Inefficiënte processen kosten geld in uren voor correcties en aansluitingen en in uitgestelde beslissingen, omdat fouten bij overdrachten tussen afdelingen pas bij finance opvallen.
U krijgt grip als elk proces en elke soort stamgegevens een eigenaar in de organisatie zelf heeft. Meet daarnaast eerst hoe het werk echt loopt. Een enterprise resource planning-systeem (ERP-systeem) helpt pas als die basis staat.
Als CFO heeft u vaak één grote frustratie: vertraagde besluitvorming door onbetrouwbare data. U krijgt informatie te laat, gegevens kloppen niet, of cijfers uit verschillende afdelingen spreken elkaar tegen. Jack Martens, Consultancy Manager bij Eqeep, legt uit waarom een ERP-systeem alleen dat niet oplost en wat de organisatie zelf moet regelen. Wij vullen zijn uitleg aan met de rol van de boekingsregels in IFS Cloud en met een procesmeting.
Waar gaat data mis tussen afdelingen?
Bij de overdracht van het ene team of systeem naar het volgende. Veel organisaties werken nog met versnipperde systemen. Sales gebruikt een CRM, logistiek werkt met Excel-sheets en finance gebruikt weer andere applicaties. Dat geeft handmatige invoer, dubbel werk en meer kans op fouten.
Kijk daarbij naar drie plekken:
- Overdrachten. Een order gaat van verkoop naar het magazijn en daarna naar facturatie. Bij elke stap typt iemand gegevens over of vult ze aan.
- Stamgegevens. Een klant, artikel of leverancier staat in twee systemen, met twee versies van dezelfde betalingsconditie of catalogusgroep.
- Handmatige stappen. Een correctie in Excel of een akkoord per e-mail staat niet in het ERP-systeem, dus het proces laat daar geen spoor achter.
Deze versnippering zorgt ervoor dat u als CFO niet de betrouwbare data heeft die u nodig heeft voor strategische beslissingen. Hoe een ERP-systeem de overdracht tussen afdelingen ondersteunt, leest u in ons artikel over communicatie en samenwerking met ERP.
Waarom ziet finance de fout pas aan het eind?
Omdat het grootboek de laatste schakel is. Finance is eigenaar van de cijfers, maar maakt zelf weinig van de gegevens aan. In IFS Cloud ontstaat een groot deel van de financiële boekingen automatisch uit bedrijfsgebeurtenissen, zoals een voorraadbeweging, een ontvangst of een factuur.
Welke rekening en welke codedelen zo’n boeking krijgt, bepalen de boekingsregels (posting control). Volgens IFS gebruiken die regels gegevens die bij het object van de boeking horen, zoals het artikel of de klant. Voorbeelden uit de documentatie zijn de catalogusgroep en het voorraadtype. Stuurt een regel op de catalogusgroep en kiest logistiek bij een nieuw artikel de verkeerde, dan komt de boeking op de verkeerde rekening.
Loopt een boeking vast op een ontbrekende waarde of op regels die botsen, dan stopt volgens IFS alleen de boeking. De transactie zelf gaat gewoon door. De foutieve boeking wacht in een analyseoverzicht tot iemand de regels corrigeert en haar opnieuw laat boeken.
Bij een voorraadbeweging is het artikel dan wel verplaatst, maar staat de boeking nog niet in het grootboek. Tot iemand die boeking opnieuw laat lopen, sluiten voorraad en grootboek bij de maandafsluiting niet op elkaar aan.
Spreek daarom af wie dat overzicht vóór elke maandafsluiting leegmaakt. De standaard boekingsregels kunt u volgens IFS aanpassen voordat het systeem in gebruik gaat. Dat maakt ze een ontwerpbeslissing, met finance aan tafel. Hoe u rapportage en afsluiting inricht, leest u in ons artikel over financiële verslaglegging.
Waarom maakt één centrale bron het verschil?
Omdat niemand gegevens meer overtypt tussen systemen. Een ERP-systeem biedt één centrale bron voor alle bedrijfsdata, en de processen zijn geïntegreerd. Daardoor kan een financiële afdeling sneller en met minder risico beslissen.
Eén bron verspreidt een fout stamgegeven wel net zo snel, tot in het grootboek. Daarom heeft elke soort stamgegevens een eigenaar nodig.
Wie is eigenaar van uw processen en data?
Iemand van de afdeling die het proces uitvoert, want die kent de gegevens. Een ERP-systeem implementeren alleen is niet de oplossing.
De organisatie moet er klaar voor zijn. Afdelingen moeten weten wat hun verantwoordelijkheid is. Er moet eigenaarschap zijn op de processen en een juiste verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Alleen wanneer deze organisatorische randvoorwaarden zijn ingevuld, kunt u de volledige voordelen van een geïntegreerd systeem realiseren.
Wij adviseren twee soorten eigenaren. Een proceseigenaar is verantwoordelijk voor een proces van begin tot eind, bijvoorbeeld van order tot betaling. Een data-eigenaar is verantwoordelijk voor één soort stamgegevens, zoals klanten, artikelen of leveranciers. Die eigenaar bepaalt welke velden verplicht zijn en wie ze mag wijzigen.
Beleg een soort stamgegevens bij de afdeling die het gegeven in de praktijk kent. Finance stelt de eisen aan de velden die de boekingsregels gebruiken, zoals de catalogusgroep en het voorraadtype van een artikel. U beslist wie eigenaar wordt en welke bevoegdheden daarbij horen.
Wat merkt u als CFO van geïntegreerde processen?
U krijgt betrouwbare data voor cruciale beslissingen. Dat wordt zichtbaar wanneer u deze organisatorische basis combineert met de technische mogelijkheden van een ERP-systeem. U kunt uw cashflow beter beheren, budgetteren en forecasts maken.
U ziet wat er aankomt en welke kosten u kunt verwachten. Dit geeft u een stevige basis voor strategische besluitvorming. Welke kerngetallen u daarvoor volgt, leest u in onze gids over KPI’s en metrics.
Hoe voorkomt u een ‘IT-feestje’?
Door proceseigenaren van de afdelingen zelf het project te laten trekken. Wat u helaas veel ziet, is dat bedrijven een ERP-systeem implementeren zonder de organisatie hierin mee te nemen. Dan wordt het een IT-feestje en vallen de financiële voordelen behoorlijk tegen. Betrek uw mensen dus bij het proces.
Hoe u adoptie na de livegang borgt, leest u in ons artikel over de valkuilen bij ERP-adoptie.
Hoe meet u hoe uw processen echt lopen?
Met de data die uw systemen al vastleggen. Process Intelligence haalt gegevens uit systemen voor ERP, field service management (FSM) of CRM en bouwt daaruit event logs. Een event log is een registratie van alle activiteiten. Daaruit ontstaat een procesmodel met elke stap, iedere keer dat die is uitgevoerd.
Volgens Microsoft vraagt process mining per stap minimaal drie gegevens: een casusnummer zoals een ordernummer, de naam van de activiteit en een tijdstempel. Een correctie in Excel of een akkoord per e-mail heeft geen tijdstempel in het systeem en ontbreekt dus in het procesbeeld. Een lange wachttijd tussen twee stappen kan erop wijzen dat het werk daar buiten het systeem gebeurt.
Process Intelligence werkt op de systemen die u al gebruikt, zoals Microsoft, SAP, IFS, Oracle, Salesforce of ServiceNow. U kunt dus meten voordat u een ERP-keuze maakt. Wij beginnen met één afgebakend proces en toetsen met uw team de businesscase. Download de whitepaper over de basis van Process Intelligence (Engelstalig).
Waar begint u met verbeteren?
Bij één proces waarover afdelingen verschillende cijfers noemen, bijvoorbeeld van order tot factuur. Door eerst dat proces te verbeteren, legt u een stevige basis voor digitalisering.
U hoeft niet te wachten op een complete transformatie om vooruitgang te boeken. Met een gefaseerde aanpak kunt u al snel resultaat behalen. Wij raden deze volgorde aan:
- Meet hoe dat proces nu loopt.
- Wijs voor dat proces een proceseigenaar aan, en een data-eigenaar per soort stamgegevens die erin voorkomt.
- Herstel fouten in het stamgegeven of de boekingsregel waar ze ontstaan.
- Automatiseer daarna de repetitieve stappen in dat proces, zodat finance minder handmatig corrigeert.
- Meet hetzelfde proces opnieuw en vergelijk het met de eerste meting.
Een nieuw systeem lost ook niet alles op. Spreken uw cijfers elkaar tegen omdat afdelingen omzet of marge anders definiëren, dan is dat een afspraak en geen systeemfout. Werkt u met veel losse financiële applicaties, lees dan hoe u het breiwerk van uw financiële administratie in de pas laat lopen.
Vragen over inefficiënte processen
Hoeveel kosten inefficiënte processen?
Tel per maand de uren voor correcties, aansluitingen en dubbele invoer, en vermenigvuldig die met het uurtarief van wie ze doet. Tel daar de kosten bij van beslissingen die op cijfers wachten. Wij kennen geen betrouwbaar algemeen bedrag. Een procesmeting laat zien waar die uren ontstaan.
Wie moet eigenaar zijn van stamgegevens?
De afdeling die het gegeven in de praktijk kent, bijvoorbeeld inkoop voor leveranciers en verkoop voor klanten. Finance legt vast welke velden de boekingen bepalen. U beslist per soort stamgegevens wie wijzigingen mag doorvoeren.
Heeft u een nieuw ERP-systeem nodig om uw processen te verbeteren?
Niet altijd. Meet eerst hoe uw processen nu lopen; Process Intelligence werkt ook op de systemen die u al heeft. Ontstaan de fouten doordat gegevens tussen systemen worden overgetypt, dan helpt één geïntegreerd systeem.
Welk proces pakt u als eerste aan?
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem het proces mee waarover uw afdelingen het vaakst verschillende cijfers noemen. Bespreek uw IFS-vraag
Blijf een stap voor met IFS. Ontvang releasenieuws en praktijkvoorbeelden van IFS Specialized Partner Eqeep in uw mailbox. Gratis, en afmelden kan altijd.
