De Europese Unie heeft besloten dat vanaf 2030 e-invoicing voor alle bedrijven verplicht wordt. Een ingrijpende verandering die nu al in verschillende landen speelt. In België is het vanaf 1 januari 2026 al verplicht, terwijl in Nederland momenteel alleen overheidsinstanties ermee werken. Maar uiteindelijk gaat deze verandering ook hier alle bedrijven raken. In deze blog legt Silvester Jansen, consultant bij Eqeep, uit wat e-invoicing precies inhoudt, welke voordelen het biedt en hoe je je bedrijf kunt voorbereiden op deze digitale factuurrevolutie.
Waarom e-invoicing?
Tot nu toe was er geen vaste manier om facturen te maken. Bedrijven verstuurden facturen in verschillende formaten (PDF’s, Word-documenten) via diverse kanalen (post, e-mail, online portalen). Deze facturen moesten vervolgens vaak handmatig worden verwerkt in boekhoudsystemen. Er bestonden nauwelijks regels voor structuur en inhoud, wat leidde tot inefficiëntie en fouten.
Met e-invoicing verandert dit fundamenteel. E-invoicing is een volledig geautomatiseerd proces waarbij facturen in een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL of het Europese EN16931, digitaal worden opgesteld, verzonden, ontvangen én verwerkt via beveiligde netwerken. Het grote verschil met ‘gewoon’ digitaal factureren is dat e-invoicing geen handmatige tussenkomst vereist – factuurgegevens worden rechtstreeks tussen systemen uitgewisseld.
Hoe werkt e-invoicing in de praktijk?
- De factuur wordt automatisch gegenereerd in je ERP- of boekhoudsysteem
- Deze wordt via een beveiligd netwerk in gestructureerd formaat verzonden
- Het systeem valideert automatisch of de factuur voldoet aan alle eisen
- De ontvanger importeert de factuur direct in het eigen systeem, waar automatische matching en goedkeuring plaatsvindt
De voordelen waar je direct van profiteert
Voor overheden biedt dit grote voordelen: alles wordt traceerbaar, waardoor fiscale controles eenvoudiger worden. Maar ook voor jou als bedrijf zijn er significante voordelen.
Met e-invoicing kun je facturen aanzienlijk sneller verwerken. Omdat alles in een gestandaardiseerd format binnenkomt, vermindert het handmatige werk drastisch. Dit levert een kostenbesparing op van 4 tot 8 euro per factuur. Op jaarbasis kan dit voor middelgrote en grote bedrijven oplopen tot duizenden euro’s. Bovendien verbetert het de cashflow doordat facturen sneller worden verwerkt en betaald.
Naast deze directe kostenbesparing zorgt e-invoicing voor snellere inzichtelijkheid van je financiële gegevens. Je voldoet meteen aan alle compliance-eisen en je data is direct geschikt voor audits. In een tijd waarin cybersecurity steeds belangrijker wordt, biedt e-invoicing bovendien extra beveiliging door de standaardisatie van datastromen.
e-invoicing-trends
De ontwikkelingen staan niet stil. Voor de komende jaren worden verschillende trends verwacht:
- Steeds meer landen verplichten e-invoicing, vooral voor B2B-transacties
- AI gaat helpen bij matching en fraude-detectie
- Blockchain zorgt voor meer transparantie in het factuurproces
- API-integraties maken realtime verwerking mogelijk
- Robotic Process Automation (RPA) neemt repetitieve taken over
De uitdagingen waar je rekening mee moet houden
Natuurlijk kent de overstap naar e-invoicing ook obstakels. Je moet het implementeren via zogenaamde ‘third parties’ – externe platformen die als tussenstation fungeren tussen jou en je leveranciers of klanten. Deze implementatie kan 6 weken tot 3 maanden duren en brengt kosten met zich mee.
Voor kleinere bedrijven met een beperkt aantal facturen vormen deze implementatiekosten een relatief grote investering. Voor grotere organisaties vallen deze kosten in het niet bij de latere voordelen en besparingen. Andere uitdagingen zijn technische paraatheid en weerstand tegen verandering binnen de organisatie.
Wetgeving en verplichtingen
In Europa wordt e-invoicing steeds vaker verplicht gesteld als onderdeel van ViDA (VAT in the Digital Age) om btw-fraude te voorkomen en administratieve lasten te verlagen. In Nederland is e-invoicing al verplicht voor facturen aan de overheid (B2G), en vanaf 2030 wordt het ook verplicht voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Een gefaseerde invoering voor binnenlandse facturen wordt verwacht.
Volgens Storecove zal Nederland waarschijnlijk de Europese richtlijnen volgen en in fasen e-invoicing invoeren. Het is verstandig om nu al te beginnen met de voorbereidingen.
Begin vandaag met voorbereiden
Ook al heeft Nederland nog geen harde deadline voor verplichte implementatie, het is verstandig om nu al actie te ondernemen. Zeker als je vestigingen hebt in landen waar e-invoicing al (bijna) verplicht is, zoals België vanaf 2026. Door tijdig te beginnen, voorkom je haastwerk en zorg je voor een soepele overgang.
Hoe Eqeep je helpt met de transitie
Bij Eqeep hebben we de kennis en ervaring om je te begeleiden bij deze overgang. We werken samen met verschillende partners die gespecialiseerd zijn in e-invoicing-software. We helpen je niet alleen bij het selecteren van de juiste partner, maar begeleiden het hele implementatieproces.
Onze expertise zit vooral in het dichtlopen van de gaten tussen partners en klanten. We spreken de taal van beide werelden en zorgen ervoor dat de implementatie soepel verloopt, zonder dat jij je zorgen hoeft te maken over technische details of communicatieproblemen.
Silvester
Start vandaag nog met voorsorteren
Wil je meer weten over hoe je je kunt voorbereiden op e-invoicing en wat dit specifiek voor jouw organisatie betekent? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over een implementatiestrategie die past bij jouw bedrijfssituatie.
Heb je nog geen concreet vraagstuk, maar hou je wel van een beetje inspiratie op z’n tijd? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief via deze pagina of volg onze LinkedIn-pagina.
Nederlands