U borgt IFS-kennis door processen en inrichtingsbesluiten vast te leggen en door elke key user een vervanger te geven die al meedraait. Het Eqeep-opleidingsplan helpt met klantspecifieke training, een opfrismoment elk kwartaal en een vaste plek in het inwerken.
U kent vast het spel waarin een verhaal fluisterend van oor tot oor gaat. Toch vertelt de laatste in de rij bijna altijd een ander verhaal. Zo gaat het ook met kennis over uw ERP-systeem als die alleen van collega naar collega wordt doorgegeven.
Waar gaat IFS-kennis verloren als mensen wisselen?
Bij elke overdracht van mens tot mens. Binnen elke organisatie is er periodiek een wisseling van de wacht. Nieuwe mensen komen aan boord met nieuwe kennis, en de kennis van vertrekkende medewerkers gaat verloren. Natuurlijk wordt er kennis overgedragen, maar mensen zetten informatie vaak naar hun eigen hand.
De nieuwe collega vertelt dan een ander verhaal dan de vertrekkende, ook over het systeem waarmee ze werken. Als proceseigenaar of applicatiebeheerder ziet u dat aan kleine signalen.
- Bij elke uitzondering loopt een nieuwe medewerker naar dezelfde collega, omdat het nergens staat.
- Niemand weet meer waarom een veld verplicht is of waarom een order eerst langs inkoop gaat.
- Na een vertrek blijkt de enige werkinstructie op iemands eigen schijf te staan.
- Alle meldingen bij IFS lopen via één persoon, en die gaat binnenkort weg.
Wat dat doet met het gebruik van het systeem, beschrijft Erry de Boer in de vijf grootste valkuilen bij ERP-adoptie.
Wat legt u vast, zodat kennis niet aan één persoon hangt?
Drie soorten documentatie, die elk een andere vraag beantwoorden.
- Procesbeschrijvingen: hoe het werk loopt, wie welke stap zet en waar IFS in beeld komt. De proceseigenaar houdt ze actueel.
- Inrichtingsbesluiten: welke keuze in IFS is gemaakt, door wie, wanneer en waarom. Bijvoorbeeld waarom een goedkeuring pas boven een bepaald bedrag begint.
- Werkinstructies: welke stappen een medewerker in uw eigen inrichting zet. Die verouderen het snelst.
IFS Cloud bewaart zelf een deel van het antwoord. IFS beschrijft een Application Configuration Package als een container die samenhangende configuraties groepeert. Het gaat om paginaconfiguraties, projectieconfiguraties en de onderliggende custom entities en custom attributes. Zo’n pakket verplaatst u tussen omgevingen, en het bevat onder meer een naam, een auteur en een exportdatum.
Welke pagina- en projectieconfiguraties er zijn, is daarmee terug te vinden. Basisgegevens en instellingen zoals een goedkeuringsgrens staan er niet in. Waarom uw organisatie een keuze maakte, legt u zelf vast, bij voorkeur op het moment van het besluit.
Houd die besluiten bij in een eenvoudig logboek. Noteer per besluit ook welk probleem het oploste, welk alternatief afviel en in welk pakket of welke melding de wijziging zat. Een opvolger ziet dan wat er staat en waarom het er staat.
Ook supportmeldingen zijn kennis. Bij Eqeep komt elk ticket met melder, status en oplossing in ons servicedeskportaal. Zo bouwt u in de loop van de tijd een kennisbank op van uw eigen omgeving. Bekijk hoe de helpdesk van Eqeep werkt.
Hoe regelt u de opvolging van een key user?
Wijs per key user een vervanger aan voordat er iemand vertrekt, en laat die vervanger al meedraaien.
Richting IFS benoemt u één key user, ook als u er intern meer heeft; meer daarover leest u in applicatiemanagement in eigen huis.
IFS werkt volgens het IFS-supportbeleid (versie 2026-02) alleen met benoemde mensen, elk met persoonlijke inloggegevens. Vertrekt iemand zonder geregistreerde vervanger, dan valt uw lijn naar IFS Support weg. De opvolging regelt u in vier stappen.
- Benoem per proces of module een vervanger. Wie namens u contact heeft met IFS Support, geeft u met naam door aan IFS.
- Laat de vervanger meekijken bij meldingen, bij het testen van release-updates en bij wijzigingsverzoeken.
- Draag openstaande meldingen en wijzigingsverzoeken over met hun geschiedenis en de inrichtingsbesluiten erachter.
- Werk bij vertrek de namen bij, bij IFS en bij uw supportpartner. Inloggegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk, dus de opvolger krijgt een eigen account.
Mensen beslissen: u bepaalt wie key user wordt en hoeveel tijd die naast het eigen werk krijgt.
Wat is het Eqeep-opleidingsplan en wat doet het bij een wisseling?
Een klantspecifieke training over het systeem waarmee uw medewerkers werken, met de nadruk op het waarom. Eqeep traint per rol en in uw eigen IFS-inrichting, met consultants die het domein kennen. De training komt elk kwartaal terug als opfrismoment en hoort bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Bij een wisseling maakt dat het verschil. Een opvolger of nieuwe key user leert het waarom uit dezelfde training als de rest van het team, en niet alleen van de voorganger. Zo blijft het verhaal gelijk, ook als de verteller wisselt.
Erry de Boer, CEO van Eqeep, licht toe hoe het plan ontstond.
“In de praktijk heb ik gezien dat medewerkers vaak niet optimaal gebruik maken van de ERP-oplossing waarin en waarmee ze werken. Daarnaast zie ik regelmatig dat ze de oplossing niet volledig accepteren. Dit komt doordat mensen niet diepgaand weten waarom een bedrijf met een bepaalde oplossing werkt.
“Waarom heeft de organisatie deze oplossing geïmplementeerd? En waarom moet ik de oplossing op deze manier gebruiken? Eqeep heeft hiervoor een opleidingsplan ontwikkeld waarin we medewerkers diepgaande kennis geven over de oplossing die ze gebruiken. Dit is geen algemeen praatje maar een duik in het diepe.
“Wij vinden het belangrijk dat medewerkers echt begrijpen waarom ze met deze oplossing werken, hoe de oplossing in elkaar zit en wat ze er allemaal uit kunnen halen.”
Het doel is meer acceptatie en begrip van het systeem.
Erry: “We kennen onze klanten én de oplossing waarmee ze werken heel goed. Op basis daarvan maken we een klant specifieke training, zodat medewerkers alle voordelen van de oplossing begrijpen die de business van hun bedrijf ondersteunt.
“We zien ook dat medewerkers door de training veel meer gaan meedenken: ik doe het zo, maar kan het ook anders? Op deze manier worden processen verbeterd en blijven organisaties vooroplopen. Want wanneer ze hun processen maximaal inrichten, kunnen ze hun klanten maximaal bedienen.”
In maart 2024 schreven we dat het opleidingsplan de zomer ervoor was gelanceerd. We kregen veel positieve reacties, en medewerkers omarmden het systeem beter.
Hoe blijft de kennis actueel na de training?
Door de training te herhalen en de documentatie bij te houden. Het opfrismoment elk kwartaal voorkomt dat acceptatie en gebruik van het systeem teruglopen. Omdat de training bij het inwerkprogramma hoort, heeft iedereen dezelfde kennis en vertelt iedereen hetzelfde verhaal.
Intussen verandert IFS Cloud zelf, met twee release-updates per jaar. Na elke release-update werkt de proceseigenaar de werkinstructies en inrichtingsbesluiten bij. Hoe u trainingsmateriaal actueel houdt en hoe training rond de livegang verloopt, leest u in IFS-training en opleidingen.
Of het verhaal onderweg verandert, ziet u in de data. Process Intelligence toetst op basis van uw transactiedata of de werkelijke uitvoering aansluit op de gedefinieerde processen. Een afwijking wijst naar de plek waar een omweg is ontstaan.
Wat lost een opleidingsplan niet op?
Een opleidingsplan brengt kennis over die er is. De reden achter een bedrijfskeuze kent alleen uw organisatie. Is die nooit opgeschreven en is de bedenker vertrokken, dan kan Eqeep hem niet terughalen.
Vragen over kennisborging in IFS
Hoe borgt u IFS-kennis als een key user vertrekt?
Leg procesbeschrijvingen, inrichtingsbesluiten en werkinstructies vast, en wijs per key user een vervanger aan die al meedraait. Geef die vervanger door aan IFS, want volgens het IFS-supportbeleid moeten de namen van wie supporttaken uitvoert bij IFS bekend zijn. Train nieuwe medewerkers op uw eigen inrichting.
Wat is het Eqeep-opleidingsplan?
Een klantspecifieke training waarin medewerkers leren waarom hun organisatie met het systeem werkt, hoe het in elkaar zit en wat ze eruit kunnen halen. De training komt elk kwartaal terug als opfrismoment en hoort bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Wat bewaart IFS Cloud zelf over uw inrichting, en wat niet?
IFS groepeert pagina- en projectieconfiguraties en de onderliggende objecten in Application Configuration Packages. Zo’n pakket bevat onder meer een naam, een auteur en een exportdatum. Basisgegevens en instellingen zoals een goedkeuringsgrens staan er niet in, en de reden achter een keuze ook niet. Die legt u zelf vast.
Wanneer wijst u een vervangende key user aan?
Voordat er iemand vertrekt, het liefst zodra de key user is benoemd. Geef aan IFS door wie namens u contact heeft met IFS Support, want IFS werkt alleen met benoemde mensen met een persoonlijke inlog.
Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. We laten u graag zien hoe het opleidingsplan er voor uw organisatie uitziet. Bespreek uw IFS-vraag.
