt volgens IFS ook dat u twee keer betaalt voor dezelfde onderdelen of voor teruggestuurde goederen.

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Bespreek uw IFS-vraag

Over Eqeep

Eqeep is IFS Specialized Partner en gevestigd in Utrecht. Eqeep helpt organisaties met analyse en ontwerp, implementatie, optimalisatie, managed services en training voor IFS.

Over TRAILD

TRAILD is Premier IFS ISV Partner en biedt een cloudplatform voor de crediteurenadministratie dat koppelt met ERP-systemen (enterprise resource planning). TRAILD automatiseert het traject van factuur tot betaling en verwerkt e-facturen via meerdere netwerken. Het platform zet AI in voor meer efficiëntie en financiële grip, met fraudepreventie vanaf het begin ingebouwd.