E-invoicing in aantocht: bereid u voor op de digitale factuurrevolutie

In België is de gestructureerde e-factuur sinds 1 januari 2026 verplicht tussen in België gevestigde btw-plichtige bedrijven, in principe via het Peppol-netwerk. In Nederland wil het kabinet e-facturatie tussen bedrijven per 1 juli 2030 verplicht stellen, ook voor binnenlandse facturen. Op die datum gaan ook de Europese regels voor grensoverschrijdende B2B-transacties in.

Voorbereiden begint bij uw facturen, uw ERP-systeem en uw stamgegevens. Silvester Jansen, consultant bij Eqeep, schreef in september 2025 de eerste versie van deze uitleg. De regels zijn bijgewerkt tot november 2026.

Wat is een e-factuur, en waarom is een pdf er geen?

Een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die software automatisch kan inlezen en verwerken. Een pdf-factuur per e-mail voldoet niet aan de Europese standaard, schrijft Ondernemersplein van de overheid. Lang typte de ontvanger een pdf- of papieren factuur vaak over, met fouten als gevolg.

E-invoicing wisselt gestructureerde factuurgegevens rechtstreeks uit tussen systemen. De Europese norm EN 16931 beschrijft welke gegevens een e-factuur bevat. Universal Business Language (UBL) is een veelgebruikt XML-formaat om die gegevens te versturen. Peppol BIS Billing 3.0 is de uitwerking van EN 16931 voor het Peppol-netwerk en gebruikt UBL.

Hoe werkt e-invoicing in de praktijk?

Via een erkende Peppol-dienstverlener, ook wel access point genoemd. Rechtstreeks aansluiten op Peppol kan niet, meldt de Belgische overheid.

1. Uw ERP-systeem maakt de factuur aan als gestructureerde gegevens.
2. Uw Peppol-dienstverlener verbindt u met het netwerk en verstuurt de factuur over Peppol.
3. Het systeem van uw klant laadt bedrag, datum en btw automatisch in.

Wat is in België verplicht sinds 1 januari 2026?

Een gestructureerde e-factuur voor vrijwel elke factuur tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen. Volgens de Belgische overheid gaat die via Peppol, in het formaat Peppol BIS. Een ander formaat mag alleen als beide partijen akkoord zijn en het binnen EN 16931 blijft. De algemene tolerantieperiode van het eerste kwartaal van 2026 is voorbij.

Voor een Nederlands bedrijf hangt het af van de vestiging. Volgens de FOD Financiën geldt de verplichting niet voor bedrijven zonder zetel of vaste inrichting in België, ook niet met een Belgisch btw-nummer. De wet wordt op dit punt nog aangepast, meldt de FOD Financiën. Heeft u een Belgische dochteronderneming of vaste inrichting, dan valt die er wel onder.

Wie niet klaar is, riskeert een sanctie. Kan uw klant om technische redenen nog niet ontvangen, dan mag u op papier factureren, of als pdf met akkoord van de klant. Die factuur blijft rechtsgeldig, en het risico ligt dan bij de klant. Een klant kan u niet zonder uw schriftelijke akkoord verplichten om facturen in zijn eigen portaal in te dienen.

Daarna volgt e-reporting. Bijna-realtime rapportage van factuurgegevens staat met 2028 als timing in het federale regeerakkoord, volgens de Belgische overheid. Een wet is er nog niet. Die rapportage vervangt dan de jaarlijkse klantenlisting.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Nederland?

Naar verwachting op 1 juli 2030, ook voor facturen binnen Nederland. Nu geldt de plicht alleen voor leveranciers van de Rijksoverheid, die een e-factuur verlangt en geen pdf. Andere klanten hoeven een e-factuur nog niet te accepteren, volgens de factuurregels op Ondernemersplein.

Op 11 september 2026 koos het kabinet voor verplichte e-facturatie en rapportage, ook binnen Nederland. Frankrijk, Duitsland en België maakten dezelfde keuze. Alleen de Europese datum staat vast; de binnenlandse regels zijn nog niet definitief.

• 1 juli 2030: e-facturen voor transacties met bedrijven in andere EU-landen, met digitale rapportage per factuur.
• 1 juli 2030, naar verwachting: e-facturen voor zakelijke transacties binnen Nederland.
• 1 juli 2031, naar verwachting: digitale rapportage van zakelijke transacties binnen Nederland.

Het kabinet wil het wetsvoorstel na een internetconsultatie voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Bedrijven in de kleineondernemersregeling (KOR), met maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar, worden vrijgesteld.

Voor facturen aan bedrijven in andere EU-landen verandert in 2030 ook het ritme. U verstuurt de e-factuur dan binnen tien dagen na de levering, en de nieuwe rapportage per factuur vervangt de opgaaf ICP. Factureert u EU-klanten per maand, toets dan of dat ritme nog past.

De EU nam het pakket VAT in the Digital Age (ViDA) op 11 maart 2025 aan. Sinds 14 april 2025 mogen lidstaten e-facturatie onder voorwaarden verplicht stellen, zonder aparte machtiging. De Europese Commissie beschrijft het ViDA-tijdpad, dat loopt tot januari 2035.

Hoe verstuurt en ontvangt IFS Cloud e-facturen?

Als XML-bericht via IFS Connect. Volgens de IFS-documentatie verstuurt IFS Cloud één factuur per bericht, altijd met een factuurbeeld. Bijlagen gaan in hetzelfde bericht mee, en dat schrijft België ook voor.

Per klant legt u vast dat facturen elektronisch gaan, met berichtklasse INVOIC en mediacode E-INVOICE. Een factuur die bij het versturen stopt, staat onder meer op de pagina Customer Invoices with Errors. Inkomende XML-facturen komen binnen in de interface voor externe leveranciersfacturen.

De IFS-documentatie noemt IFS E-Invoice 2.0 en UBL, niet Peppol BIS Billing 3.0 als zodanig. Volgens IFS kunnen leveranciers van e-factuuroplossingen berichten omzetten tussen standaarden. Spreek daarom met uw Peppol-dienstverlener af wie de omzetting naar Peppol BIS doet en wie de validatie test.

Inkomende facturen automatisch coderen, matchen en goedkeuren is een volgende stap. Lees hoe de add-on van TRAILD dat in IFS Cloud doet.

Welke stamgegevens moeten kloppen?

De gegevens die klant, leverancier en bestelling identificeren. Ontbreken die, dan wordt een factuur afgekeurd of loopt hij vast.

• Het ordernummer van de klant. Volgens de regels van Peppol BIS Billing 3.0 bevat elke factuur een kopersreferentie of inkoopordernummer, anders wordt hij afgekeurd. Leg het ordernummer van de klant dus vast op de verkooporder.
• Registratienummers en adressen. In België levert u standaard af op het ondernemingsnummer, dus u hoeft klanten niet om een Peppol-ID te vragen. Een Nederlandse leverancier vermeldt in Peppol BIS een KvK- of OIN-nummer en een adres met straat, plaats en postcode. Is de klant Nederlands, dan geldt dat ook voor het KvK- of OIN-nummer en adres van de klant.
• Herkenning bij ontvangst. IFS Cloud zoekt uw bedrijf en de leverancier in een vaste volgorde. Eerst kijkt IFS naar het association number, daarna onder meer naar het btw-nummer. Bij de leverancier kijkt IFS ook naar het bankrekeningnummer. Zonder eenduidige match volgt een foutmelding in IFS Solution Manager.

IFS raadt aan om met leveranciers af te spreken welke gegevens u voor die herkenning gebruikt. Uw financeteam bepaalt welke velden verplicht zijn bij een nieuwe klant of leverancier.

Welke route past bij uw bedrijf?

Op IFS Cloud ligt één route voor de hand. U maakt de factuur in IFS en stuurt hem via IFS Connect naar een Peppol-dienstverlener. Een portaal past alleen als u weinig facturen verstuurt, want dan is een koppeling een relatief grote investering.

Een pdf die later met tekstherkenning (OCR) wordt ingelezen, blijft volgens de Belgische overheid foutgevoelig. Laat uw systeem ook ‘Peppol first’ werken, zodat een factuur aan een klant op Peppol automatisch via Peppol gaat.

Waar begint u?

Bij een overzicht van uw facturen per land, per klant en per systeem dat ze maakt of verwerkt. In de Peppol Directory ziet u welke klanten, ook buiten België, e-facturen via Peppol ontvangen.

Geef bestaande verplichtingen voorrang en plan daarna de aanpassingen voor 2030. In een analyse brengen wij met u in kaart:

• welke regel per entiteit en land wanneer geldt;
• welke klanten al via Peppol ontvangen;
• welke stamgegevens ontbreken, zoals kopersreferentie, KvK- of OIN-nummer en ondernemingsnummer;
• hoe IFS Cloud is ingericht voor INVOIC, E-INVOICE en IFS Connect.

Mensen beslissen: u kiest de Peppol-dienstverlener, de volgorde van de uitrol en wie afgekeurde facturen opvolgt. Voor uw Belgische entiteit komen onze consultants ook in België ter plaatse. Start met een analyse.

Hoe begeleidt Eqeep de overstap?

We werken samen met verschillende partners die gespecialiseerd zijn in e-invoicing-software. We helpen u de juiste partner te kiezen en begeleiden het hele implementatieproces.

Silvester

Vragen over e-invoicing in België en Nederland

Is e-facturatie in Nederland al verplicht?

Alleen voor leveranciers van de Rijksoverheid. Het kabinet wil binnenlandse e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht stellen en digitale rapportage per 1 juli 2031. Daarvoor is nog een wet nodig.

Moet een Nederlands bedrijf via Peppol factureren aan Belgische klanten?

Niet op grond van de Belgische verplichting, zolang u geen zetel of vaste inrichting in België heeft. Dat geldt ook met een Belgisch btw-nummer, al wordt de wet op dit punt nog aangepast. Uw Belgische klant mag er wel om vragen, en vanaf 1 juli 2030 gelden de Europese regels voor grensoverschrijdende facturen.

Kan IFS Cloud e-facturen via Peppol versturen?

Via een dienstverlener. IFS Cloud verstuurt de e-factuur als XML-bericht via IFS Connect. Op het Peppol-netwerk komt u alleen via een erkende Peppol-dienstverlener, ook wel access point genoemd. Spreek met die dienstverlener af wie omzet naar Peppol BIS Billing 3.0.

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem mee in welke landen u factureert en welke IFS-versie uw facturen maakt. Bespreek uw IFS-vraag.