Slimmer werken met functies die al in uw IFS Cloud zitten

Uw IFS Cloud bevat functies die spreadsheets, handmatige rapportages en dubbel werk kunnen vervangen, zoals lobbies, workflows, geplande Quick Reports en Page Designer. U vindt ze door te beginnen bij de omwegen van uw teams en elke release-update daarnaast te leggen.

Uw IFS-systeem draait stabiel en uw gebruikers kunnen hun werk doen. Veel bedrijven gebruiken hun ERP-systeem zo, als een werkpaard dat moet blijven doorlopen, en zelden als bron van continue verbetering. Nieuwe functies die een handmatige rapportage overbodig maken, kunnen dan lang blijven liggen.

Hoe ontdekt u welke functies u beter kunt benutten?

Vergelijk de mogelijkheden binnen uw release en licentieafspraken met wat teams in de praktijk gebruiken. Een IFS-systeem kan functionaliteit bieden die uw organisatie nog niet heeft ingericht of in gebruik genomen. Zo maakt u de kans concreet, zonder aan te nemen dat elke organisatie hetzelfde deel onbenut laat.

De kosten hiervan zitten niet in de licenties zelf, want die betaalt u toch al. De echte kosten zitten in wat medewerkers doen omdat het systeem niet vóór hen werkt, maar vaak tégen.

Denk aan de spreadsheets die naast het ERP worden bijgehouden. De handmatige planningen in Excel, omdat de geavanceerde planningsmodule nooit is ingericht. De uren die finance besteedt aan het samenvoegen van gegevens die eigenlijk uit één bron zouden moeten komen.

“We zagen bij een klant dat medewerkers op de werkvloer vijf of zes extra scans maakten per order. Keurig ingericht bij de implementatie, ooit met een reden. Maar die reden was er al jaren niet meer. Niemand had het afgevraagd, want het systeem vroeg erom.”

Patrick schudt zijn hoofd. Een bedrijf verandert, zegt hij, en het bedrijfsproces verandert mee. Maar het systeem weet dat niet als niemand het vertelt.

Dat verschil heeft echte kosten. Bij een fabrikant van grote afvalverwerkingsmachines heeft Eqeep de inkomende factuurstroom geautomatiseerd. Het finance-team bespaart daardoor minstens acht uur per week op repetitief werk.

Patrick: “Ze realiseerden zich niet hoeveel tijd ze verloren. Pas toen we het in kaart brachten, zagen ze het. Acht uur, elke week, werken die het systeem aan kon.”

Bij een Duitse machinebouwer is het inkomende orderproces geautomatiseerd via electronic data interchange (EDI). Elke order scheelt nu vijf minuten administratie. Het bestaande team richt zich op kwaliteitscontrole en klanttevredenheid, in plaats van op invoerwerk.

Welke functies in IFS Cloud vervangen een spreadsheet of handwerk?

Vaak een van de configuratie- en rapportagetools in IFS Cloud. Hieronder vijf voorbeelden uit de IFS-documentatie, telkens naast een herkenbare omweg.

• Een Excel-overzicht dat iemand elke week bijwerkt. Een lobby toont op één pagina wat op dat moment belangrijk is, met tellers, lijsten en grafieken uit IFS Cloud of externe bronnen. Vanuit een element klikt de gebruiker door naar de pagina in IFS.
• Een weekrapport dat iemand met de hand samenstelt en mailt. Een Quick Report van het type SQL Statement, dat iemand met SQL-kennis opstelt, kan op een vast schema draaien. IFS mailt het resultaat dan als Excel-bestand naar de gekozen gebruikers, of zet het in Document Management.
• Een vaste reeks handmatige stappen. Volgens IFS kunnen workflows repetitieve handmatige taken overbodig maken door stappen te automatiseren. Businessanalisten en inhoudelijk experts kunnen ze inrichten zonder maatwerk.
• Financiële rapportages die in Excel worden samengevoegd. IFS Business Reporter breidt volgens IFS de mogelijkheden van Microsoft Excel uit, terwijl de gegevens in IFS Cloud blijven.
• Velden die niemand gebruikt, of invoer die steeds wordt vergeten. Met Page Designer verbergt u velden, maakt u ze verplicht of wijzigt u labels en volgorde. Dat kan per bedrijf, gebruikersgroep of gebruiker.

Of een tool bij u beschikbaar is, hangt af van uw release, licentieafspraken en rechten. Mensen beslissen: uw proceseigenaar kiest welke omweg als eerste verdwijnt.

Waarom blijven nieuwe functies na een release-update liggen?

Omdat het bijhouden ervan werk is dat naast het dagelijkse beheer komt. IFS Cloud krijgt twee release-updates per jaar en meestal elke maand een service-update. Wat u met uw processen kunt, groeit dus elk half jaar, ook op het gebied van AI in IFS Cloud.

Maar elke update vraagt een impactanalyse en tests. Daarna moeten gebruikers training krijgen en moeten de nieuwe functies worden ingericht. Voor een interne IT-afdeling voelt dat als een extra project bovenop het dagelijkse beheer.

Dan wordt de release wel technisch geïnstalleerd, maar komt de nieuwe functionaliteit vaak niet echt in gebruik. Het systeem is up-to-date, uw werkwijze niet.

Meld u aan voor de nieuwsbrief van Eqeep om te horen wat elke release brengt.

Welke omweg kan deze release-update overbodig maken?

Begin bij uw eigen omwegen en leg de release-update daarnaast. Vraag key users en proceseigenaren welke lijsten, rapporten en dubbele invoer zij buiten IFS bijhouden. Die lijst is uw maatstaf. Een nieuwe functie die geen van die omwegen raakt, krijgt een lagere prioriteit.

IFS beschrijft nieuwe functies op zijn blog en op de releasepagina van ifs.com. Voor 26R1 noemt IFS bijvoorbeeld MRP Simulation. Daarmee rekenen planners vraagverschuivingen, leveringsproblemen en capaciteitsgrenzen door op echte planningsgegevens, zonder het lopende plan te raken. Rekent uw planner zulke scenario’s nu in Excel door, dan is dat een kandidaat.

Vóór het toepassen van een release-update draait u in de Release Update Studio een impactanalyse. Die zoekt naar maatwerk dat overlapt met de update, en naar workflows die een API met een bekende breaking change aanroepen. Die analyse gaat over risico’s. Welke nieuwe functie een omweg kan vervangen, staat er niet in.

Let ook op wat verdwijnt. Voor functies die IFS uitfaseert, publiceert IFS op de IFS Community een plan met de vervanging. Een voorbeeld, custom event actions met Execute Online SQL, bespreken we in IFS development en optimalisatie.

Per functie beslist uw proceseigenaar of die nu wordt ingericht, later komt of blijft liggen. Volgens het IFS-supportbeleid van februari 2026 moet u een van de vier laatste releases draaien; wat dat vraagt, leest u in IFS onderhoud en support. Laat de beoordeling meelopen met die updates. Plan uw upgrade.

Is één beheerder genoeg?

Voor het dagelijkse beheer vaak wel, voor verbetering in de praktijk bijna nooit. Veel organisaties hebben één of misschien twee functioneel beheerders. Zij lossen de dagelijkse vragen op, blussen kleine brandjes en houden het systeem in de lucht. Ze zijn onmisbaar.

Voor elke nieuwe release, gesprekken over procesverbetering en het uitzoeken van ongebruikte modules blijft weinig tijd over. Beheer is reactief geworden, omdat incidenten alle tijd opslokken. U betaalt voor een systeem dat veel meer kan, en gebruikt het als een rekenmachine.

Hoe krijgt u structureel aandacht voor verbetering?

Door verbetering een vaste plek te geven in uw applicatiebeheer. Binnen applicatiemanagement van Eqeep kiest u onder meer releasebegeleiding en periodiek advies, met rapportages over gebruik, incidenten en mogelijke verbeteringen. Een team met korte lijnen met IFS analyseert dan elke release en stelt voor welk handmatig proces een bestaande functie kan overnemen.

Een extra consultant voor één project lost dit niet op. Voor een vast maandbedrag krijgt u toegang tot een compleet team van IFS-specialisten. Zo zet u de stap van reactief beheer naar proactieve optimalisatie.

Niet elk bedrijf heeft dit nodig. Heeft u een groot, ervaren IFS-team met tijd voor continue verbetering, dan redt u het prima zelf. Kijk wel eerlijk naar uw interne capaciteit. Is uw beheerder vooral bezig met wachtwoorden resetten en tickets oplossen, dan blijft er weinig tijd over voor de toekomst.

Vragen over functies in IFS Cloud

Welke IFS Cloud-functies kunnen een spreadsheet of handwerk vervangen?

Vaak configuratie- en rapportagetools in IFS Cloud, afhankelijk van uw release, licentie en rechten. Een lobby toont tellers, lijsten en grafieken op één pagina, en een gepland Quick Report mailt een Excel-bestand naar vaste ontvangers. Workflows automatiseren terugkerende handmatige stappen zonder maatwerk. Met Page Designer verbergt u velden of maakt u ze verplicht, per bedrijf, gebruikersgroep of gebruiker.

Hoe vaak brengt IFS nieuwe functies uit?

Twee keer per jaar, met doorgaans een release-update in het voorjaar en een in het najaar. Ook de service-updates, die meestal maandelijks verschijnen, kunnen volgens IFS kleinere verbeteringen bevatten.

Wie beslist welke nieuwe functies we in gebruik nemen?

Uw eigen team, met de proceseigenaar van het proces dat verandert. Eqeep beoordeelt per release welke beschikbare functionaliteit relevant is voor uw processen. Daarna kiest uw team wat nu wordt ingericht, wat later komt en wat blijft liggen.

Kunnen we lobbies en workflows zelf inrichten?

Ja, met de juiste rechten. IFS rekent lobbies, workflows en Page Designer tot configuratie, werk dat klanten meestal zelf doen of laten doen door iemand die namens hen werkt. IFS ziet dat werk het liefst bij power users, ervaren gebruikers die bij Eqeep key users heten, of bij applicatieconsultants. Voor het maken of wijzigen van een lobby is een passende permission set nodig.

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Bespreek uw IFS-vraag.