Hoe ERP-systemen communicatie en samenwerking verbeteren

Een ERP-systeem verbetert de samenwerking tussen afdelingen doordat elke overdracht in hetzelfde systeem gebeurt. Verkoop, planning, magazijn en finance werken aan dezelfde order, en het systeem zet de volgende stap klaar voor wie aan de beurt is. Dat werkt pas als u vooraf afspreekt wie welke stap zet.

Geeft u leiding aan meerdere afdelingen, dan is de communicatie daartussen waarschijnlijk een van uw grootste uitdagingen. Een order blijft hangen of een factuur gaat te laat de deur uit, en u hoort het pas als de klant belt. Erik Koevoet, Manager Central Support Office bij Eqeep, deelt in deze blog hoe ERP-systemen communicatie verbeteren. Wij vullen zijn verhaal aan met drie overdrachten in een orderproces: een orderwijziging, een kredietblokkade en de factuur.

Hoe voorkomt een ERP-systeem vergeten taken?

Door openstaande taken zichtbaar te maken voor wie ze moet oppakken. Neem een gewone werkdag. U heeft net iets met een collega afgestemd, en plotseling komt er iets urgents tussendoor. Voordat u het weet, vergeet u akkoord te geven op een factuur of te melden dat er een fout in zit.

Het systeem toont openstaande taken, zoals de goedkeuring van een factuur, op een overzichtelijke manier. U kunt zelfs regels instellen zodat betalingen automatisch worden voorbereid en u alleen nog akkoord hoeft te geven. Dat voorkomt vertragingen. Leveranciers, collega’s en de budgetbewaker zien dat zaken op tijd worden afgehandeld.

In IFS Cloud bepalen regels wie een inkoopfactuur goedkeurt, op basis van leverancier, codedelen van de boeking, ontvanger of bedrag. Lees hoe Eqeep en TRAILD inkoopfacturen automatisch en veilig verwerken.

Andere collega’s krijgen een seintje via abonnementen op velden en via events, die onder meer een e-mail kunnen sturen of een taak kunnen aanmaken. Lees welke functies al in uw IFS Cloud zitten, zoals workflows en lobbies.

Waarom geeft één systeem eenduidiger informatie?

Omdat iedereen naar dezelfde registratie kijkt. Erik noemt een voorbeeld uit NetSuite, waar de bankgegevens elke middag om één uur worden bijgewerkt. Iedereen ziet dan de stand van één uur en niet die van de minuut erna, maar het is een betrouwbare basis voor beslissingen.

Hetzelfde geldt voor uren. Krijgt u als projectmanager een Excel-overzicht met gewerkte uren, dan weet u niet of ze al in het project zijn verwerkt. Dient u de uren via het ERP-systeem in, dan worden ze correct geregistreerd.

Of deze gegevens volledig kloppen, hangt wel af van uw afspraken en werkprocessen. Heeft u projecten met billable en niet-billable uren, scheid ze dan duidelijk, anders krijgt u verkeerde cijfers. Foutloze communicatie blijft een utopie, want mensen interpreteren op verschillende manieren. Toch verkleint u met een ERP-systeem de foutkans aanzienlijk.

Waar gaat een overdracht tussen afdelingen mis?

Op de momenten dat werk van de ene afdeling naar de andere gaat. Neem een denkbeeldige order bij een maakbedrijf. Verkoop neemt de order aan, planning geeft een productieorder vrij en bestelt materiaal, het magazijn levert en finance factureert. Onderweg kan de order op drie plekken vastlopen:

• Een orderwijziging. De klant wil de order een week eerder, terwijl de productieorder al is vrijgegeven. Planner en inkoper moeten dat weten voordat het werk verder gaat.
• Een kredietblokkade. Het magazijn heeft de order al klaargezet, en pas bij levering blijkt dat de klant over zijn limiet gaat.
• Het factuurmoment. Deze klant wil elke levering eerst goedkeuren. Finance moet weten wanneer dat is gebeurd.

Gaat een orderwijziging vanzelf mee naar productie en inkoop?

Gedeeltelijk. In IFS Cloud kan een orderregel gekoppeld zijn aan de order die erin voorziet, zoals een productieorder of inkooporder. Wijzigt verkoop de datum of de hoeveelheid, of annuleert verkoop de regel, dan kan IFS dat doorzetten naar die gekoppelde orders. Bij een inkooporder kan IFS ook een wijzigingsverzoek naar de leverancier sturen, als dat bericht is ingericht.

Er is een grens. Volgens de IFS-documentatie gaat een datum- of hoeveelheidswijziging alleen mee zolang de productieorder de status Planned, Released of Reserved heeft. De inkooporder mag dan nog niet volledig zijn ontvangen. Bij de vervroegde order uit het voorbeeld staat de productieorder op Released, dus de nieuwe datum kan nog mee.

Daarna is een orderwijziging een gesprek tussen verkoop, planning en inkoop. Mensen beslissen: u spreekt af tot welk moment verkoop een order zonder overleg mag wijzigen.

Wie houdt een order tegen als de klant over zijn kredietlimiet gaat?

Het systeem, op de momenten die u kiest. IFS Cloud controleert onder meer of de klant kredietgeblokkeerd is en of openstaande orders en facturen de kredietlimiet overschrijden.

In de kredietcontrolegroep van een klant legt u vast wanneer die controle draait. Dat kan bij het vrijgeven van de order, het reserveren, de picklijst of de levering. Is de klant zelf geblokkeerd, dan controleert IFS altijd. In het voorbeeld controleert IFS pas bij levering, en dan heeft het magazijn de order al klaargezet.

Op het overzicht Handle Blocked Customer Orders kiest finance hoe een geblokkeerde order verder gaat. Met Release Blocked Order kan de order later in de orderstroom opnieuw blokkeren, met Release from Credit Check niet.

Staat de blokkade op de klant zelf, dan gaat geen order verder tot die op de klantkaart uit staat. Spreek daarom af wie het overzicht bijhoudt en wie verkoop informeert.

Wanneer maakt het systeem de factuur?

Normaal na levering, zoals u het per klant en per ordertype heeft ingesteld. Volgens IFS factureert u een klantorder als de goederen geheel of gedeeltelijk zijn geleverd. Of dat handmatig of automatisch gebeurt, hangt af van het ordertype. Een vooruitfactuur vóór levering kan ook, behalve bij orders met leveringsbevestiging.

Per klant kiest u een factuur per order of een verzamelfactuur, met een vast aantal dagen ertussen of op vaste afsluitdatums. De klant uit het voorbeeld wil een levering eerst goedkeuren. Met leveringsbevestiging factureert IFS die order pas na de bevestiging.

Een afspraak van verkoop wordt zo een instelling in de stamgegevens. Leg die vast bij het aanmaken van de klant, vóór de eerste order. Anders factureert het systeem volgens de instelling die er staat, en niet volgens de afspraak.

Wat gaat er mis als een stap bij de start ontbreekt?

Dan loopt het proces later vast, ook als iedereen zijn eigen stap goed doet. Voor leveranciers geldt hetzelfde als voor klanten. Erik Koevoet geeft een voorbeeld uit zijn eigen werk.

Onlangs kreeg ik van HR te horen dat de facturen van een bepaalde leverancier nog openstonden, hoewel ze al goedgekeurd waren. In het ERP-systeem zag ik inderdaad dat alle facturen waren goedgekeurd, maar niet betaald.

Deze leverancier bleek niet aangemeld voor elektronisch betalen, waardoor zijn bankgegevens niet bekend waren bij de bank. Hierdoor konden de betalingen niet worden uitgevoerd. Bij het aanmaken van een nieuwe leverancier moet u standaardzaken zoals elektronische betaling en bank- en adresgegevens regelen.

Dat geldt ook voor het goedkeuren van uren, het toekennen van inloggegevens voor nieuwe medewerkers en het factureren van klanten. Wanneer alle processen goed zijn ingericht, heeft u er weinig omkijken naar. Maar als u vooraf geen duidelijke afspraken maakt in uw procedures, zal geen enkel ERP-systeem goed functioneren.

Wie eigenaar is van leveranciers- en andere stamgegevens, leest u in het artikel over grip op inefficiënte processen.

Waar begint u met betere overdrachten?

Bij één orderstroom, van order tot betaling. Zet de verantwoordelijken van verkoop, planning, magazijn of service en finance samen aan tafel. Leg per overdracht vast wat de aanleiding is, wie de volgende stap zet en hoe die persoon dat te weten komt.

Bij een IFS-implementatie brengen wij elke overdracht in kaart met de mensen die er eigenaar van zijn. Hoe dat ontwerp ontstaat, leest u in het artikel over analyse en ontwerp.

Een ERP-systeem is niet altijd het antwoord. Bij een beperkte administratie kan de implementatieomvang zwaarder wegen dan de voordelen. Download de whitepaper IFS Implementation Methodology (2020, Engelstalig).

Vragen over samenwerking met een ERP-systeem

Hoe verbetert een ERP-systeem de samenwerking tussen afdelingen?

Doordat alle afdelingen in hetzelfde systeem aan dezelfde order werken. Een wijziging, blokkade of goedkeuring is direct zichtbaar. IFS Cloud kan een orderwijziging doorzetten, een order tegenhouden bij een kredietprobleem en een factuur naar de juiste goedkeurder sturen.

Wat doet IFS Cloud met een order als de klant over zijn kredietlimiet gaat?

De kredietcontrole kan de order blokkeren op de momenten die u per klant instelt, zoals het vrijgeven of de levering. De order komt dan op een overzicht van geblokkeerde orders, waar finance beoordeelt of hij alsnog verder mag.

Kan IFS Cloud collega’s automatisch waarschuwen bij een wijziging?

Ja. Gebruikers kunnen zich abonneren op velden en krijgen bij een wijziging een melding, eventueel per e-mail. Beheerders kunnen events inrichten die een e-mail sturen, een taak aanmaken of een workflow starten.

Welke overdracht kost u de meeste tijd?

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem de overdracht mee waar bij u de meeste orders blijven hangen. Bespreek uw IFS-vraag.