Applicatiemanagement houdt uw IFS-omgeving na de livegang bruikbaar en actueel: gebruikersvragen, wijzigingen in de inrichting, autorisaties en updates. Het verdient meer aandacht dan het vaak krijgt. IFS ondersteunt alleen de ongewijzigde standaardsoftware van een actuele release; de eerste lijn, de inrichting en het testen legt IFS bij uw eigen organisatie.
Het kiezen van de juiste oplossing is stap één; het beheer en onderhoud daarna krijgen vaak te weinig aandacht.
Waarom blijft applicatiemanagement liggen?
Omdat na de livegang niemand er echt tijd voor heeft. Het projectteam is weg, de consultants zijn vertrokken en alle vragen komen bij één collega terecht. Die doet het beheer naast het eigen werk, net als uw key users.
Dan komt de volgende release-update van IFS eraan. Niemand weet precies wat er voor uw processen verandert, hoe u de update aanpakt of wie test. Zoekt u de antwoorden zelf, dan kost dat tijd en geld, omdat u mensen moet aannemen of opleiden. Intussen loopt u achter op nieuwe ontwikkelingen.
Erry de Boer, CEO van Eqeep, ziet dit probleem vaak voorbijkomen. Bij Eqeep geloven we dat de oplossing die uw ideale wereld creëert, dat alleen blijft doen als u bijblijft.
Welke rollen heeft applicatiemanagement in eigen huis nodig?
Vier: een proceseigenaar, een functioneel applicatiebeheerder, key users en technisch beheer. Eén persoon kan twee rollen combineren, als maar vastligt wie welke taak heeft. Alleen de key user komt uit het supportbeleid van IFS; de andere drie rollen zijn de indeling die wij aanraden.
- Proceseigenaar. Beslist per proces welke wijziging nodig is, welke melding voorgaat en welke nieuwe functie u in gebruik neemt.
- Functioneel applicatiebeheerder. Beheert de inrichting, gebruikers en autorisaties. Verzamelt wijzigingsverzoeken en coördineert meldingen, tests en updates. Een logische kandidaat voor de key user richting IFS.
- Key users. Het eerste aanspreekpunt voor collega’s, per proces of afdeling. Zij testen wijzigingen en updates en helpen nieuwe collega’s op weg.
- Technisch beheer. Database, integraties, batchjobs en prestaties. Draait IFS op uw eigen platform of in een andere cloud, dan regelt u volgens IFS ook back-ups, herstel en het installeren van geleverde code. Bij IFS Cloud Services staat die verdeling in uw contract met IFS.
U beslist wie welke rol krijgt en hoeveel uur per week daarvoor vrijkomt. Hoe u de kennis van key users vasthoudt als zij vertrekken, leest u in het opleidingsplan van Eqeep.
Wat verwacht IFS van uw key user?
Dat die problemen eerst zelf onderzoekt en uw meldingen bij IFS beheert. Volgens het IFS-supportbeleid (versie 2026-02) benoemt u één key user voor al uw gebruikers. IFS verwacht dat die getraind is om problemen eerst zelf op te lossen en fouten te melden. Vervangers zijn toegestaan, en taken mogen naar andere getrainde medewerkers van wie IFS de namen heeft.
IFS communiceert in het Engels. Voor een nieuwe case zoekt uw key user eerst in de Knowledge Search van IFS en gaat die na of het probleem te reproduceren is. De case beschrijft wat er gebeurt en wat u verwachtte, met de stappen, schermafdrukken of logs en de gevolgen voor uw bedrijf. U coördineert al uw cases zelf, zodat niets dubbel wordt gemeld.
Een case met prioriteit 1 vraagt volgens IFS een deskundige medewerker aan uw kant. Reageert niemand op tijd op een voorgestelde oplossing, dan sluit IFS de case. Lees hoe u uw IT-omgeving ook tijdens vakanties beschikbaar houdt.
Wie is verantwoordelijk voor uw configuraties?
Uw eigen organisatie. Zit een probleem in uw configuraties, inhoud of gegevens, dan noemt het IFS-supportbeleid dat een vals alarm. IFS sluit zo’n case, en werk eraan kan IFS in rekening brengen.
Onder configuraties verstaat IFS onder meer eigen velden, objecten, events, menu’s en bedrijfsregels, client scripting en rapportlay-outs. Ook persoonlijke instellingen zoals opgeslagen zoekopdrachten en schermindelingen tellen mee.
Geef daarom elke configuratie een eigenaar, leg vast waarom die bestaat en wie een wijziging goedkeurt, en test haar mee bij elke update. Het verschil tussen configuratie en maatwerk leest u in development en optimalisatie.
Wat vragen de updates van IFS van uw team?
Twee release-updates per jaar, meestal in het voorjaar en in het najaar, en doorgaans elke maand een service-update. Elke update die u installeert, test u zelf. Volgens het supportbeleid ligt het testen van oplossingen en releases volledig bij de klant.
Bij IFS Cloud Services plant u de installatie met een aanvraag bij IFS. Bij andere installaties zet uw technisch beheer de update zelf in uw omgeving. Per update doet uw team het volgende:
- De functioneel applicatiebeheerder bepaalt wat er voor uw processen verandert.
- Key users testen processen, configuraties, maatwerk en integraties in een testomgeving.
- De proceseigenaar keurt goed en kiest met IT een onderhoudsvenster.
- Key users leggen collega’s uit wat er verandert.
- De functioneel applicatiebeheerder volgt de IFS Community, waar IFS een plan publiceert voor functies die verdwijnen.
Plan daarom vaste testcapaciteit en onderhoudsvensters in, ook voor de maandelijkse service-updates. Hoeveel uur dat kost, hangt af van uw inrichting, uw maatwerk en het aantal integraties. Hoe ver u mag achterlopen voordat uw support vermindert, leest u in IFS onderhoud en support.
Wat houdt u in eigen huis en wat besteedt u uit?
Houd de beslissingen in huis en besteed uit wat specialistische kennis vraagt. U kunt mensen aannemen of opleiden, of het beheer overlaten aan een partner die de applicaties door en door kent. Kies dan één partner die ook uw organisatie kent, geen andere partij per onderdeel die ‘snel’ zijn werk doet.
In eigen huis horen het proceseigenaarschap, de prioriteiten, de goedkeuring van tests en de key users, want zij kennen het dagelijkse werk. De servicedesk, technisch beheer, monitoring en releasebegeleiding kunt u uitbesteden. Voor update- en impactanalyses draait Eqeep de IFS-tools, en begeleidt ons team het uwe.
Wij bieden Managed Services, ofwel applicatiemanagement, sinds 2018. Het begon als een pool met experts die klanten af en toe ondersteunden, en groeide door de grote vraag uit tot een groter pakket. Nu krijgen klanten dagelijks strategische ondersteuning bij de ontwikkeling en optimalisatie van hun applicaties.
Eqeep kan veel van dit werk overnemen, maar niet uw beslissingen over processen, prioriteiten en testresultaten. Welke supportvormen er zijn en wat in een SLA hoort, leest u in IFS onderhoud en support. Wat Eqeep kan overnemen, staat bij applicatiemanagement van Eqeep.
Hoe bouwde SPIE eigen IFS-kennis op?
Door eerst op Eqeep te leunen en daarna kennis over te nemen. SPIE schakelde Eqeep in 2019 in voor het applicatiebeheer van al zijn IFS-systemen, met als doel dat SPIE zelf expertise opbouwde. De eerste twee jaar leunde SPIE volledig op Eqeep. Daarna droegen we onze kennis over aan de medewerkers van SPIE, die steeds meer zelf gingen doen.
In 2024 waren we ruim vijf jaar IFS-partner van SPIE en namen we alleen nog de ingewikkelde zaken uit handen. Elke maand bekeken we samen welke updates klaarstonden, wat getest en goedgekeurd was en wat we installeerden. Daarnaast keken we continu of de inrichting beter kon en welke nieuwe ontwikkelingen interessant waren voor SPIE.
Vragen over applicatiemanagement in eigen huis
Wat doet een functioneel applicatiebeheerder bij IFS?
De functioneel applicatiebeheerder beheert na de livegang de inrichting van IFS: gebruikers en autorisaties, configuraties en wijzigingsverzoeken. Deze rol coördineert ook de meldingen bij IFS en de tests van updates. Over wijzigingen in een proces beslist de proceseigenaar.
Is de key user van IFS hetzelfde als uw key users?
Nee. IFS bedoelt één benoemde persoon die al uw gebruikers vertegenwoordigt en uw cases bij IFS beheert, eventueel met vervangers. Key users per proces of afdeling zijn de indeling die wij aanraden; zij helpen collega’s en testen wijzigingen en updates. De functioneel applicatiebeheerder is een logische kandidaat voor de key user richting IFS.
Welke taken van applicatiemanagement kunt u uitbesteden?
De servicedesk, technisch beheer, monitoring en releasebegeleiding. De beslissingen over processen en prioriteiten, de goedkeuring van tests en de key users houdt u in eigen huis. Voor update- en impactanalyses draait Eqeep de IFS-tools en begeleidt ons team het uwe.
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Samen brengen we in kaart welke beheertaken bij uw eigen team blijven. Bespreek uw IFS-vraag.
