De vijf grootste valkuilen bij ERP-adoptie zijn gebrek aan eigenaarschap, te weinig verandermanagement, eenmalige training, geen meetpunten en stilstand na de livegang. U voorkomt ze door per proces een eigenaar aan te wijzen, gebruikers te betrekken en te blijven trainen, en het gebruik te meten.
Adoptie betekent dat uw mensen hun werk echt in uw systeem voor enterprise resource planning (ERP) doen. Werkt iedereen in IFS, maar staat de planning nog in Excel, dan is de adoptie niet af.
Waarom mislukt een IFS-implementatie na de livegang?
Een IFS-implementatie kan na de livegang vastlopen omdat het project daar stopt, terwijl de verandering in het werk dan pas begint. In de whitepaper IFS Implementation Methodology (juni 2020, nog geschreven voor IFS Applications) is de livegang de laatste fase. Daarna gaat de oplossing over naar wat IFS de governance-organisatie noemt, en wordt het project geëvalueerd en afgesloten.
Volgens die methodiek ligt het governancemodel voor de oplossing al vóór de livegang vast, samen met het cutoverplan. Kijk of daarin staat wie na de livegang het gebruik volgt, de key users aanstuurt en over verbeteringen beslist. Staat het er niet in, dan neemt niemand het werk van het projectteam over. Leg het dan alsnog vast.
Direct na de livegang volgt hypercare, een periode met afgesproken extra ondersteuning. De vragen en omwegen uit die periode laten zien waar u moet beginnen. Ligt de oorzaak eerder, in ontwerp, tests of datamigratie, lees dan IFS-implementatie in vier stappen en hoe u een IFS-programma weer onder controle brengt.
Wat zijn de vijf grootste valkuilen bij ERP-adoptie?
Hieronder beschrijft Erry de Boer, CEO van Eqeep, de vijf valkuilen en hoe u ze aanpakt. Bent u al live, dan zijn eigenaarschap, meten en doorontwikkeling nog te herstellen; hoe, leest u verderop.
Valkuil 1: Gebrek aan eigenaarschap maakt ERP tot een IT-feestje
ERP wordt vaak gezien als ‘iets van IT’, terwijl de afdelingen die ermee werken het moeten dragen. Dit gebrek aan eigenaarschap ziet u direct terug in de resultaten. Niemand voelt zich verantwoordelijk voor de datakwaliteit, en procesafspraken verworden tot vrijblijvende suggesties. Verbeteracties blijven liggen omdat ze van niemand zijn.
Wijs daarom per proces of KPI een duidelijke eigenaar aan. Deze persoon wordt verantwoordelijk voor de kwaliteit van data, het naleven van afspraken en het initiëren van verbeteringen. Maak deze rol expliciet en geef de eigenaar ook de bevoegdheden om daadwerkelijk veranderingen door te voeren. Zo raken de afdelingen zelf betrokken en voorkomt u dat ERP een puur technisch project blijft.
Valkuil 2: Verandermanagement is geen luxe maar noodzaak
Te veel organisaties richten zich op de techniek en vergeten de mensen. Dat leidt tot weerstand bij medewerkers, lage gebruiksbereidheid en een massale terugval naar oude systemen zoals Excel en e-mail.
Start al vroeg met communicatie over het waarom van de verandering. Betrek key users bij het ontwerp van processen en laat eindgebruikers meedenken over de inrichting. Organiseer workshops waar medewerkers hun zorgen kunnen uiten en oplossingen kunnen aandragen.
Valkuil 3: Training stopt niet na de livegang
Trainingen zijn vaak kort, eenmalig en veel te generiek. Medewerkers krijgen een standaardrondleiding door het systeem en moeten het verder zelf uitzoeken. Daardoor gebruiken ze maar een fractie van de mogelijkheden en vallen ze terug op omslachtige omwegen.
Plan rolgerichte trainingen die aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden van verschillende gebruikersgroepen. Een verkoper heeft andere functionaliteiten nodig dan iemand van finance. Zorg voor praktisch naslagmateriaal dat medewerkers kunnen raadplegen.
Organiseer refreshsessies enkele maanden na de livegang, wanneer gebruikers tegen de eerste uitdagingen aanlopen.
Valkuil 4: Zonder meetpunten vaart u op gevoel
Veel organisaties definiëren niet wat succesvolle adoptie betekent. Ze meten niet hoeveel gebruikers daadwerkelijk inloggen, welke functionaliteiten ze gebruiken of welke procesverbeteringen ze realiseren. Zonder deze inzichten blijven verbeteringen onzichtbaar en verdwijnt het draagvlak bij zowel directie als gebruikers.
Leg vooraf vast welke KPI’s en metrics u gebruikt om adoptie te meten. Denk aan daadwerkelijk systeemgebruik, doorlooptijden van processen, datakwaliteit en gebruikerstevredenheid. Leg een nulmeting vast en volg veranderingen samen met de kosten van training en ondersteuning. Maak deze metrics zichtbaar voor betrokkenen en bespreek ze regelmatig.
Valkuil 5: Na de livegang staat het systeem stil
Na de livegang verdwijnt ERP vaak van de agenda. Het projectteam wordt ontbonden, de consultants vertrekken en iedereen gaat weer over tot de orde van de dag. Ondertussen veranderen bedrijfsprocessen, markteisen en gebruikersbehoeften gewoon door. Het systeem dat bij de livegang aansloot, sluit steeds minder aan op het werk.
Maak doorontwikkeling daarom onderdeel van uw langetermijnplanning. Plan vaste evaluatiemomenten waarop u processen tegen het licht houdt. Verzamel feedback van gebruikers en vertaal deze naar concrete verbeteringen. Reserveer budget voor optimalisaties en nieuwe functionaliteiten.
Hoe ziet u of uw mensen IFS echt gebruiken?
U ziet of uw mensen IFS echt gebruiken aan de sporen die het werk in IFS achterlaat, en aan wat ernaast gebeurt. Het aantal logins alleen zegt weinig. Let op deze signalen:
- Rapporten die niemand opent. Vraag uw key users welke ze nog gebruiken.
- Werk buiten het afgesproken proces. IFS Process Intelligence laat op basis van uw transactiedata zien hoe het werk echt door IFS loopt. Zo ziet u waar de uitvoering afwijkt van het ontwerp.
- Orders en gegevens die achteraf worden ingevoerd of gecorrigeerd.
- Vragen die terugkomen. De maandrapportage van de helpdesk van Eqeep toont welke modules de meeste vragen opleveren en welke gebruikers het vaakst bellen.
In een lobby in IFS Cloud zet u zulke signalen op één pagina. Bespreek ze maandelijks met de proceseigenaren. Mensen beslissen: de proceseigenaar kiest welk signaal eerst aandacht krijgt. Lees hoe u KPI’s kiest die sturen.
Hoe laat u de directie zien wat IFS oplevert?
U laat zien wat IFS oplevert met een nulmeting per proces en vaste signalen die de proceseigenaar aan de directie toelicht. Ontbreekt een nulmeting, leg dan nu vast hoe het werk ervoor staat, bijvoorbeeld in doorlooptijden en datakwaliteit. Zet daar de signalen uit de lobby naast, met de kosten van training en ondersteuning. Zo ziet de directie per proces wat er is veranderd en wat dat heeft gekost.
Hoe voorkomt u dat uw key users overbelast raken?
U voorkomt overbelasting door de tijd van key users vast te leggen en de vragen over meer mensen te verdelen. Het supportbeleid van IFS (versie 2026-02) legt de eerste lijn en de ondersteuning van eindgebruikers bij de klant, inclusief training en applicatieconfiguratie.
Na de livegang komen de vragen van collega’s dus bij uw eigen mensen terecht, en zonder afspraken bij de key users. Wat IFS van uw key user verwacht, leest u in ons artikel over applicatiemanagement in eigen huis.
Bouw een netwerk met per proces of locatie een key user en een vervanger, en geef hen vaste tijd per week voor vragen. De eerste lijn kunt u ook bij de helpdesk van Eqeep onderbrengen. Lees hoe u IFS-kennis borgt als key users vertrekken.
Waarom begint adoptie bij elke release-update opnieuw?
Adoptie begint bij elke release-update opnieuw, omdat een release kan veranderen hoe schermen en stappen werken. IFS Cloud krijgt twee releases per jaar, volgens het IFS-supportbeleid meestal in het voorjaar en in het najaar.
IFS schrijft zelf dat zijn verbeteringen extra training van key users en gebruikers kunnen vragen. Plan een korte opfrisronde bij de twee release-updates, niet bij elke service-update. Die komen meestal maandelijks en zijn bedoeld om bestaande functionaliteit zo min mogelijk te raken. Lees hoe Eqeep IFS-training per rol opzet.
Welke nieuwe functies u in gebruik neemt, beslist uw team met de proceseigenaar van het proces dat verandert. Lees welke functies al in uw IFS Cloud zitten. Hoe ver u mag achterlopen, staat in IFS onderhoud en support.
Wanneer helpt meer adoptiewerk niet?
Meer adoptiewerk helpt niet als het systeem het werk echt niet ondersteunt. Een hardnekkige omweg kan betekenen dat een stap in de inrichting ontbreekt, of dat een verplichte stap niets toevoegt. Dan lost extra training het niet op en is een wijziging in IFS nodig. Of configuratie volstaat of maatwerk nodig is, leest u in IFS development en optimalisatie.
Vragen over ERP-adoptie
Hoe meet u ERP-adoptie in IFS Cloud?
Met signalen uit het systeem en uit de praktijk, naast een nulmeting. Kijk naar rapporten die niemand gebruikt, naar afwijkingen van het afgesproken proces en naar terugkerende supportvragen per module.
Wie is na de livegang verantwoordelijk voor adoptie?
Uw eigen organisatie, met per proces een eigenaar die over afspraken en verbeteringen beslist.
Wanneer heeft u een adoptieprobleem en wanneer een inrichtingsprobleem?
U heeft een adoptieprobleem als het werk in IFS kan, maar mensen het anders doen. Kan zelfs een key user het niet zonder omweg, dan ligt het aan de inrichting.
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Beschrijf welke omwegen u ziet en waar uw key users vastlopen. Bespreek uw IFS-vraag.
Blijf een stap voor met IFS. Ontvang releasenieuws en praktijkvoorbeelden van IFS Specialized Partner Eqeep in uw mailbox. Gratis, en afmelden kan altijd.
