Van lange doorlooptijden naar efficiënte bedrijfsvoering: zo doet u dat

Lange doorlooptijden verkort u door eerst te meten waar een order wacht. Daarna stemt u de geplande doorlooptijden, levertijden, veiligheidsvoorraden en seriegroottes in uw ERP-systeem af op wat u meet.

Misschien ligt er te veel voorraad en wacht u toch op dat ene onderdeel. Of planners vertrouwen de geplande doorlooptijden niet en tellen er zelf dagen bij op. Dan gaan orders eerder de fabriek in, groeit het onderhanden werk en wordt de werkelijke wachttijd langer. Zo houdt een lange doorlooptijd zichzelf in stand.

Ralph Engelbert, Senior Functional Consultant bij Eqeep, beschrijft hieronder wat lange doorlooptijden kosten en welke strategieën helpen.

Waarom kosten lange doorlooptijden u voorraad en geld?

Omdat u onzekerheid opvangt met extra voorraad. Volgens Ralph is een tekort aan materialen een van de meest voorkomende obstakels bij het verkorten van doorlooptijden. Een onzekere levertijd leidt er vaak toe dat bedrijven een hogere veiligheidsvoorraad aanhouden. Dat verhoogt de voorraadkosten en maakt processen minder efficiënt.

De kosten van overtollige voorraad lopen snel op, van opslag en afschrijving tot het risico dat producten verouderen. Afhankelijk van de branche telt ook de courantheid van uw voorraad, ofwel hoe snel en gemakkelijk u die producten verkoopt.

Neem de hightechindustrie. Uw klanten willen de nieuwe versie van een product, terwijl er nog veel voorraad van de vorige ligt. Die verkoopt u met korting, of u schrijft hem af. Bedrijven met kortere doorlooptijden reageren sneller op een veranderende markt, en met een goede supply chain heeft u minder buffervoorraad nodig.

Uit welke delen bestaat een doorlooptijd?

Uit wachten, omstellen, bewerken en transport. De werkelijke doorlooptijd is wat een order echt duurt. IFS Cloud plant met de geplande doorlooptijd uit uw basisgegevens, en bij een inkoopdeel met de levertijd. Elk deel is daar een apart getal:

• Wachttijd vóór een bewerking (queue time), vastgelegd per werkcentrum
• Omsteltijd per bewerking in de routing
• Bewerkingstijd per stuk, maal de standaardseriegrootte
• Transporttijd naar de volgende bewerking

Zonder overlap vormen wachten, omstellen en transport samen de vaste doorlooptijd; de bewerkingstijd groeit met de serie. In een rekenvoorbeeld van IFS duurt een serie van vijf stuks over drie bewerkingen zo 27 uur. Mag elke volgende bewerking beginnen zodra het eerste stuk van de vorige klaar is (overlap), dan wordt dat 17 uur. Per bewerking beoordeelt u of overlap in uw productie kan.

Bij een inkoopdeel telt IFS de productietijd bij de leverancier, het transport, het interne transport en de ingangscontrole op.

Hoe bepalen geplande doorlooptijd en seriegrootte hoeveel voorraad u heeft?

Hoe ruimer de geplande doorlooptijd, hoe eerder werk en materiaal de fabriek in komen en hoe hoger de veiligheidsvoorraad. Materiaalbehoefteplanning (MRP) trekt de geplande doorlooptijd af van de datum waarop een onderdeel klaar moet zijn. Vanaf die startdatum plant MRP de vraag naar componenten.

Calculate Planning Data in IFS Cloud berekent de veiligheidsvoorraad als veiligheidsfactor maal de spreiding van de vraag maal de wortel van de geplande doorlooptijd. Rekenkundig geeft een vier keer zo lange geplande doorlooptijd dus een twee keer zo hoge veiligheidsvoorraad.

Let wel op welke levertijd waar staat. MRP plant een inkoopdeel met de levertijd van de primaire leverancier. Calculate Planning Data rekent met de levertijd op het voorraadartikel. Die staat op 0 zolang niemand hem berekent of invult, en dan is de berekende veiligheidsvoorraad ook 0.

Voor de seriegrootte weegt een planningsmethode volgens IFS de bestel- of omstelkosten af tegen de voorraadkosten. IFS noemt lot for lot de verkeerde keuze voor schroeven en moeren die in meerdere structuren zitten. Hetzelfde geldt voor een minimale seriegrootte van 1.000 bij een duur onderdeel waarvan u er één per week gebruikt.

U beslist per onderdeel welke servicegraad nodig is, en op welk niveau van de productstructuur u buffert.

Waarom wordt een doorlooptijd langer als u orders eerder vrijgeeft?

Omdat er dan meer werk tegelijk op de werkvloer ligt, terwijl de output gelijk blijft. Volgens de wet van Little is de gemiddelde doorlooptijd het onderhanden werk gedeeld door de output. Bij gelijke output betekent twee keer zoveel onderhanden werk dus gemiddeld een twee keer zo lange doorlooptijd.

IFS beschrijft dat infinite scheduling elke productieorder behandelt alsof die de enige in het systeem is. Die planning rekent dus met de vaste wachttijd van het werkcentrum, ook als de werkvloer voller wordt.

Capaciteitsplanning (CRP) zet per werkcentrum de belasting naast de capaciteit, zodat u overbelasting ziet vóór de vrijgave. Het Advanced Planning Board houdt bij het plannen ook rekening met capaciteit, personeel en gereedschap. U beslist hoeveel werk u tegelijk vrijgeeft.

Kloppen de levertijden en routings in uw systeem nog?

Dat ziet u alleen als u werkelijke tijden naast de geplande zet. IFS Cloud berekent onder meer de werkelijke machine- en arbeidstijd per stuk en de ploeggrootte, en zet die naast de routing. U beslist of de nieuwe waarden in de routing komen. Voor inkoopdelen kan IFS de levertijd berekenen uit het gemiddelde van eerdere ontvangsten.

Elke vergelijking staat of valt met wat de werkvloer registreert. Operation Time Prediction voorspelt met machine learning de machinetijd per bewerking. Het model leert van geregistreerde start- en stoptijden, en IFS geeft aan dat de voorspelling de kwaliteit van die data weerspiegelt.

Spreek af welke afwijking groot genoeg is om een routing of levertijd aan te passen, en wie dat doet. Hoe u kengetallen kiest en erop stuurt, leest u in de gids over KPI’s en metrics. Waar werk wacht of een andere route volgt, laat IFS Process Intelligence zien op basis van uw transactiedata.

Welke strategieën verkorten doorlooptijden?

Door minder werk tegelijk vrij te geven, geplande doorlooptijden en levertijden bij te stellen op gemeten tijden en voorraad bewust te plaatsen. Ralph noemt daarnaast twee maatregelen. De eerste is First-In-First-Out (FiFo), waarbij u de oudste voorraad als eerste gebruikt. Dat helpt veroudering te voorkomen en bevordert de doorstroom van goederen.

De tweede is voortdurend contact met uw leveranciers. Zo heeft u actuele informatie over levertijden en staan er actuele logistieke afspraken in uw systemen. Regelmatig overleg kan onverwachte vertragingen beperken en de leverzekerheid vergroten.

In IFS Cloud landen die afspraken in de levertijd per leverancier en inkoopdeel, en in de transporttijden van de Supply Chain Matrix. De planning rekent niet met een afspraak die alleen in een mailbox staat.

Voorraad bewust plaatsen kan met demand-driven MRP. Daarbij zoekt u gedeelde componenten met een lange, onbeschermde doorlooptijd. Volgens IFS kan een buffer op die plek de doorlooptijd of de voorraad van de producten erboven verlagen. Lees hoe vraagvoorspelling en demand-driven MRP in IFS Cloud samenkomen.

Wat leverde training over doorlooptijden op?

Vooral een gesprek tussen regionale depots. Bij een vooraanstaande internationale telecominfrastructuurspecialist gaven wij trainingen over kortere doorlooptijden en een betere supply chain. Projectcontrollers, inkopers en werkvoorbereiders kregen daarin met best practices uit de markt beter inzicht in doorlooptijden, besteltijden en strategische voorraadhoogtes.

Wat de trainingen financieel opleverden, was in augustus 2024 nog te vroeg om te zeggen. Intern hadden ze wel effect. Medewerkers van de depots gingen bij elkaar in de keuken kijken om te leren hoe ze processen verbeteren. Volgens Ralph bracht die cultuur van continu leren en verbeteren een golf van positieve veranderingen op gang.

Hoe wij klantspecifieke trainingen opzetten, leest u in het Eqeep-opleidingsplan.

Waar begint u?

Bij één productgroep of afdeling waar de doorlooptijd het vaakst uitloopt. Zet daar de werkelijke bewerkingstijden naast de routing, de ontvangsten naast de levertijden en het onderhanden werk naast de output. Pas daarna de parameters aan, en meet opnieuw.

Een parameter maakt een schaars materiaal niet sneller leverbaar. Ligt de oorzaak bij een leverancier of bij te weinig capaciteit, dan helpt overleg of extra capaciteit meer dan een andere instelling. Ga ook na welke functies uit dit artikel in uw licentie zitten, van het Advanced Planning Board tot demand-driven MRP.

Wij brengen die afhankelijkheden met uw planners in kaart. U beslist welke instellingen u aanpast. Start met een analyse.

Vragen over doorlooptijden en voorraad

Wat zegt de wet van Little over doorlooptijden?

Dat de gemiddelde doorlooptijd gelijk is aan het onderhanden werk gedeeld door de output.

Hoe berekent Calculate Planning Data in IFS Cloud de veiligheidsvoorraad?

Als veiligheidsfactor maal de standaardafwijking van de vraag per periode maal de wortel van de geplande doorlooptijd. De veiligheidsfactor volgt uit de servicegraad van het onderdeel. Een geplande doorlooptijd van 0 geeft een veiligheidsvoorraad van 0.

Moet u op elk niveau van een productstructuur veiligheidsvoorraad aanhouden?

Nee. IFS raadt af om op meerdere niveaus achter elkaar veiligheidsvoorraad of veiligheidslevertijd aan te houden. Volgens IFS is een buffer bedoeld voor onzekerheid in de planning, zoals wisselend verbruik, afkeur of onzekere ontvangstdata. Uw bedrijfsvoering bepaalt of dat bij grondstoffen, halffabricaten of eindproducten is.

Vertel ons waar u staat met IFS. Na één gesprek heeft u een heldere vervolgstap. Neem een order mee waarvan de doorlooptijd uitliep; daarmee bespreken we waar de tijd bleef. Bespreek uw IFS-vraag.