Financiële verslaglegging wordt efficiënt als alle cijfers uit één systeem komen. Leg vóór het eerste rapport het rekeningschema, de dimensies waarop u boekt en de definitie van elk kerngetal vast. Dan sluit u de maand af in uw systeem voor enterprise resource planning (ERP), niet in Excel. Vanuit een rapport zoomt u in op de details.
Waarom spreken uw financiële rapportages elkaar tegen?
Omdat de cijfers uit verschillende systemen komen, elk met een eigen opbouw. Veel bedrijven hebben per proces of afdeling een eigen systeem, bijvoorbeeld voor HR en voor sales, en die zijn niet gekoppeld. Afdelingen halen hun gegevens er met de hand uit en leveren ze aan in hun eigen ’taal’. U voegt alles daarna zelf samen.
Dan vergelijkt u al snel appels met peren. De datastructuren en de inhoud van datapunten uit verschillende systemen moeten op elkaar aansluiten, anders wordt analyseren lastig. Omzet op factuurdatum en omzet op leverdatum zijn allebei juist, en toch verschillend.
Haalt een afdeling haar target niet, dan wilt u weten of dat aan de bezetting ligt of aan iets anders. Zonder betrouwbare cijfers blijft dat een vermoeden.
Silvester Jansen, ERP Finance Consultant bij Eqeep, werkte zelf ooit met een verouderd informatiesysteem. In 2024 beschreef hij hoe dat ging.
“Je kon er niet eens fatsoenlijk rapportages uit halen en kon het ook niet koppelen aan externe tools. Alles moest je handmatig naar Excel overzetten, waar je dan een macro op losliet om de analyse te doen. Ik weet het, nog steeds zijn veel mensen gek op Excel, maar het is ook heel foutgevoelig. Voor je het weet, ontstaat er een tweede waarheid.”
Wat legt u vast voordat u rapporten bouwt?
Uw rekeningschema, de dimensies waarop u boekt en de definitie van elk kerngetal. Een rapport kan alleen uitsplitsen wat bij de boeking is vastgelegd. Wilt u in het grootboek de marge per productlijn zien, dan moet de productlijn op elke boeking staan.
In IFS heten die dimensies codedelen, en codedeel A is altijd de grootboekrekening. De codedelen B tot en met J zijn optioneel en richt u zelf in, bijvoorbeeld als kostenplaats, project of object. Elk codedeel staat volgens IFS los van de andere, zodat u in meerdere dimensies kunt rapporteren.
IFS adviseert de codedelen en hun waarden vast te leggen voordat u het systeem in gebruik neemt. Dat heeft een reden. Een codedeelwaarde waarop al is geboekt, kunt u niet meer verwijderen of een andere code geven. U kunt wel de geldigheid beperken en er een nieuwe waarde voor in de plaats zetten.
Spreek ook per kerngetal af wat erin telt en welke rekeningen en codedelen de bron zijn. Bij de keuze van die kerngetallen helpt onze gids over KPI’s en metrics.
Wij raden aan elke definitie bij een controller te beleggen, met de applicatiebeheerder als uitvoerder van wijzigingen. Eqeep ontwerpt de kostenstructuur, goedkeuringen en rapportage samen met uw controllers. U beslist welke dimensies u volgt en wie een definitie mag wijzigen.
Hoe maakt u financiële rapporten in IFS Cloud?
Vooral met IFS Business Reporter, volgens IFS zijn belangrijkste oplossing voor financiële rapportage en planning. U ontwerpt rapporten in Excel, terwijl de gegevens uit IFS Cloud komen. Met zoom-in en drill-down gaat u van een totaal naar de details erachter. Voor dagelijkse overzichten zijn er ook lobbies en geplande Quick Reports, twee van de functies die al in uw IFS Cloud zitten.
Een rekeningstructuur, in IFS een accounting structure, telt saldi hiërarchisch op in queries en rapporten, bijvoorbeeld tot een balans of resultatenrekening. Business Reporter haalt rekening- en projectstructuren rechtstreeks in een rapport op. Leg de indeling daarom één keer vast in de structuur, zodat elk rapport dezelfde groepering gebruikt.
Business Reporter kan ook budgetten en forecasts terugschrijven. Projecten legt u tot in detail vast, met verwachte uren en uitgaven. Per project beheert u een budgetversie en meerdere forecastversies, zodat u afwijkingen van de werkelijke cijfers op tijd ziet.
Hoe consolideert u de cijfers van meerdere bedrijven?
Met IFS Group Consolidation. Volgens IFS ligt de nadruk op operationele consolidatie van balans en resultatenrekening, en kunnen operationele en juridische structuren naast elkaar bestaan. Elk bedrijf rapporteert zijn saldi aan een master company, waar valuta worden omgerekend en intercompanysaldi en eigen vermogen worden geëlimineerd. De geconsolideerde saldi analyseert u daarna, ook in Business Reporter.
Daarvoor hoeft niet elk bedrijf hetzelfde rekeningschema te gebruiken. Volgens IFS houden de rapporterende bedrijven hun eigen rekeningschema en rapporteren ze in elke valuta. Bij het rapporteren aan de master company worden hun saldi gemapt naar het rekeningschema van de groep. U beslist vooraf welke rekeningen intercompany zijn en wie die mapping beheert.
IFS Business Reporter, IFS Group Consolidation en de analysemodellen voor Power BI zitten mogelijk niet in elke IFS Cloud-licentie. Wij zoeken voor u uit wat in de uwe zit.
Hoe houdt u de maandafsluiting in de hand?
Door de afsluiting in het systeem in stappen te organiseren. Dan komen er geen late boekingen meer in een afgesloten periode, en bepaalt uw controller wanneer de maand definitief dichtgaat. In IFS Cloud is een periode open, gesloten of definitief gesloten. U sluit een periode per gebruikersgroep, of in één keer voor iedereen via de hoofdkalender.
Volgens IFS blokkeert u toekomstige perioden, zodat niemand er per vergissing op boekt. Zijn alle vouchers (boekstukken) van een periode ingevoerd, dan sluit u de periode voor bepaalde gebruikersgroepen. Voor wie de periode afstemt, blijft hij open.
Vóór het afsluiten controleert IFS of alle boekingen van de periode zijn bijgewerkt. Vouchers die nog in de hold table staan, moeten eerst naar het grootboek. Een gesloten periode kunt u heropenen voor extra vouchers, een definitief gesloten periode niet meer.
Wat wil uw accountant kunnen nalopen?
Wie wat heeft geboekt en goedgekeurd, en wat er in de stamgegevens is veranderd. Voor handmatige vouchertypes kunt u in IFS Cloud een goedkeuringsworkflow aanzetten. Met de optie Separate User Approval keurt een andere gebruiker de voucher goed dan degene die hem invoerde. Welke gebruikersgroep welke vouchertypes mag gebruiken, legt u per nummerreeks vast.
Wijzigingen in stamgegevens legt de History Log vast, voor de tabellen die uw beheerder daarvoor aanzet. Per wijziging bewaart IFS de gebruiker, het tijdstip en de oude en nieuwe waarde. Leg met uw accountant vast welke goedkeuringen en logs hij bij de controle wil zien, zoals de log op rekeningen en codedeelwaarden.
Hoe pakte een klant met 33 informatiesystemen het aan?
Door alle 33 bronnen in één ERP-systeem samen te brengen en per bron te beoordelen wat overlapt en wat geconverteerd moet worden. Zo ontwart u een lappendeken van financiële applicaties, met één bron voor de cijfers als doel. Begin 2024 zat een van onze klanten midden in die overstap. De klant werkte met 33 verschillende informatiebronnen en vond het lastig om alle gegevens te bundelen.
Omdat de klant al jaren op dezelfde manier werkte, was overstappen lastig. Eqeep begeleidde die overstap en gaf instructietrainingen over het nieuwe systeem.
Waar begint u met één financieel systeem?
Bij uw processen, want onze werkwijze begint met analyse en pas daarna met advies en implementatie. Voordat u een nieuw systeem implementeert, brengen we samen in kaart hoe het werk nu loopt. Op basis daarvan beoordelen we of IFS Cloud aansluit en welke functies en koppelingen nog nodig zijn. Eqeep legt daarvoor eerst de structuur van uw organisatie bloot.
Waar de standaard niet past, kiest u tussen configuratie en maatwerk, twee routes die we vergelijken in IFS development en optimalisatie. Met een afspraak voor applicatiemanagement voert Eqeep wijzigingen in wet- en regelgeving door in uw ERP-systeem. Is het nodig, dan maken we een nieuw sjabloon voor het financiële rapport.
Bij een beperkte administratie kan de implementatieomvang zwaarder wegen dan de voordelen. We toetsen daarom eerst procesbehoefte, koppelingen en beschikbare capaciteit. Werkt u al met IFS Cloud, begin dan bij uw codedelen en rekeningstructuren, want die bepalen wat een rapport kan uitsplitsen. Start met een analyse.
Vragen over financiële verslaglegging
Kunt u financiële rapporten in Excel maken met gegevens uit IFS Cloud?
Ja. IFS Business Reporter gebruikt Excel als client voor rapportage, planning en analyse, terwijl de gegevens in IFS Cloud blijven. Rapporten draaien online of volgens een planning, met uitvoer in Excel of als pdf.
Werkt IFS Cloud met Power BI?
Ja. IFS levert analysemodellen voor Power BI en draaitabellen in Excel, waaronder een grootboekmodel voor financiële overzichten en visualisaties. Of die modellen in uw licentie zitten, zoeken wij voor u uit. Voor het grootboekmodel raadt IFS aan rekeningstructuren in te richten voor de resultatenrekening en de balans.
Moet elk bedrijf in de groep hetzelfde rekeningschema gebruiken?
Nee. Volgens IFS mogen de rapporterende bedrijven in IFS Group Consolidation een eigen rekeningschema houden en in elke valuta rapporteren. In de consolidatie worden hun saldi gemapt naar een gemeenschappelijk rekeningschema.
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem uw maandrapportage en uw rekeningschema mee; daarmee bespreken we de route en de eerstvolgende beslissing. Bespreek uw IFS-vraag.
