Een financiële administratie die over losse applicaties verspreid is, krijgt u weer in de pas door één systeem de kern te maken. Elke andere applicatie koppelt u daar bewust aan, of u faseert hem uit. Dat begint met een overzicht van alle applicaties, koppelingen en Excel-bestanden waar uw financiële gegevens doorheen gaan.
Een van onze klanten werkte jarenlang met zo’n breiwerk. In de loop der jaren had het bedrijf allerlei applicaties aangeschaft, waarvan sommige slecht geïntegreerd waren. Transacties moesten overal vandaan worden verzameld en bevatten soms fouten, waardoor de financiële administratie compleet uit de pas liep. Eqeep begeleidde de klant bij de overstap naar één geïntegreerd financieel systeem.
Herkent u het breiwerk in uw eigen administratie?
Signalen dat uw administratie uit de pas loopt:
- Dezelfde factuur of boeking wordt in twee systemen ingevoerd.
- Aan het eind van de maand gaat veel tijd naar het aansluiten van subadministraties op het grootboek.
- Een koppeling draait al jaren, maar niemand weet precies wat ze doet of wie haar beheert.
- Elke applicatie heeft een eigenaar, maar niemand overziet het geheel.
Waar gegevens tussen afdelingen misgaan en wie eigenaar is van een proces, leest u in ons artikel over inefficiënte processen.
Wat veranderde er bij onze klant?
Het nieuwe, geïntegreerde financiële systeem werd IFS. Waar de klant eerst met losse Excel-bestanden werkte, komen nu alle applicaties en transacties samen. Daardoor gingen ook de gefragmenteerde processen op in één duidelijk proces.
Het team heeft nu alleen kennis van IFS nodig om de administratie draaiende te houden. De overstap was ook de stap van lokale naar centrale gegevensopslag in de cloud. Medewerkers kunnen daardoor op elk moment en vanaf elke locatie inloggen.
Met IFS verwerkt de klant routinetaken en transacties sneller en nauwkeuriger. Elk gegeven wordt één keer ingevoerd, in één systeem en op één manier, waardoor de kans op fouten sterk is verkleind. Nieuwe medewerkers leren één systeem met één werkinstructie, dus het inwerken werd makkelijker. Dat leverde meer eenvoud en lagere kosten op.
De klant kreeg beter inzicht in de budgettering, en meer tijd om daarnaar te kijken. Trends werden makkelijker herkenbaar en de cashflow verbeterde. Goedkeuringen die eerst over applicaties verspreid waren, lopen nu via één systeem.
Dat verbeterde de communicatie en samenwerking binnen het bedrijf. Ook de beveiliging werd eenvoudiger, met één centrale applicatie voor gebruikersbeheer en toegangsrechten.
Hoe het verder gaat bij deze klant
Steve Alink, Solution Architect bij Eqeep, in 2024: “We hebben bij deze klant hun financiële administratie flink verbeterd, maar daar blijft het niet bij. We zijn continu bezig met het slimmer maken van financiële processen en daar nemen we onze klanten altijd in mee. Op dit moment zijn AI-oplossingen binnen IFS bijvoorbeeld een hot topic. We verwachten daarmee steeds meer waarde te leveren, zodat onze klanten niet alleen een slim systeem hebben, maar ook voorop blijven lopen in de markt.”
Welke financetaken zich voor AI lenen, leest u in ons artikel over AI in finance.
Hoe brengt u uw financiële applicaties en koppelingen in kaart?
Met één lijst van elke applicatie en elke gegevensstroom, ook de stromen die via Excel of e-mail lopen. Wie cijfers uit het ene systeem overtypt in het andere, heeft ook een koppeling, alleen een zonder controle. Leg per applicatie vast:
- welke financiële gegevens de applicatie maakt, ontvangt of doorgeeft, en aan welk systeem;
- hoe dat gebeurt: via een bestand, een API, een export naar Excel of handmatig overtypen;
- hoe vaak, en wie controleert of alles is aangekomen;
- wie eigenaar is, wie de applicatie beheert en wanneer het contract afloopt;
- welke gegevens fiscaal van belang zijn en hoe lang u ze moet bewaren.
Die laatste kolom heeft een tweede nut. Wilt u met de Belastingdienst afspraken maken over uw bewaarplicht, dan helpt een inventarisatie van alle informatiesystemen met fiscaal relevante gegevens. Per systeem geeft u gemotiveerd aan hoe u de bewaarplicht invult.
Koppelen of vervangen: hoe beslist u per applicatie?
Vervang wat de kern in de standaard ook kan, zeker bij dubbele invoer of als de kennis van een applicatie bij één persoon zit. Koppel een gespecialiseerd proces dat de kern niet dekt, of een groepsgrootboek dat elders blijft. De kern kiest u eerst: het systeem waarin grootboek, debiteuren, crediteuren en goedkeuringen samenkomen.
Daarna helpt uw overzicht. De einddatum van het contract bepaalt wanneer u vervangt. Wie controleert of alles is aangekomen, bepaalt of een koppeling acceptabel is. Weet niemand dat, dan is koppelen geen veilige keuze.
Bij Flamingo Flowers koppelde Eqeep IFS Applications via een API aan het bloemverwerkingssysteem. Volgens het klantverhaal verminderde dat handwerk en logistieke kosten. Lees het verhaal van Flamingo Flowers.
IFS beschrijft IFS Connect als de integratiebroker die IFS met andere applicaties verbindt. Boekingen uit een ander systeem komen binnen via de interface voor externe boekstukken, waar IFS ze toetst aan de boekingsregels. Regels met fouten worden pas boekstukken als iemand ze heeft gecorrigeerd. Spreek dus af wie die regels oppakt.
Het kan ook andersom, bijvoorbeeld als het grootboek van uw groep in een ander ERP-systeem blijft. Met de IFS Financial Connector stuurt IFS boekstukken naar dat grootboek, en inkoop- en verkoopfacturen naar de crediteuren- en debiteurenadministratie daar. Leveranciers, klanten, valutakoersen, rekeningen en codedelen beheert u dan in dat andere systeem, en IFS ontvangt ze daaruit.
Mensen beslissen: uw team bepaalt de systeemgrenzen en wie eigenaar is van welke gegevens. Eqeep onderzoekt met u welke processen in IFS komen en welke in een ander systeem blijven.
Hoeveel historie neemt u mee naar het nieuwe systeem?
Alleen wat uw team in het nieuwe systeem nodig heeft. De rest bewaren en controleerbaar houden is een aparte beslissing. In Nederland is de fiscale bewaartermijn volgens de Belastingdienst normaal gesproken zeven jaar. Die termijn begint pas als een gegeven zijn actuele waarde verliest, bij een huurcontract van vijf jaar dus pas na die vijf jaar.
Bewaart u gegevens digitaal, dan moet de Belastingdienst uw programma’s en bestanden bij een controle kunnen gebruiken. Schakelt u een oude applicatie uit, dan mag u de gegevens omzetten naar een andere vorm. Dat mag als u alle gegevens inhoudelijk juist overzet, de nieuwe drager de hele bewaartermijn beschikbaar blijft en een controle binnen redelijke tijd kan plaatsvinden.
Alleen een auditfile bewaren is volgens de Belastingdienst nooit voldoende. Ook de vroegere stand van stamgegevens, zoals oude prijzen en debiteurenadressen, moet terug te vinden zijn.
In België bewaren ondernemingen hun boeken volgens het Wetboek van economisch recht zeven jaar, vanaf 1 januari na de afsluiting. Voor de inkomstenbelasting en de btw geldt sinds de wet van 20 november 2022 een bewaartermijn van tien jaar. Volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen hoeft de oude boekhoudtoepassing niet bewaard te blijven, zolang onveranderlijkheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Voor elektronische facturen raadt de FOD Financiën aan het oorspronkelijke XML-formaat te bewaren, omdat omzetten de bewijslast flink verzwaart.
Voor wat wel meegaat, biedt IFS de Data Migration Manager. Die importeert gegevens uit het oude systeem, schoont ze op en valideert ze, markeert mogelijke dubbele records en legt vast wat wanneer is overgezet. U beslist met uw controller en accountant hoeveel jaren detail naar IFS gaan en hoe u de rest archiveert.
In welke volgorde pakt u het aan?
Eerst het overzicht en de kern, daarna koppelingen en migratie.
- Maak het overzicht van applicaties, gegevensstromen en bewaarplichten.
- Kies de kern en leg rekeningschema en dimensies vast. Hoe die keuze uw rapportage bepaalt, leest u in ons artikel over financiële verslaglegging.
- Beslis per applicatie over vervangen, koppelen of uitfaseren, met een einddatum voor systemen die tijdelijk naast elkaar draaien.
- Spreek het archief van de oude systemen af met uw accountant, voordat u iets uitschakelt.
- Migreer en test in rondes. Wat die rondes vragen, staat in ons artikel over de kosten van IFS Cloud.
Met een handvol applicaties en een kleine administratie kan een goed beheerste koppeling minder kosten dan een nieuw kernsysteem. Daarom bekijken we eerst met u het overzicht en de beschikbare capaciteit. Start met een analyse.
Vragen over het ontwarren van uw financiële administratie
Hoe lang moet u uw financiële administratie bewaren?
In Nederland normaal gesproken zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. In België bewaren ondernemingen hun boeken zeven jaar volgens het Wetboek van economisch recht. Voor de inkomstenbelasting en de btw geldt daar sinds de wet van 20 november 2022 tien jaar. Laat langere termijnen toetsen door uw adviseur.
Moet u het oude systeem blijven gebruiken na de overstap?
Nee, als u de gegevens volledig en juist omzet en ze de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven. Alleen een auditfile bewaren is in Nederland niet voldoende.
Kan IFS Cloud naast een ander financieel pakket draaien?
Ja, mits taakverdeling en gegevensuitwisseling goed zijn ingericht. IFS Connect verbindt IFS met andere applicaties. Met de IFS Financial Connector stuurt IFS boekstukken naar het grootboek van een ander ERP-systeem. Uw team bepaalt de systeemgrenzen.
Wat betekent één kernsysteem voor uw administratie?
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem uw overzicht van applicaties en koppelingen mee. Bespreek uw IFS-vraag.
